اعتمد رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، الأمير سلطان بن سلمان بن عبدالعزيز؛ قرار اللجنة الإشرافية للبرنامج لإصدار قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة. وأوضح المدير التنفيذي للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المهندس طارق العيسى؛ أن هذه القواعد والإجراءات تأتي انطلاقاً من الحاجة إلى توافر أسس وقواعد عامة وثابتة لإقامة أربعة أنواع من فعاليات الأعمال في المملكة وهي المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتم إصدارها لمواكبة التطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وإيجاد إجراءات واضحة للمستثمرين فيها، إضافة إلى تخصيص محطة واحدة إلكترونية لتيسير إصدار التراخيص الخاصة بها من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج. وبيّن العيسى؛ أن قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة صُنفت في وثيقة من أربعة فصول يتفرع منها (13) مادة تنظم عملية إقامة هذه النوعية من الفعاليات في المملكة وتشمل التعريفات، ونطاق القواعد والإجراءات، والشروط العامة، ومكان الفعالية، وبرنامج الفعالية، والفعاليات المصاحبة، وإدارة الفعالية، وإقفال وتقييم الفعالية، إضافة إلى الشروط العامة لإصدار ترخيص الفعالية، وإجراءات الحصول على ترخيص المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتعديل زمان أو مكان أو موضوع الفعالية، والعقوبات والتظلم، مختتمة بنموذج التعهد بالالتزام بقواعد وإجراءات إقامة الفعاليات في المملكة. وأبرز ما جاء في قواعد إقامة المحاضرات والدورات التدريبية وورش العمل والاجتماعات بأنه يمنع إقامة هذه الفعاليات في المملكة دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، وضرورة المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ الفعالية، وأن تتم تسمية الفعالية باسم لائق يتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكل الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر باللغتين العربية والإنجليزية على أن يكون ذا دلالة لمحتوى الفعالية، وأنه يجوز للمنظم بعد انتهاء الفعالية تقديم مشهد أو شهادة حضور للحاضرين، وفي حال تضمنت شهادة الحضور ساعات تدريبية فإنه يتطلب اعتماد هذه الساعات من الجهات الحكومية المختصة، ويجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) للترخيص في إطار شركات ومؤسسات القطاع الخاص، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، الغرف التجارية الصناعية، الجامعات والمعاهد، ومراكز التدريب المرخصة من جهات الاختصاص. كما جاء في القواعد بـ "منع القيام بأي أنشطة ترويجية للفعالية بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص الفعالية من البرنامج، وأنه يجب تطابق المعلومات المقدمة في طلب ترخيص الفعالية عند إقامة الفعالية من ناحية اسم الفعالية، ومكانها، وزمانها، والمواضيع الرئيسة التي ستتناولها، كذلك لا يجوز إحالة الترخيص من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التنظيم أو التوريد أو التسويق، ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤولية أدبية أو مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات". وحول مكان الفعالية، جاء في القواعد المشار إليها اقتصار إقامة الفعالية في الفنادق ومنشآت المؤتمرات والمعارض والمرافق المسجلة لدى البوابة الإلكترونية للبرنامج، ولا يجوز لإدارات المنشآت والمرافق المخصصة للفعاليات السماح بانعقاد الفعاليات فيها ما لم تكن مرخصة من البرنامج الوطني. أما برنامج الفعالية، فإنه يجب إعداد برنامج الفعالية بشكل جيد يضمن تحقيق أهداف إقامة الفعالية، واختيار المتحدث في المحاضرة بعناية وتسجيل بياناته في البرنامج قبل (20) يوماً من موعد المحاضرة، والتأكد عند اختياره ألا تكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة وأن يكون حسن السيرة والسلوك وأن يكون مختصاً ولديه خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه. ويمنع في أثناء انعقاد الفعالية الإساءة الى أيٍّ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أيِّ أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام، ويجب الالتزام بكل أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم الفعالية. وفيما يخص الأنشطة المصاحبة فيجوز تنظيم برامج سياحية للمشاركين في الفعالية في المنطقة المقامة فيها ومناطق المملكة الأخرى، بالتعاون مع مؤسسات تنظيم الرحلات السياحية والمرشدين السياحيين المرخصين من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني. وأبرز ما جاء في إجراءات ترخيص هذه النوعية للفعاليات أن تكون عبر البوابة الإلكترونية للبرنامج، ويكون التقديم لترخيص لاجتماعات وورش العمل قبل (5) أيام عمل على الأقل من إقامتها، وتتم معالجة طلب الترخيص خلال يومَي عمل على الاكثر، أما بالنسبة للمحاضرات والدورات التدريبية فيكون تقديم الطلب للترخيص قبل (20) يوم عمل على الأقل من إقامتها على تكون مصرحة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني أو الهيئة السعودية للتخصصات الصحية في حال كانت محاضرة أو دورة تدريبية معتمدة حسب اختصاص تلك الجهات، أو من جهة رسمية يقع الاختصاص ضمن مسؤولياتها، وتتم معالجة طلب الترخيص خلال سبعة أيام عمل على الأكثر.