انهت الجامعة الإسلامية بالمدينة المنورة استقبال وتسكين 2500 طالبًا قدموا من بلدانهم للالتحاق بالدراسة للعام الجامعي الحالي 1439-1440هـ يمثلون 131 جنسية ضمن برنامج المنح الخارجية التي تقدمها الجامعة منذ تأسيسها قبل 58 سنة، كأحد الأعمال الجليلة التي تبذلها حكومة المملكة تجاه أبناء الأمة الإسلامية بمختلف دول العالم. ونجح مكتب الخدمات الطلابية الموحد بالجامعة في تسهيل إجراءات استقبال طلاب المنح الخارجية الجدد وتذليل كافة الصعوبات التي واجهتهم. ويهدف المكتب الذي تم إنشاؤه بناء على توجيه مدير الجامعة د. حاتم المرزوقي إلى تعزيز الصورة الذهنية لخدمات الجامعة المتميزة المقدمة للطلاب المستجدين وتوفير الجهد والوقت المبذولين من خلال عمادة شؤون الطلاب وعمادة القبول والتسجيل والمدينة الجامعة والمركز الطبي كل بحسب اختصاصه، ومن أجل تحقيق شمولية الخدمات المقدمة تحت سقف واحد وخلال وقت محدد لا يتجاوز 60 دقيقة. وذكرت عمادة شؤون الطلاب أن عملية استقبال طلاب المنح الخارجية الجدد تتكون من ثلاث مراحل، تبدأ المرحلة الأولى قبل وصول الطالب إلى مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي ، حيث يتم إرسال رابط مترجم إلى 4 لغات يشتمل على نموذج بيانات يتطلب تعبئته من الطالب، متضمنًا اسم الطالب ودولته وتاريخ ووقت وصوله إلى المطار، ويتم التنسيق لاستقباله من خلال الجناح الخاص بالجامعة داخل المطار والذي يعمل على مدار الساعة. وأضافت بأن المرحلة الثانية تبدأ باستقبال الطالب في المطار وإيصاله إلى مقر المكتب الموحد للخدمات الطلابية داخل المدينة الجامعية، حيث يتم الترحيب به وتقديم الضيافة، قبل أن يجري إنهاء إجراءات استلام الوثائق والتأكد من صحتها، وإجراء المقابلة الشخصية وتحديد المرحلة الدراسية (كلية – معهد تعليم اللغة – المعهد الثانوي )، ثم إصدار قرار القيد واستلام جواز السفر وبدأ إجراءات إصدار الهوية، وتسليمه نماذج من برنامج منحتي ( نموذج التغذية – نموذج الكشف الطبي – نموذج الإسكان)، ومنحه مبلغا ماليا لمساعدته في شراء احتياجاته، كما يتم تسليمه قسائم التغذية للاستفادة منها في نقاط بيع التغذية داخل المدينة الجامعية، ثم يتوجه الطالب إلى المركز الطبي لإجراء الكشف الطبي اللازم، بعد ذلك يجري تسليمه البطاقة الجامعية وتسكينه في الوحدات السكنية المخصصة للطلاب بداخل المدينة الجامعية والذي يتكون من غرفة مجهزة بأثاث متكامل، وتنتهي إجراءات المرحلة الثانية بقياس رضا طلاب المنح الجدد من خلال استمارة الكترونية مترجمة إلى خمس لغات. وأوضحت العمادة بأن المرحلة الثالثة تتضمن تنفيذ برنامج خاص للطلاب المستجدين على مدى أسبوع يحتوي على عدة فعاليات وأنشطة وزيارات وجولات ميدانية على كليات وأقسام ومرافق المدينة الجامعية وتنظيم لقاءات بمسؤولي الجامعة للتعريف بمهام واختصاص إداراتهم وكيفية الاستفادة من الخدمات التي تقدمها للطلاب خلال مرحلة الدراسة.