حددت وزارة التربية والتعليم، خطوات رسمية للتقدم لامتحانات الطلاب المصريين المغتربين المقيمين بالخارج، والذين يتلقون تعليمهم المصري بنظام "أبناؤنا بالخارج".وتتمثل هذه الخطوات في: الدخول على موقع وزارة التربية والتعليم، ثم الدخول على بوابة الخدمات الإلكترونية، ثم الدخول على أيقونة أبناؤنا بالخارج، ثم يقوم الطالب بفتح الموقع لتسجيل الاستمارات في خلال شهر سبتمبر 2018، ويغلق الموقع بعد شهرين من بداية فتح الموقع، على أن ترسل السفارات جميع الاستمارات في موعد أقصاه نهاية الشهر التالي من تاريخ انتهاء فترة التسجيل، وفي حالة تأخير إرسال الاستمارات تقع المسئولية كاملة على السفارة.ويقوم ولي الأمر أو الطالب بالدخول على الموقع بالرقم القومي من واقع شهادة ميلاد الطالب، وتسجيل كافة البيانات بالاستمارة الإلكترونية، ويراعى تسجيل اسم الطالب كاملًا ومطابقًا في كل من شهادة الميلاد (الرقم القومي ) وبيان النجاح وطباعتها والتوقيع عليها، وتقديمها للسفارة مع وضع صورة شخصية حديثة للطالب على الاستمارة مختومة بشعار الجمهورية من السفارة، ومدونًا عليها اسم الطالب وصورة أخرى لطلاب الصف الثالث الإعدادي مختومة غعلى الظهر لوضعها على شهادة النجاح.ووفقًا لتعليمات الوزارة هذا العام، لا يعتبر الطالب متقدم للامتحان إلا بعد تسليم استمارة التقدم والمستندات الي تثبت أحقيته في التقدم للإمتحان ، وسداد رسم الامتحان إلى السفارة المتقدم لها واستخراج رقم جلوس له ، ثم تقوم السفارة استلام استمارات التقدم من أولياء الأمور مرفقًا بها كافة أصول المستندات المطلوبة، وعليها مراجعة الاستمارة والمستندات والتأكد من أحقية كل طالب في التقدم للامتحان مع عدم قبول صور المستندات.ويتم تجميع استمارات التقدم لكل صف دراسي على حدة ، وتوضع في مظروف خاص يدون عليه العبارة التالية (استمارات الطلبة المتقدمين لامتحان ...... والنقل من الصف .... إلى الصف ... إلخ)، أما بالنسبة للصف الثاني الثانوي فيتم إعداد كشوف مستقلة لكل شعبة على حدة ، ويجب تدوين اسم اللغة الاجنبية الثانية للطالب والتي تم دراستها بالصف الاول الثانوي.وتكتب أسماء وبيانات المتقدمين للإمتحان بعد ترتيبها أبجديًا في الكشوف المعدة لذلك ، مع تخصيص كشف لكل صف دراسي على حدة ، مهما كان عدد المتقدمين له حتى لو كان طالبا واحدا.ولا يجوز التقدم للامتحان بعد إغلاق الموقع الالكتروني إلا بعد التقدم للسفارة بالأسباب التي أدت للتأخير عن موعد التقدم للامتحان ، على أن تقوم السفارة بتقدير اسباب التأخير ، وفي هذه الحالة تقوم السفارة بطباعة استمارة التقدم وتسليمها للطالب لاستيفاء بياناتها بخط اليد ، واعادتها مرة أخرى إلى السفارة لإعتمادها ، مرفقًا بها أصول المستندات المطلوبة وسداد رسم الامتحان وذلك في موعد غايته 31 يناير 2019 (للحالات الخاصة ذات الظروف الخاصة التي تقدرها السفارة).ومن المقرر أن تعقد امتحانات المصريين بالخارج ، في المواعيد التالية : تعقد امتحانات الدور الأول اعتبارًا من يوم السبت الموافق 30 مارس 2019 ، بينما تعقد امتحانات الدور الثاني اعتبارًا من يوم السبت الموافق 6 يوليو 2019 ، وذلك طبقًا للجداول التي ستصدرها الإدارة العامة للإمتحانات ، ولا يجوز للسفارات والقنصليات إجراء أي تعديل بهذه الجداول مهما كانت الأسباب.وسوف تعقد الامتحانات وفقًا للمناهج التي تدرس في جمهورية مصر العربية في العام الدراسي 2018/2019.