على الرغم من أن المملكة تأتي في المركز الخامس عالميا بين عشر دول رائدة في استخدام الخدمات الحكومية الرقمية، بداية من توفير بوابات إلكترونية على الإنترنت، والوصول إلى الخدمات العامة، واستخدام القنوات الرقمية ووسائل الإعلام الاجتماعية في التواصل والتفاعل مع المواطنين، إلا أن بعض المختصين والموظفين يرون أن الأرشفة الإلكترونية لا تزال عاملا مساعدا فقط، مشيرين إلى أن الإرشيف الورقي لا يزال قائما في عدد ليس بالقليل من الإدارات الحكومية التي تصر على حفظ الأوراق رغم التطور التقني الكبير. الداخلية نموذجا في البداية أشار الدكتور عادل حسن منور إلى أن الإدارات الحكومية بدأت في التوجه إلى التخلص من الأوراق والاعتماد على التقنية، مفيدا بأن وزارة الداخلية حققت قصب السبق في هذا المجال من خلال خدمة ابشر إذ تقوم هذه الخدمة على إنجاز العديد من الإجراءات آليا دون الحاجة إلى تعبئة النماذج الورقية التي كانت تستنزف وقتا وجهدا كبيرا من الموظفين، مطالبا الجهات الأخرى أن تحذو حذوها في التخلص من الأوراق. أرشفة ورقية فيما أشار العميد مصلح الجميعي إلى أنه رغم التطور التقني الكبير الذي يشهد العالم ورغم إنفاق الدولة السخي على التقنية، إلا أن الكثير من الإدارات الحكومية تعتمد على أرشفة الورقية والكتابة اليدوية وكثرة الأوراق التي تستنزف جهد الموظفين وتكلف الدولة أعباء مالية كبيرة. وقال:»فيما طبقت الأرشفة الإلكترونية في العديد من الإدارات إلا إنها لم تغن عن الأرشفة الورقية والملفات الخضراء والسوداء التي تستغل بعض المساحات من المباني الحكومية»، مشددا على أهمية منع الأرشفة الورقية بشكل نهائي واستبدالها بتخزين المعلومات آليا. ضرورة التأهيل بينما أكد رجل الأعمال مازن سندي أن العمل اليدوي والورقي لا زال مسيطرا على أداء العديد من الإدارات الحكومية التي لم تستفد من التقنية بشكل جيد في كل أعمالها ولم تقم بتأهيل كل الموظفين العالمين لديها على التعامل مع التقنية والاستفادة من كل تطبيقاتها. وألمح إلى أن التقنية توفر جهدا وسرعةً في البحث عن المعلومة كما أنها توثق الإجراءات المتخذة بأكثر من طريقة تضمن عدم فقدانها بسرعة بالإضافة إلى إمكانية استرجاعها بكل يسر وسهولة. خطوات متأخرة ويرى المواطن سعد السويهري بأن التحول من العالم الورقي إلى الرقمي بات توجه كل الدول المتطورة نظرا لما يوفره من جهد ووقت ومال إلا أن هذه الخطوة للأسف متأخرة لدينا رغم بدء الكثير من الإدارات الحكومية في استخدامها إلا أنها توقفت عند حالها ولم يطرأ عليها تحولات كبيرة من حيث الاستخدام سوى بعض التحسينات البسيطة التي يتم عملها بين وقت وآخر. مواكبة التطور وأبان المواطن محمد الشهري أن التقنيات والتكنولوجيا الحديثة أصبحت أكثر سهولة في عملية الحفظ والأرشفة والاسترجاع بحيث يمكن حفظها وتأمينها لعقود دون الحاجة إلى تنظيفها كما يحدث الآن مع الأرشفة الورقية داعيا الإدارات الحكومية ضرورة الإسراع في مواكبة التطور في مجال التقنية واستخداماتها. توفير الجهد وأشارمشعل الرويزن إلى أن الأرشفة الورقية تحتاج إلى مساحات ويمكن سرقتها كونها في متناول اليد عكس الأرشفة الإلكترونية التي تكون فيها درجة الأمان أعلى من الورقية خاصة مع وجود شركات كبيرة تعمل في مجال الحماية كما أن الأرشفة الإلكترونية لا تحتاج إلى جهد كبير في عملية التخزين والاستعادة. وأوضح رجل الأعمال توفيق السويهري بأنه من مميزات الأرشفة الإلكترونية سهولة تناقل وتبادل المعلومات بين الإدارات الحكومية ذات العلاقة بحيث يمكن للمراجع استيفاء معاملته دون الحاجة إلى مراجعة أكثر من إدارة حكومية كون الأرشفة الإلكترونية ستسهم في تزويد عبر طرفياته المبرمجة خلال إظهار بيانات المراجع. خصوصية وآمان ويرى الدكتور نجم الدين انديجاني بأن الأرشفة اليدوية هي أكثر خصوصية وآمان من الإلكترونية كون وسائل التقنية الحديثة يمكن اختراقها وسرقة محتوياتها من قبل القراصنة وما يسمون (بالهكرز) وهذا قد يؤدي إلى تسرب معلومات مهمة كما أن مبالغ التي تدفع لشركات الحماية العالمية التي تعمل على تأمينها من استهداف قراصنة تكون باهظة ومكلفة وهناك دراسات لباحثين يؤكدون ضرورة الموازنة بين الأرشفتين بحيث يتم عمل نسخ احتياطية إلكترونية وأخرى ورقية لضمان عدم فقدانها. تقنيات حديثة وقال رجل الأعمال سفر السويهري بأن مسألة الانتقال من التعامل اليدوي والورقي إلى التعامل التقني والإلكتروني طال أو قصر أمر لابد منه كون كل المؤشرات توحي إلى انتقال العالم أجمع للتقنيات الحديثة لعدة أسباب من أهمها سهولة الاستخدام وقلة التكلفة المالية وتوفير الوقت والجهد. المزيد من الصور :