يشكِّل البريد الإلكتروني عصب الاتصالات على الإنترنت، سواء كان للأغراض الخاصة، أو العمل، أو التسوق عبر الإنترنت، أو الإجراءات الإدارية، ولذلك يتعيَّن على المستخدم اختيار عنوان البريد الإلكتروني بعناية.وأوضح ماركوس بريتش، من هيئة اختبار السلع والمنتجات بالعاصمة الألمانية برلين، أن الأمر يتوقف على الغرض، الذي يتم فيه استخدام البريد الإلكتروني، ولذلك فإنه من الأفضل إنشاء بريد إلكتروني رئيسي للاستفسارات الرسمية وبريد إلكتروني للأصدقاء والعائلة؛ حتى يتمكَّن المستخدم من تسجيل الدخول لدى الشركات المهمة، مثل خدمات الدفع عبر الإنترنت.الخصوصية وحماية البياناتوأكَّد بريتش، أنه يجب الاهتمام بموضوع الخصوصية وحماية البيانات عند إنشاء البريد الإلكتروني الرئيسي، ومن العوامل الحاسمة مقر الشركة المقدمة لخدمات البريد الإلكتروني؛ حيث يسمح القانون في الولايات المتحدة الأمريكية للسلطات هناك بالوصول إلى جميع بيانات المستخدم، بينما لا ينطبق نفس الأمر على الشركات الأوروبية.وهناك العديد من الشركات المقدمة لخدمات البريد الإلكتروني تعتمد على تقنية تشفير عملية نقل البيانات ما بين المستخدم ومراكز الحوسبة. وأشار بريتش، إلى أنه إذا تم إرسال الرسالة الإلكترونية بهذه الطريقة، فإنها تكون مشفرة، إلا أن الشركة المقدمة للخدمة يمكنها الاطلاع عليها إذا رغبت في ذلك.ويمكن منع ذلك من خلال الاعتماد على تقنية التشفير من النهاية إلى النهاية، وذلك عند التعامل مع البيانات الحساسة والمعلومات المهمة؛ حيث لا يمكن قراءة محتويات الرسائل إلا لدى المرسل والمستلم.حلول التشفيروينصح المكتب الاتحادي لأمان تكنولوجيا المعلومات بتشفير رسائل البريد الإلكتروني بشكل أساسي، وهناك الكثير من الحلول، التي تعتمد على مفهوم التشفير Pretty Good Privacy  والمعروف اختصارًا باسم  PGP، ولا تعمل تقنية التشفير من النهاية إلى النهاية؛ إلا إذا قام المرسل والمستلم بإعداد نفس نظام التشفير، إلى جانب التعقيدات التقنية الأخرى، التي تجعل المستخدم العادي يتخلَّى عن تشفير الرسائل الإلكترونية بالكامل.وأوضح جو باجر من مجلة الحاسوب «c't» الألمانية، أن هناك شركات صغيرة تهتم بجوانب الخصوصية وحماية البيانات، بدلًا من الشركات الكبيرة المقدمة لخدمات البريد الإلكتروني، وإذا كان المستخدم يولي أهمية كبيرة للخصوصية وحماية البيانات، فيمكنه الاعتماد على شركات مثل Posteo أو  Mailbox.org؛ نظرًا لأنها تهتم بجوانب الأمان مع عدم إظهار أي إعلانات مخصصة، وتبلغ تكلفة الحساب واحد يورو شهريًا على الأقل.وأكَّد بريتش أن البريد الإلكتروني الرئيسي يستحق استثمار بعض الأموال، موصيًا بإنشاء عناوين إضافية لاستلام النشرات الإخبارية، أو التسوق عبر الإنترنت. وشدَّد الخبير الألماني على ضرورة فصل المتاجر الإلكترونية الصغيرة، التي قد تكون معرضة لخطر القرصنة والاحتراق، عن عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي، وللحصول على نظرة عامة أكثر وضوحًا يجب إعادة توجيه كل الرسائل إلى البريد الرئيسي، وتجميعها وإدارتها عن طريق برامج البريد الإلكتروني المختلفة مثل  Thunderbird.وأضاف باجر، أن هناك إمكانية تتيح للمستخدم التخلص من بعض العناوين؛ حتى لا يتكدس صندوق البريد بالرسائل المزعجة، ويمكن الاعتماد في ذلك على الخدمة Spamgourmet.com  المجانية.كلمة مرور آمنةومن الأمور المهمة أيضًا، تأمين حساب البريد الإلكتروني بكلمة مرور آمنة؛ نظرًا لأن الأمر لا يقتصر على حماية البيانات والمعلومات الشخصية فحسب، بل إنه يرتبط بالوصول إلى الخدمات الأخرى.وهناك العديد من الخدمات تتيح إعادة تعيين كلمة المرور عن طريق البريد الإلكتروني، فإذا تمكَّن القراصنة من اختراق الحساب، فإنهم سيتمكنون من إعادة تعيين كلمة المرور في المتجر الإلكتروني، والاستحواذ على حساب المستخدم وطلب شراء المنتجات على حساب المستخدم، ولذلك يتعيَّن على المستخدم إنشاء كلمات مرور قوية ومعقدة يصعب اختراقها، مثل اختيار الحروف الأولى من جملة يحفظها جيدًا؛ بحيث تشتمل كلمة المرور أيضًا على أرقام وعلامات خاصة.وإذا كان عنوان البريد الإلكتروني متوافرًا مجانًا، فيمكن مواصلة استخدامه لتلقي النشرات الإخبارية؛ حتى يتم الاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية، التي تم جمعها.وأكد الخبير الألماني بريتش، أنه يمكن أيضًا نقل أرشيف الرسائل الإلكترونية إلى الخدمات الجديدة، وهناك العديد من الشركات تدعم وظيفة نقل الرسائل بنفس بنية المجلدات، إلا أنه يتعين على المستخدم الكشف عن كلمة المرور الخاصة بالبريد الإلكتروني القديم، ويجب تغييرها بعد ذلك على الفور.بالإضافة إلى أن هناك بعض برامج البريد الإلكتروني، مثل Outlook  وThunderbird، التي تتيح إمكانية دمج عنوان البريد الإلكتروني الجديد مع العنوان القديم، وبالنسبة للحساب الجديد، فإنه يجب إنشاء نفس بنية المجلدات للرسائل الإلكترونية؛ حتى يمكن نقل الرسائل بسهولة.