دعا البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات الشركات والمؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط تنظيم المعارض والمؤتمرات إلى تقديم طلباتها لإقامة المعارض التجارية خلال العام القادم 2016 بشروط ميسرة عن طريق الموقع الإلكتروني للبرنامج (www.secb.gov.sa). وأصدر البرنامج قبل أسبوعين تعميما لجميع العاملين في قطاع المعارض والمؤتمرات لبدء استقبال طلبات اقامة المعارض التجارية لعام 2016 ابتدأ من يوم الاحد 6 شعبان الموافق 24 مايو وحتى يوم الخميس 21 شوال الموافق 6 أغسطس. وأوضح البرنامج أنه سيتم معاملة كل طلب لمعرض تجاري بشكل مستقل وأنه يتوجب على كل شركة أو مؤسسة معتمدة لتنظيم المعارض والمؤتمرات تقديم طلب منفصل لكل معرض تجاري تخطط لتنظيمه من خلال تعبئة جميع الحقول في النماذج المخصصة وارفاق المستندات المطلوبة بشكل إلكتروني مع تكرار هذه العملية لكل طلب لمعرض تجاري. وأشار البرنامج إلى أن على الشركات والمؤسسات المنظمة للمعارض تعبئة جميع النماذج الإلكترونية وارفاق جميع المستندات المطلوبة التي تشمل بيانا بالمركز المالي وقائمة الدخل لعام 2014 مصدق عليه من قبل محاسب قانوني مرخص له وصورة من السجل التجاري الخاص بمزاولة نشاط تنظيم المعارض وشهادة انتساب الغرفة التجارية الصناعية وشهادة الزكاة والدخل وشهادة التأمينات الاجتماعية إضافة الى صورة من عقد الإيجار أو صك الملكية لمقر الشركة أو المؤسسة. ويجب تقديم بيان بالمعارض التجارية التي أقامتها الشركة - المؤسسة خلال عامي 2014 و 2015 محددا فيها : اسم المعرض ونوع المعرض (دولي أو محلي) والتاريخ بالميلادي والمدينة - المحافظة واسم الصالة أو القاعة والمساحة الاجمالية التي تم تأجيرها للعارضين وعدد الجهات العارضة وعدد التأشيرات الصادرة للعارضين وعدد الزوار الحاضرين للمعرض وصورة من خطاب حجز مبدئي لصالة معارض أو قاعة فندق للمعرض المخطط اقامته ثم يقوم البرنامج الوطني بتأكيد الاستلام عبر رسالة الى البريد الإلكتروني للمتقدم يشعره فيها برقم الطلب وعند استلام البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات الطلب والمستندات. وحدد البرنامج ضوابط الحصول على الترخيص المبدئي لإقامة معرض تجاري في عام 2016 بحيث يكون مقدم الطلب شركة أو مؤسسة سعودية مرخصة لتنظيم المعارض والمؤتمرات ومدة الترخيص لكل معرض لا تتجاوز 7 أيام وتكون المشاركة في معارض العقار خليجية ومحلية فقط وتكون مدة معارض المجوهرات والاحجار الثمينة 3 أيام على الأكثر. وأكد على ضرورة ان لا يكون على الشركة أو المؤسسة أية ايقافات أو مشاكل قضائية خلال السنتين السابقتين وأن يكون المعرض متخصصا ويعبر اسمه عما هو معروض فيه وأن يتم تسميته بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية الفصحى مع الالتزام بالحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة. وشدد البرنامج الوطني على أن تقام المعارض في صالات المعارض وقاعات الفنادق المرخصة فقط وفي حال كان هناك تعارض لمعارض تجارية من نفس نوع النشاط الاقتصادي وتقام في نفس المدينة - المحافظة ونفس الشهر فيتم دراستها على أساس أقدمية الجهة المنفذة للمعرض أو أقدمية المعرض في حال كان الجهة المتقدمة تقيمه في الماضي. ولا يرخص البرنامج لإقامة معارض بمشاركات دولية في منطقتي مكة المكرمة والمدينة المنورة خلال الفترة من 15/8 إلى 15/12 من كل عام هجري ويمكن اقامة المعارض التجارية الدولية في مناطق المملكة الأخرى.