إعداد: هشام مدخنة تعتبر اجتماعات العمل من أقوى الأدوات والوسائل التي تساهم في بناء الشخصية وتسويق الذات عندما تتقنها، وربما تأخذ هذه الاجتماعات الكثير من وقتك الذي تمضيه في الشركة. لذلك من المهم الاستفادة من هذه السلعة وجعلها قيمة مضافة في حياتك، والأهم من ذلك، أن هذه الاجتماعات هي المكان الوحيد الذي يوجد فيه كل الأشخاص الذين تريد التأثير عليهم وتسويق نفسك كشخص ناجح أمامهم. لذلك إذا كنت ترغب في ترك بصمتك وبناء علامتك التجارية وتوسيع نجاحك المهني، فعليك التركيز على الاجتماعات لتحقيق أكبر فائدة ونجاح ممكنين.سنذكر هنا أكثر الأمور فظاعة والتي عليك تجنبها تماماً أثناء الاجتماعات لأنها تعرقل قدراتك المهنية وتؤثر في انطباعات الآخرين عنك. وهذه تنطبق حتى على الاجتماعات «عن بُعد» التي تجري في هذه الأيام بسبب تفشي فيروس «كورونا» وتحوله إلى وباء ما أدى إلى اعتماد سياسة العمل «عن بُعد». عندها ستزداد احتمالية تركيزك، ومشاركتك ستكون حاسمة وفاعلة أكثر.خذ هذه القائمة معك إلى اجتماعك التالي وحاول تطبيق ما ذكر فيها، وعند التخلص من كل هذه السلوكيات، ستكون قد بدأت بوضع بصمتك الإيجابية الخاصة ودعمت سيرتك الذاتية وسوقت شخصيتك المهنية بالطريقة الأمثل. 1 - عدم الاستعداد الجيد عندما تحضر دائماً إلى الاجتماعات بدون تحضير، سيلاحظ زملاؤك ذلك ويبدؤون بتسجيل النقاط السلبية ضدك، وسيتسم أداؤك في نظرهم بالتواضع وبأنك لا تهتم بالجودة. لذلك من أجل الاستعداد الجيد للاجتماع، اطرح على نفسك الأسئلة التالية قبل القدوم: • ما هي الرسالة الرئيسية التي أريد توصيلها للحضور؟• من سيحضر وماذا أريدهم أن يفكروا أو يشعروا أو يفعلوا؟• ما هي المساهمة الأكثر قيمة التي يمكنني تقديمها؟• من عليّ أن أشيد به أو أدعمه من الحاضرين؟ 2- القدوم متأخراً قد تعتقد أن في قدومك متأخراً أو دخولك إلى الاجتماع عبر الفيديو متأخراً، سيجعل من حولك يشعر وكأنك شخص مهم أو رجل أعمال ناجح مشغول دائماً، ولكن في الحقيقة، هذا يدل على أنك إما شخص غير منظم ولا تستطيع إدارة جدولك الزمني، أو أن هذا الاجتماع ليس مهماً بالنسبة لك، أو ما هو أسوأ من ذلك، أنك تحب الظهور بمظهر صاحب السلطة المتعالي عن طريق جعل الناس ينتظرون دخولك العظيم إليهم.إن قدومك للاجتماع أو الدخول إلى الغرفة الافتراضية في وقته المحدد كفيل بإحداث أثر إيجابي رنّان عند الحضور. 3- التشتت والشرود يتشتت انتباه وتركيز بعض المشاركين في الاجتماعات عندما يتحول الموضوع فجأة إلى مكان ليس من ضمن اختصاصهم أو معرفتهم، عندها يبدؤون بإرسال إشارات لا إرادية بأنهم لم يعودوا مهتمين. فمثلاً يقل التواصل البصري مع أي شيء في القاعة غير هواتفهم، وبالعكس يكون الابتعاد عن الهاتف والنظر في الغرفة من حولك إذا كان الاجتماع في غرفة افتراضية، بالتواصل عبر الفيديو. قد يبدؤون محادثات جانبية مع زملائهم، أو بالانشغال بالأجهزة اللوحية أو الكمبيوتر الخاص بهم. تعطي هذه السلوكيات انطباعاً لدى الآخرين بأنك شخص أناني وأن وجودهم غير مهم. 4- الجلوس بتراخٍ «التهدل والتثاؤب» عندما تجلس باستقامة وظهرك مشدود، فأنت تُظهر للآخرين أنك مهتم أكثر، وعندما تتراخى وخاصة إذا صاحب ذلك تثاؤب فاضح ومتكرر، فأنت ترسل رسالة مفادها أنك لا تحترم الاجتماع ولا أعضاءه وتملّ بسرعة. وحتى لو كان الاجتماع «عن بُعد» وأنت في المنزل، حاول أن تجد ركناً يعطيك الشعور بالجدية واعتمد الجلوس على كرسي حتى وإن كنت في غرفة نومك.الوضعية الجيدة تعطي انطباعاً جيداً. 5 - اختلاق الأعذار عن كل سؤال عندما تطرح سؤالاً في الاجتماع، اسأله فقط ولا تسبقه بعبارة «أعلم أنني يجب أن أعرف ذلك، ولكن...» أو «هل من المقبول أن أطرح سؤالاً» أو «قد يكون هذا سؤالاً غبياً، ولكن...»، عندما تسبق سؤالك بعبارات كتلك، فهذا دلالة على ضعف في الشخصية وكأنك تخبر الناس «أنا لست واثقاً من نفسي».اطرح سؤالك مباشرة وبدون أي عذر أو تردد، فكثير مثلك قد لا يعرفون الجواب. 6 - تكرار كلام الآخرين من المهم ترك انطباع حقيقي. إن مجرد تسجيل الحضور في الاجتماع لمجرد الحضور وكأنك ذاهب إلى النادي الرياضي ليس كافياً. أنت بحاجة إلى المساهمة الفاعلة والتشاركية داخل الاجتماع، وليس فقط بتكرار كلام الزملاء للفت الانتباه بأنك موجود وبدون أي معنى.مثلاً اعترف للآخرين بنقاطهم الإيجابية عندما تتفق معهم، بقولك «هذا رائع»، أو «أوافقك تماماً على أننا بحاجة إلى التركيز على كذا وكذا..» أو أي عبارة أخرى تدل على وجودك الحقيقي والفعال، وبالمقابل إن لم تتفق معهم بالرأي لا مانع من الحوار البنّاء للوصول إلى نقطة تلاقي معينة.لا تضيّع وقتك في الحضور جسداً بدون أي أثر، اترك بصمتك. 7 - إطالة الحديث عندما لا تسمح لزملائك بالكلام وتكون أنت المتكلم الوحيد في الاجتماع، ستحرج من حولك وتثير استياءهم وتهدر وقتهم. فلا أحد يرغب في قضاء وقت في مكان أكثر مما يحتاج إليه.لا تجعل اجتماعك بلا فائدة، فكلما كان كلامك مثمراً، أصبحت بطلاً في أذهان زملائك. فخير الكلام ما قلّ ودلّ.