يواجه المديرون التنفيذيون تحديات عديدة يجب أن يتعاملوا معها ويفكروا بها جميعًا خلال يوم العمل، بما في ذلك أولويات الموارد البشرية ومشكلات العمليات التشغيلية وخطط النمو، وإذا لم يضع المديرون التنفيذيون خطة جيدة للتعامل مع كل الأمور الخاصة بالشركة، فمن الممكن أن تصبح الأوضاع فوضوية، ويحاول المديرون التنفيذيون دائمًا تحسين إنتاجيتهم بطرق عديدة، كما يتضح من الجدول التالي. مدراء تنفيذيون يشاركون نصائحهم لزيادة الإنتاجية النصيحة الشرح 1- تحديد الأوقات التي يكون فيها الشخص مفعماً بالطاقة - تشير سالي كراوتشيك المديرة التنفيذية للمنصة الاستثمارية "إيل فيست" إلى أنها استغرقت وقتًا طويلاً حتى تمكنت من تحديد أفضل طريقة للعمل، ومتى تكون أكثر إنتاجية، وبدأت في تنظيم يومها بناءً على ذلك. - وتقول سالي إنها تكون أكثر إبداعًا في الصباح، وأيضًا بعد أن تطفئ الأنوار ليلاً استعدادًا للنوم، ففي بعض الأيام تفكر طوال الليل، ثم تنام وتتدفق عليها الأفكار في الصباح، لذلك تضع هاتفها بجوار الفراش حتى تدون الأفكار، ولا تفقدها. 2- التركيز على 5% من المهام - يقول بيدروس كويليان، وهو المدير التنفيذي للعلامة التجارية "فيت بودي بووت كامب" المتخصصة في تدريبات اللياقة البدنية، إنه كان يحاول قبل عدة سنوات أن يقوم بكل شيء بنفسه، بما في ذلك التفكير في الحملات التسويقية، وإدارة الفريق، ودعم العملاء، وإنشاء محتوى مواقع التواصل الاجتماعي، وغير ذلك من أمور، مما كان يستنفد وقته وطاقته سريعًا. - اكتشف بيدروس بعد ذلك أن 5% فقط من الأعمال التي يقوم بها هي المهام الأساسية التي تحرك عجلة العمل، وأن عليه التركيز على هذه الأعمال كل الوقت، وتفويض باقي المهام لأعضاء الفريق، وأكد بيدروس أن ذلك التغيير ساعد الشركة على تحقيق نمو سنوي هائل. 3- تجنب مصادر التشتت والمقاطعات - يرى داستن موسكوفيتز، المدير التنفيذي لمنصة "أسانا" المتخصصة في إدارة المشروعات والإنتاجية، أن أكبر عقبة بالنسبة له لتحقيق الإنتاجية تكمن في المقاطعات أثناء العمل. - يشير داستن إلى أن إنجاز شيء ما يحتاج منه إلى التفكير العميق، وتخصيص وقت من أجل ذلك، ويتطلب ذلك تخطيطًا دقيقًا للاجتماعات، وتجنب المواعيد غير الضرورية. - يقول داستن أيضًا إنه يطبق في الشركة مبدأ عدم عقد أي اجتماعات يوم الأربعاء، من أجل ضمان حصول كل فرد في الشركة على وقت كافٍ للتركيز على العمل دون أن يقطع ذلك أي اجتماعات. - يشير داستن أيضًا إلى أنه وأعضاء فريقه يراجعون دومًا أنشطة الشركة التي تحقق عائدًا على الاستثمار يستحق الوقت المخصص لها، مؤكدًا أنهم قرروا خفض عدد الاجتماعات بمقدار النصف تقريبًا، لمنح أعضاء الفريق وقتًا أطول للتركيز في العمل. 4- تحديد الهدف - وجد أندرو لانسينج المدير التنفيذي لشركة "ليفي ريستورانتس" لخدمات الطعام والضيافة أن هناك ثلاث خطوات أساسية للتغلب على أي عقبة تقف في طريق تحقيق الإنتاجية، وأولها أن يحدد الفريق بأكمله الهدف الحقيقي للمشروع، وثانيًا تحديد نهاية المشروع، وأخيرًا تحديد التحديات المختلفة التي قد تقف في طريق تحقيق ذلك، وتجاهل الأمور التي لا تساعد الفريق على التغلب على هذه التحديات. - من السهل تجنب عوامل التشتيت الواضحة مثل الاجتماعات غير الضرورية، إلا أن هناك عوامل تشتيت لا تكون واضحة وتؤثر بشكل كبير على الإنتاجية، لأنها تستنزف الوقت والطاقة، لذلك من المهم الالتزام بالخطوات الثلاث السابقة لتجنب إهدار الوقت والطاقة. 5- تفريغ الذهن من الأفكار - يقول كارل دورفيل المؤسس والمدير التنفيذي لشركة الاستشارات الإدارية "جي إي إكس مانجمينت" إن تكدس الأفكار في رأسه يمثل تحديًا بالنسبة له، لذلك فإنه يحتاج إلى التواصل مع أعضاء الفريق وتفويض المهام لهم. - يقوم كارل باختيار شخص من فريقه، ويعقد معه جلسات عصف ذهني، ثم يقوم بتدوين المناقشات الناتجة عن تلك الجلسات بشكل يساعده على تفريغ الأفكار المكدسة بداخل ذهنه، وتحديد المهام التي يمكن أن ينجزها كل فرد في الفريق.