تقوم شركة مايكروسوفت بتحديث Outlook لمنح الشركات خيار بدء أو إنهاء جميع الاجتماعات تلقائيًا في وقت مبكر لضمان حصول الموظفين على استراحة بين الاجتماعات المتتالية، يتم طرح الإعدادات الجديدة في Outlook للمساعدة في تقليل الحمل الزائد الرقمي للعمل عن بُعد. ويمكن للشركات تعيين الإعدادات الافتراضية للجدولة الخاصة بها، وهي قابلة للتخصيص بالكامل، ما يعني أنه يمكن حجز خمس دقائق قبل أو بعد اجتماع مدته 30 دقيقة أو 10-15 دقيقة بعد الاجتماعات التي تستغرق ساعة، يمكن للأفراد أيضًا تعيين الإعدادات الافتراضية للجدولة الخاصة بهم، ولكن الخيار على مستوى الشركة هو التغيير المهم وفقا لما نقله موقع the verege. وتم تعيين برنامج التقويم مثل Outlook افتراضيًا إلى الاجتماعات على مدار الساعة لعقود من الزمن وغالبًا ما يروج عن غير قصد لفكرة الاجتماعات المتتالية باستخدام الإعدادات الافتراضية التي لا تأخذ في الاعتبار الحاجة إلى استراحة بينهما، إذا أنشأت اجتماعًا جديدًا في Outlook اليوم، فسيتم تعيينه افتراضيًا على الساعة و 30 دقيقة، حتى القائمة المنسدلة لا تسهل تحديد وقت مخصص دون إدخاله يدويًا. وتقوم Microsoft بإجراء هذه التغييرات بعد أبحاث خاصة حول الحمل الرقمي الزائد، استجابةً لملايين الأشخاص الذين يعملون من المنزل أثناء الوباء. وأصبحت اجتماعات الفيديو وسيلة شائعة لدى العمال للتواصل ولكن هذا التغيير في طريقة العمل قد يكون له عيوبه، يقول جاريد سباتارو، نائب رئيس شركة Microsoft 365: “يمثل المزيد من العمل عن بُعد تحديًا لرفاهيتنا. فالحمل الرقمي أمر حقيقى ويجب تغيير شيء ما. وتعتقد Microsoft أن هذا التغيير الصغير في Outlook يمكن أن يكون طريقة جديدة للتفكير في الاجتماعات للكثيرين وتعزيز الرفاهية. ما إذا كانت الشركات تمكّن هذا على نطاق واسع أو إذا كان له تأثير، فهذه مسألة أخرى. وغالبًا ما تبدأ الاجتماعات في وقت متأخر أو تنتهي لأن الناس مشغولون بإلغاء كتم صوتهم أو الانضمام متأخرًا لأن اجتماعًا آخر تجاوز الفترة الزمنية المحددة له. ولن تعمل إعدادات Outlook الجديدة على تحسين هذا الجانب من الاجتماعات على الفور ولكنها يمكن أن تزرع بذرة التغيير لمساعدة أصحاب العمل والموظفين على التفكير أكثر قليلاً في تأثير الاجتماعات والحاجة إلى منح عقول الجميع الراحة التي تمس الحاجة إليها.