وجهت إدارة التعليم بشقراء تعميماً لجميع الأقسام والوحدات تؤكد فيها رصدها لعدد من الملاحظات رغم التنبيه على الالتزام بدليل المراسلات الكتابية قبل شهر تقريباً ، مبينة أن أهم تلك الملاحظات وجود أخطاء واضحة ومتكررة في الإملاء والصياغة للخطابات، وتجاوز بعض الجهات للصلاحيات في المخاطبات وعدم تقدير القيمة الوظيفية والنظامية للتأشيرة من قبل بعض رؤساء ورئيسات الأقسام، إضافة إلى عدم تزويد مكتب مدير التعليم بصورة مما يصدر عن بعض الجهات. وجاء في التعميم الذي وجهه مدير التعليم لمساعديه ورؤساء الأقسام والإدارات والوحدات " إشارة إلى تعميمنا بشأن الالتزام بالعمل وفقاً لدليل المراسلات الكتابية في جميع مخاطبات الإدارة، وبناء على ما تم ملاحظته لدى بعض الجهات والذي تمثل في الآتي: أولاً عدم الالتزام بما ورد في الدليل خصوصاً فيما يتعلق بنماذج المخاطبات ( تعاميم، خطاب، قرارات) من حيث المكونات الأساسية، الخطوط، الهوامش. ثانياً : وجود أخطاء واضحة ومتكررة على مستوى الصياغة والإملاء. ثالثاً: عدم وجود تأشيرة المسؤول الأول في الجهة المصدرة للتعميم أو الخطاب أو القرار. رابعاً : التأشير بالتوقيع وليس بالاسم، والتعليمات تنص على أن تكون التأشيرات بالاسم. وأضافت: خامساً: ضعف تقدير القيمة الوظيفية والنظامية للتأشيرة من قبل بعض رؤساء ورئيسات الأقسام أو الرئيس المباشر، في حين أن التأشير على الخطاب أو التعميم أو القرار يعني الاطلاع، والموافقة، والإقرار نظامية المحتوى، وصحة المضمون، وسلامة الصياغة. سادساً: مخاطبة أفراد أو جهات أو مدارس لا تقع ضمن الارتباط الوظيفي أو صلاحيات الجهة، سابعاً: مخاطبة أو توجيه لجهات لا تخاطب أو توجه إلا من قبل صاحب الصلاحية فقط، ثامناً: عدم تزويد مكتب مدير التعليم بصور مما يصدر عن بعض الجهات. وأشارت الإدارة أن هذه الملاحظات تم رصدها رغم أنها عممت بشأن ضرورة الالتزام بدليل المراسلات الكتابية في جميع المخاطبات قبل أقل من شهر، مبينة أنها تأمل من الجميع مراعاة الملاحظات، والعمل على تلافيها مستقبلاً.