أكد حمد المطيري مدير إدارة الأرشيفات في الأرشيف الوطني، أن مهام ودور الأرشيف الوطني في دولة الإمارات، تعنى بحفظ ذاكرة الوطن، لافتاً إلى أن إدارة الأرشيفات معنية بجمع الأرشيف التاريخي من مختلف المصادر المتوفرة من المؤسسات الحكومية والأفراد والمؤسسات الثقافية خارج الدولة، وأن الهدف الأسمى من إدارة الأرشيفات هو الجمع ومعالجة هذه الأرشيفات، وإتاحة المخزون للمستفيدين من الباحثين ومتخذي القرار للاستفادة من هذا الكنز الثقافي والتاريخي العظيم لدولة الإمارات العربية المتحدة. وقال حمد المطيري، مدير إدارة الأرشيفات: إن الأرشيف الوطني يضع خططاً سنوية تشغيلية لتنظيم العمل الداخلي والخارجي بالتنسيق مع المؤسسات الحكومية لضمان تنفيذ القانون واللائحة التنفيذية بالشكل الصحيح، ونقوم في إدارة الأرشيفات بأربع عمليات أساسية تتضمن: الجمع والمعالجة والحفظ والإتاحة، وتسمى هذه العمليات بالسلسلة الأرشيفية. وأوضح المطيري، في حوار مع «الاتحاد»، أن الوثائق تمر بثلاث مراحل أساسية في نشأتها، وهي الأرشيف الجاري والوسيط والتاريخي، وأوضح أن مرحلة الأرشيف الجاري تكون الوثائق في نشأتها في الوحدة التنظيمية في المؤسسة الحكومية، ويتم التعامل مع هذا النوع من الملفات حسب حاجة المؤسسة لهذا النوع من الوثائق، وبعدها تنتقل هذه الوثائق والسجلات إلى ما يسمى بالأرشيف الوسيط وما يسمى بأرشيف المؤسسة، وتظل هناك لفترة زمنية محددة حسب خطة حفظ الملفات، وبحسب ما أوضحه القانون الاتحادي واللائحة التنفيذية للأرشيف الوطني، لافتاً إلى أنه بعد مرور فترة زمنية وإغلاق هذه الملفات في المؤسسات الحكومية، تنتقل إلى الطور الأخير وهو المرحلة التاريخية، وبالتالي تنقل هذه الملفات من المؤسسة الحكومية للحفظ الدائم في الأرشيف الوطني. ممارسات عالمية وأضاف المطيري: هناك الكثير من الممارسات العالمية المتبعة في المجالات الفرعية في علم وإدارة الوثائق والأرشيف، وهناك ممارسات نتبعها في الأرشيف الوطني، لمعالجة الأرشيف المادي والإلكتروني، وأيضاً هناك بعض من الممارسات العالمية المتبعة في مجال حفظ الوسائط المختلفة على تنوع أشكالها سواء أكانت: صوراً تاريخية أو وثائق مكتوبة أو مخطوطات وأفلاماً، مشيراً إلى أن لكل نوع من هذه الوثائق والمواد والمقتنيات آليات مختلفة في المعالجة والحفظ، وذلك لضمان استدامة المعلومات المحفوظة ضمن هذا الكنز التاريخي. ولفت إلى أن هناك الكثير من الخدمات التي تقدمها إدارة الأرشيفات للمستفيدين، وتصنف إلى تصنيفين أساسيين، هما الجهات الحكومية والباحثون، موضحاً أنه بالنسبة للجهات الحكومية فيتم تقديم خدمات الاستشارات في مجال التنظيم وإدارة الأرشيف بمختلف أشكاله وأنواعه، كما نقوم بتقديم برامج تدريبية للجهات الحكومية في مختلف العمليات الأرشيفية. وأضاف أن الأرشيف الوطني يقوم بتقديم المشورة والدعم لجميع الجهات الحكومية لتطوير الإجراءات والسياسات، التي تضمن التطبيق الصحيح لعمليات إدارة الوثائق والأرشيف في المؤسسات الحكومية. أما بالنسبة للباحثين والمستفيدين من هذه المعلومات التاريخية، فإننا نقوم بإتاحة الوثائق التاريخية المحفوظة في الأرشيف الوطني عبر منصات إلكترونية وذكية تتيح للباحثين ومتخذي القرار، الاطلاع على محتويات هذه المواد بكل سهولة، كما نقوم بتقديم الدعم اللازم للباحثين للوصول إلى المعلومة المطلوبة بشكل دقيق التي تدعمهم في أبحاثهم ومشاريعهم، ونسهم أيضاً في عمليات البحث جنباً إلى جنب وبالقرب من الباحث للتأكد من أن المعلومة المطلوبة تم توفيرها، وتوفير الوثائق التي تدور حول موضوع البحث الذي هدف الباحث إلى إنجازه. أهداف وأضاف أن: الأرشيف الوطني يعمل ضمن خطة استراتيجية، حيث يتم تحديد سلسلة من الأهداف الاستراتيجية، وتقع على عاتق الأرشيفات، أهداف، من أهمها: أولاً، بناء نظام أرشيف وطني حديث، أي بناء نظام أرشيف للوطن، وحديث من حيث التقنيات وبكوادر بشرية متمكنة وقادرة على إدارة هذا الأرشيف، ومن خلال دعم الجهات الحكومية بكل الأدوات والسبل والتعاون في مجال الوثائق والأرشيف. ثانياً، تنمية مقتنيات الأرشيف وإتاحتها، أي جمع هذه المواد الأرشيفية من مختلف المصادر ومعالجتها وفهرستها وتصنيفها وبالتالي إتاحتها للمستفيدين من هذه الوثائق. آلية العمل وتابع: هناك الكثير من الأدلة والسياسات التي نعمل من خلالها، والتي تسهل العمل الأرشيفي لدى جميع العاملين في قطاع الأرشيف في الدولة، لافتاً إلى أنه بداية كل عام يتم التخطيط، وذلك لأن العمل الأرشيفي يتطلب تخطيطاً مكثفاً ومتابعة مستمرة، مؤكداً أن الأمور الإيجابية في عملية الأرشيف تظهر بعد سنوات، وأيضاً الأمور التي قد تشكل بعض التحديات قد لا نراها اليوم، وأن من أهم الآليات هي الخطط التفصيلية، لضمان التنفيذ والوصول إلى الرؤية والرسالة التي يهدف الأرشيف الوطني إلى الوصول إليها وتحقيقها، والتي تدعم رؤية وتوجهات القيادة الرشيدة. وأوضح مدير إدارة الأرشيفات بالأرشيف الوطني، أنه عند استلام المواد الأرشيفية قد يكون هناك ضرر بسبب سوء ظروف الحفظ التي مرت بها هذه المواد، موضحاً أن الأرشيف الوطني يقوم بتنظيف وتعقيم المواد المستلمة، والتأكد من عدم وجود أي مواد أو أضرار قد تنتقل إلى الوثائق المحفوظة لدى الأرشيف الوطني، وبعد عملية التنظيف والتعقيم، يتم تحديد مدى الحاجة إلى ترميم هذه الوثائق والمواد، وبالتالي تنقل إلى معمل خاص، يقوم بمعالجة وترميم الوثائق وفق أفضل المعايير والممارسات المتبعة في هذا المجال. وبعد ذلك تنتقل هذه المواد إلى عمليات الرقمنة لتحويل هذا الكم من المعلومات التاريخية في أشكال إلكترونية قابلة للإتاحة. تطوير إدارة الأرشيف أكد حمد المطيري، أن عملية التطوير في مجال الأرشيف تبدأ بالتطوير في الكوادر البشرية الموجودة في الأرشيف الوطني، وفي المؤسسات الحكومية العاملة على هذا النوع من الملفات والسجلات التاريخية، فلابد من جود فريق متمكن وقادر على التعامل مع الملفات والسجلات التاريخية، والاطلاع على التجارب المماثلة في الدول التي قد تكون متميزة ورائدة في بعض المجالات التي يستفيد منها الأرشيف الوطني، لافتاً إلى أن المؤسسات الأرشيفية في العالم، أصبحت تنظر وتتطلع إلى ما يقوم به الأرشيف الوطني في الإمارات، حيث أصبح الأرشيف الوطني مثالاً يقتدى به من المؤسسات الأرشيفية في العالم.