حددت هيئة الأوراق المالية والسلع، 20 إجراء وحكماً عاماً للشركات المدرجة في أسواق المال المحلية يجب الالتزام بها مع قرب موعد انعقاد الجمعيات العمومية، بما يعزز الالتزام بالإفصاح والشفافية وفق الأنظمة والقرارات المعمول بها. وشملت هذه الإجراءات كلاً من: - عدم نشر الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في الصحف إلا بعد موافقة الهيئة على النشر وموافاتها بنسخة من مسودة إعلان الدعوة، مع التأكيد على أن تتضمن المسودة جدول أعمال الاجتماع وتحديد الأرباح المقترح توزيعها على المساهمين ونسبتها ومقدارها وتواريخ التوزيع، وفي حال عدم وجود مقترح توزيع يتعين ذكر ذلك في الدعوة. - يتعين الالتزام بإرسال الإخطار بالدعوة لانعقاد الجمعية العمومية للشركة إلى السوق المدرجة به أسهم الشركة، وذلك قبل الإعلان للمساهمين عبر الصحف. - توجيه الدعوة إلى جميع المساهمين بإعلان في صحيفتين يوميتين محليتين تصدر إحداهما على الأقل باللغة العربية. - يجب أن يشتمل إعلان الدعوة على جدول الأعمال، كما ترسل نسخ من أوراق الدعوة إلى كل من الهيئة والسلطة المختصة في تاريخ إعلان الدعوة. - يجوز عقد اجتماعات الجمعية العمومية واشتراك المساهم في مداولاتها والتصويت على قراراتها بواسطة وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بعد وفق الضوابط. - يتولى رئاسة الجمعية رئيس مجلس إدارة الشركة وفي حال غيابه يرأسها نائبه وفي حال غيابهما يرأسها أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة يختاره مجلس الإدارة لذلك، وفي حال عدم اختيار مجلس الإدارة للعضو يرأسها أي شخص تختاره الجمعية العمومية. - لكل مساهم حق حضور الجمعية العمومية ويكون له من الأصوات ما يعادل عدد أسهمه، ويجوز لمن له حق حضور الجمعية العمومية أن ينيب عنه من يختاره من غير العاملين بها بمقتضى توكيل خاص ثابت بالكتابة ينص صراحة علي حق الوكيل في حضور الجمعية والتصويت على قراراتها. - يتعين أن يكون توقيع المساهم الوارد في الوكالة هو التوقيع المعتمد من إحدى الجهات التالية: الكاتب العدل، غرفة تجارة أو دائرة اقتصادية بالدولة، بنك أو شركة مرخصة بالدولة، أي جهة أخرى مرخص لها القيام بأعمال التوثيق. - يتعين أن يتضمن نموذج التوكيل أرقام التواصل بالمساهم واسم وأرقام التواصل الخاصة بممثل عن شركة الوساطة أو الجهة التي اعتمدت التوكيل. - للشخص الاعتباري أن يفوض أحد ممثليه أو القائمين على إدارته بموجب قرار صادر من مجلس إدارته أو من يقوم مقامه ليمثله في الجمعية. - إذا انسحب أي من المساهمين أو ممثليهم من اجتماع الجمعية العمومية بعد اكتمال نصاب انعقادها، فإن ذلك الانسحاب لا يؤثر في صحة انعقاد الجمعية. - عدم جواز مداولة الجمعية العمومية في غير المسائل المدرجة بجدول الأعمال باستثناء الوقائع الخطيرة التي تكتشف أثناء الاجتماع. - يحظر إدراج بند جديد إلى جدول أعمال الجمعية إلا في حالتين وهي: إذا تطلب اتخاذ القرار بشأن البنك الجديد إصدار قرار خاص من الجمعية العمومية، إذا كان البند الجديد يتعلق بعزل كل أو بعض أعضاء مجلس إدارة الشركة. - يكون لكل مساهم يحضر الجمعية العمومية حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال وتوجيه الأسئلة إلى أعضاء مجلس الإدارة. - تحرير محضر لاجتماع الجمعية يتضمن أسماء المساهمين الحاضرين وممثليهم وعدد الأسهم التي في حيازتهم بالإضافة أو الوكالة. - للهيئة والسلطة المختصة إرسال مراقب عن كل منهما أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعية العمومية. - إذا لم تتمكن الجمعية من اتخاذ قرار بتعيين مدقق حساباتها في اجتماعها السنوي، فللهيئة حق تعيين مدقق حسابات الشركة لمدة سنة مالية. - إذا رغبت الشركة في تعديل عقد التأسيس والنظام الأساسي فيجب إصدار قرار خاص من الجمعية العمومية بعد الحصول على موافقة الهيئة. - يتعين على الشركة نشر التعديلات المقترحة مع مبررات التعديل علي النظام الأساسي علي الموقع الإلكتروني وموقع السوق قبل الجمعية. - في حال تضمن جدول الأعمال بنداً بحاجة إلى قرار خاص بشأن بهيكلة الرأسمال أو الاندماج والاستحواذ أو استمرارية الشركة من عدمه، يتعين توفير التقرير والمستندات المتعلقة بهذا البند مرفقة بالدعوة وجدول الأعمال.