أطلقت الزمازمة خطة تشغيلية مرتكزة على تقديم خدمات ذات جودة وتوفير عبوات زمزم مبردة للحجيج الذين يقدر عددهم العام الحالي بنحو 850 ألف حاج. وتشهد الزمازمة خلال موسم حج العام الحالي قفزات نوعية في مستوى الخدمات وآلياتها، وذلك بما يتوافق مع توجيهات الحكومة الرشيدة في تطبيق معايير الحوكمة والجودة وتنفيذ خطة التحول الرقمي المنسجم مع رؤية 2030. وأوضح عضو مجلس إدارة الزمازمة العضو المنتدب، حسن أبو الفرج، أن الخطة التشغيلية تعتمد على هيكل تنظيمي مكوّن من تسع وحدات مساندة، تشمل وحدات (المالية والميزانية- القانونية وإدارة العقود- الأمن السيبراني- العمليات وضبط الاتصالات - التواصل والتوعية- الطوارئ والسلامة- التدريب والتطوير). وتتجلى مهمة تلك الوحدات، في التنفيذ والإشراف على تنفيذ تسع برامج، وتشمل (مركز التوجيه والتفويج - النقل والخدمات اللوجيستية - التعبئة والإنتاج - التقييم والجودة في العمل - الخدمات المشتركة والتوظيف - مركز التحكم وتقنية المعلومات - المتابعة والمراقبة الذاتية - المخزون والخدمات المساندة - الخدمات الإضافية)، وذلك تحت إشراف أعضاء لجنة الموسم. وكشف العضو المنتدب للزمازمة حسن أبو الفرج، عن استحداث أول مركز تحكم ومراقبة ومتابعة تقنية يدار من خلال تسع سيدات كأول تجربة من نوعها في تاريخ الزمازمة حيث باشر الطاقم النسائي مهامه المتصلة بمنصة توصيل الإلكترونية وبرنامج رقابة ومتابعة تقني. وقال أبو الفرج: "تشتمل تنفيذ خطة موسم حج هذا العام 1443 هـ أحد عشر مرحلة، وهي (توظيف الكادر البشري حسب الاحتياج- تعبئة وتوزيع عبوات ماء زمزم- الحصول على معلومات المساكن- إنشاء وتسجيل المساكن في منصة زمزم- النقل والخدمات اللوجيستية- قياس مؤشرات الأداء- المراقبة والمتابعة– الخدمات الإضافية- إدارة المشاريع- الجودة- إدارة المخاطر). كما وضعت الخطة عدد من القيود والاشتراطات الخاصة لتقديم الخدمة، تتمثل في أن يكون المسكن مسجل في المسار الإلكتروني المرتبـط بمقام ومركز معلومات وزارة الحج والعمرة- أن يكون المسـكن مسـجل في منصة زمزم المرتبط بمقام ومركز معلومات شـركة الزمازمة- عمل مطويات توعوية بسبع لغات توضح كمية ماء زمزم المسـتحقة يومياً وكيفيـة طلب الكميات الإضافية. وبين "أبو الفرج" أن الفريق التنفيذي للزمازمة بدأ في تنفيذ الخطة التشغيلية منذ لحظة استقبال ضيوف الرحمن ووصولهم مركز التوجيه بطريق المدينة- مكة المكرمة، بمعدل عبوتين لكل حاج تسلم داخل الحافلات على مدار الساعة، وإيصال ماء زمزم لمساكن ضيوف الرحمن طيلـة فترة تواجدهم بمكة المكرمة، على أن يكون توزيعها كل 3 أيام، ثم توديع ضيوف الرحمن بمركز مراقبة التفويج بطريق مكة المكرمة- المدينة بعبوات الماء المبردة، بالإضافة إلى تقديم الخدمات الإضافية لمن يرغـب من المؤسسات والشركات العاملة في مجال خدمة ضيوف الرحمن بالجودة المطلوبة. وأكد العضو المنتدب أن الزمازمة، وفي سبيل تحقيق هذه الخطة المحكمة، ذات الرؤية المتكاملة المدروسة بعناية فائقة، وضعت عدداً من المبادرات، تتمثل في إنشاء منصة تقوم بجميع المهام (التوزيع- النقل– المتابعة) آلياً، إلى جانب وجود باركود QR Code على عبوات الماء المقدمة، توضح للحاج كيفية طلب الخدمة الأساسية والإضافية. وتقدم العام الحالي مبادرة استبدال عبوات ماء زمزم سعة 20 لتر إلى 4 عبـوات مختلفـة السعات، وتوزع على الحاج بمعدل لتر لكل يوم طوال فترة إقامته بمكة المكرمة، وأخيراً مبادرة تجهيز شركة الزمازمة عدد 60 سيارة، مصممة خصيصاً لتوزيع ماء زمزم على مساكن الحجاج. وقامت الزمازمة، أثناء وضع الخطة التشغيلية، بوضع ودراسة أهم التحديات التي يمكن أن تواجهها الجهات القائمة على تنفيذ الخطة أثناء موسم الحج، كما حددت كذلك الحلول التي يمكن أن تساهم في تخطي هذه التحديات، والتي تتمثل أبرزها في فقد المعلومة عن مسكن وعدد الحجاج، وموعد وصولهم، ويمكن التغلب على ذلك التحدي من خلال الربط مع المسار الإلكتروني، وتطوير الحصول على البيانات المطلوبة، وعقد اجتماعات مع شركات الطوافة لتزويد المعلومات بشأن المساكن حسب العقود المبرمة مع مكاتب شئون الحج. ومن أهم التحديات التي يمكن أن تواجه تنفيذ الخطة التشغيلية، العمل الورقي والكتابي في إنهاء العمل اليومي، وهذا التحدي يمكن التغلب عليه من خلال التحول الرقمي، وكذلك تحد لتعبئة اليومية الفورية لعبوات (20 لتراً) مما أدى لبطء العمل وقت الذروة لزيادة أعداد حجاج بيت الله الحرام ويمكن حل ذلك من خلال استخدام عبوات سعة (330) ملل جاهزة لتغطية أي أعداد من حجاج بيت الله الحرام. كما قامت الخطة التشغيلية بدراسة ووضع حل لتحدي صعوبة التعامل مع الكادر البشري الكبير خلال فترة الموسم، وذلك من خلال (استحداث مركز للتحكم، وإنشاء منصة زمزم يتم مـن خلالها استقبال طلبات زمزم، والـتأكـد من وصول الخدمة لضيوف الرحمن بأسرع وقت وبأقل عدد بشري ممكن ).