أطلقت هيئة أبوظبي للسياحة والثقافة بوابة أبوظبي لتصريح الفعاليات، وهو النظام الإلكتروني المحدّث والمطوّر الخاص بالخدمات الإلكترونية التي تقدّمها الهيئة للشركاء والمتعاملين في الإمارة لتسهيل الإجراءات المتعلقة بأعمالهم. خدمات وجودة عالية ويتميز النظام بمجموعة إضافية من الخدمات وبجودة عالية، إيماناً من الهيئة بأحقية الشركاء والعملاء بتسهيل إجراءات العمل الخاصة بهم، وسعياً منها لتطبيق أفضل الممارسات العالمية في مجال ترخيص وتنظيم المنشآت السياحية، وخدمات الترخيص والتصريح بمزاولة الأعمال ومتعلقاتها من إقامة معارض وتنظيم فعاليات وغيرها، وفق المعايير العالمية للجودة والتميز في الخدمات والتي تُعد من أبرز العوامل المحددة لهوية الوجهة السياحية. وكانت الهيئة قد أنجزت إعداد نظام إلكتروني في العام 2014 للتقديم على تصاريح المعارض والمؤتمرات التي تقام في إمارة أبوظبي إلكترونياً، وذلك بالتعاون والتنسيق مع كل من شركة أبوظبي الوطنية للمعارض ومكتب أبوظبي للمؤتمرات التابع للهيئة. ويُلزم نظام الخدمة الإلكتروني جميع المنشآت الفندقية بتقديم المستندات المطلوبة في النظام، وبضرورة التقديم عبر النظام الإلكتروني للحصول على التصريح بتنظيم كافة أنواع الفعاليات التي تشمل الاجتماعات والمؤتمرات والدورات التدريبية وورش العمل والمعارض وغيرها. تدريب العاملين وقالت أمينة البشري مدير قسم التوافق مع الأنظمة والقوانين وعمليات الترخيص في الهيئة: من منطلق الحرص على إشراك العملاء والشركاء الاستراتيجيين في إعداد وإطلاق المشاريع والمبادرات الجديدة قبل البدء بتطبيقها والعمل عليها، عملت الهيئة على تدريب العاملين في جميع المنشآت الفندقية على استخدام النظام الإلكتروني المحدث والمطوّر، الخاص بخدمات الترخيص والتصريح. وأضافت أنه تم تدريب جميع الجهات المشاركة فيه، وتم عقد مجموعة من ورش العمل لعدد كبير من هؤلاء الشركاء قبل البدء ببرمجة هذا النظام، وذلك لاستطلاع آرائهم واحتياجاتهم التي من شأنها تطوير جودة الخدمات المقدمة من خلاله. أسرع وأكثر سلاسة ويمكّن النظام الإلكتروني المحدّث مستخدميه من التقديم للفعاليات بشكل أسهل والحصول على الموافقات اللازمة إلكترونياً وبشكل أسرع وأكثر سلاسة، كما أن النظام بحلته الجديدة يوفر خدمة الحصول على الموافقات اللازمة من عدد من الجهات المعنية والمشاركة فيه. كما يساهم الترخيص الإلكتروني عبر الإنترنت في إرساء شفافية تامة في تشغيل النظام وتحقيق وفر كبير في وقت إنجاز المعاملات وبسهولة بالغة، عبر آلية مرنة تعكس التزام الهيئة بالتعامل مع الطلبات في أقصر مدة ممكنة. قاعدة بيانات واسعة سيكون النظام الجديد قادراً على تزويد الهيئة بقاعدة بيانات واسعة وغنية عن كافة الفعاليات المقامة في المنشآت الفندقية وغيرها، حيث يتطلب تنظيم أي معرض أو مؤتمر أو ملتقى في إمارة أبوظبي الحصول على تصريح من الهيئة، ومع أن إصدار التصريح مجاني حالياً، إلا أنه إجراء إلزامي ويعرض المخالف لعقوبات محددة في حال عدم الالتزام به، والسبب وراء إلزامية استخراج التصاريح هو توفير بيانات إحصائية عن فعاليات الأعمال في أبوظبي بما يمكن الهيئة من المساهمة في تنمية هذا القطاع، كما يتطلب الأمر تقديم نسخ عن جوازات سفر المتحدثين في هذه الفعاليات والمحاور التي تتناولها هذه الملتقيات الحوارية. ويتعين تقديم طلب التصريح عبر النظام قبل موعد الفعالية بخمسة أيام عمل على الأقل وإرفاق كل ثبوتيات الهوية المطلوبة للمتحدثين، وحتى في حال كانت المدة المتبقية لموعد تنظيم الفعالية أقل من خمسة أيام عمل ينبغي تقديم طلب التصريح ويتم مراعاة الظروف وأسباب التأخير.