يترسخ لدى الجميع قناعة في عالم اليوم أن تعلم وإتقان مهارات إدارة الوقت أصبحت مهمة شاقة، خاصة في عصر كثرت فيه عوامل التشتيت أكثر من أي وقت مضى. وهو ما أثبته برنامج Rescue Time في عام ٢٠١٩. حين قام البرنامج المتخصص في “إدارة الوقت”، بتحليل ١٨٥ مليون ساعة عمل من البيانات المجهولة التي لم يكشف مقدميها عن أنفسهم. وأظهرت نتائج التحليل أن العمال يقضون في المتوسط ساعتين و ٤٨ دقيقة فقط من الوقت الإنتاجي الفعلي على الأجهزة يوميًا. وهو ما دفع مستشارو إدارة “الإنتاجية والإرهاق” إلى التنويه على أنه يمكنك تحقيق أقصى استفادة من ساعاتك الإنتاجية من خلال التخطيط ليوم عملك مسبقًا، بالإضافة إلى تعلم مهارات إدارة الوقت. ورغم ذلك، وفي بعض الأحيان يمكن أن يبدأ التخطيط بخطوة صغيرة. وهو ما أشار له الأدميرال البحري الأمريكي المتقاعد “ويليام ماكرافين” في خطاب ألقاه في جامعة “تكساس” في “أوستن” حينما قال: “إذا كنت تريد تغيير العالم، فابدأ بترتيب سريرك”. ويسترجع الأدميرال “ماكرافين” ذكرياته، ويستكمل حديثه مشيرًا إلى أنه وأثناء وجوده في تدريب القوات البحرية الخاصة. كان معلموه يتفقدون سريره للتأكد من أنه مرتب بشكل مثالي. وأضاف: “إن الأمر بدا سخيفًا بالنسبة لي في البداية، ولكني كنت على يقين في النهاية أن إنجاز هذه المهمة الأولى سيمنحني شعورًا بسيطًا بالفخر، وهو ما شجعه على المضي قدمًا وإكمال المهام الأخرى”. فهرس المحتوي Toggle مهارات إدارة الوقت والمراجعة الأسبوعيةخطة عملك ساعة بساعةتنظيم اليوم وأفضل أوقات العملابدأ كل يوم بنجاحتخلص من التوترالعمل على المهام ذات الأولويةالعمل في مضمار السباقاستخدام قوائم المراجعة مهارات إدارة الوقت والمراجعة الأسبوعية تجنب مخيفات يوم “الإجازة” التي تثبط عزيمتك على التخطيط الجيد لأسبوعك، على سبيل المثال، تقضي “ماري بولين”، مستشارة سير العمل، بعض الوقت في أمسيات يوم الإجازة في التخطيط لكيفية قضاء أسبوع عملها، وتستعين بالتقويم من خلال “جوجل” لتحدد أولًا ما تسميه وقت “العقل وروح الجسد” للرعاية الذاتية. ثم تقوم “بولين” بتقسيم أوقات العمل وتخصيص البعض منها للاجتماعات، في حين تكرس باقي وقتها للالتزامات الأخرى، كما أنها تستخدم أيضًا استراتيجية لإدارة الوقت تسمى تقنية “بومودورو”، والتي تتضمن تقسيم المشاريع إلى مهام والتركيز عليها في فترات زمنية مدتها ٢٥ دقيقة. وهو ما صرحت به قائلة: “أعتقد أن اليوم المثمر يبدأ دائمًا بأسبوع مثمر”، ومع ذلك، احرص ألا تستغرق جلسة التخطيط وقتًا طويلًا. ويؤكد ذلك “كي هاي”، مؤسس موقع “راد ريدس”، وهي نشرة إخبارية وموقع إلكتروني يستكشف الإنتاجية والمال والطموح، عندما صرح قائلاً: “عشر دقائق في ليلة الإجازة يمكن أن توفر لك ساعات خلال أسبوع العمل”. خطة عملك ساعة بساعة نشعر أحيانًا كما لو أننا نقوم بالكثير من المهام خلال اليوم دون إنجاز ما نحتاج إليه، ولمواجهة ذلك، كتبت “لورا ماي مارتن”، المستشارة الإنتاجية التنفيذية في “جوجل”، عن قائمة ساعة بساعة وكيفية تخطيطها لقضاء اليوم التالي. وتعتقد “مارتن” أن هذا النهج يشبه وضع جدول أعمال لاجتماع ما وحول ذلك قالت: “إذا قمت بوضع جدول أعمال لاجتماع ما، فسيكون الجميع مؤهل ذهنيًا، ويعرفون بالضبط ما الذي ستتحدث عنه، ويبدأ الاجتماع بشكل صحيح”. تنظيم اليوم وأفضل أوقات العمل إذا كنت تعمل من المنزل، فقد يكون لديك المزيد من المرونة في ساعات عملك، وقد تتمكن من بدء يومك مبكرًا، ومع ذلك، خذ قسطًا من الراحة للمشي في منتصف الصباح، وابدأ مهامك وأرسل رسائل البريد الإلكتروني لاحقًا عندما تكون في أقصى درجات اليقظة في فترة ما بعد الظهيرة، ولا تنسي أن كل هذه من ضمن مهارات إدارة الوقت التي لا ينبغي إغفالها. وتشير “مارتن” إلى أن فهم كيفية مد وجزر طاقتك يمكن أن يساعدك في جدولة يومك في الوقت الذي تعمل فيه بشكل أفضل. ابدأ كل يوم بنجاح ومجددًا نعود إلى “هاي” الذي دعم طريقة الأدميرال “ماكرافين” وهي أن تبدأ يومك بتحقيق نجاح سهل، مثل ترتيب سريرك؛ حيث قال: “من خلال ترتيب سريرك، تكون قد حصلت على نجاح قابل للتكرار قبل أن يفتح بقية العالم أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة به”. وأضاف: “وإذا كنت شخصًا صباحيًا يمكنك أيضًا إكمال إحدى المهام المرتبطة بأهدافك طويلة المدى” ويفسر الأمر ويقول: “فكر فيما إذا كنت قد عملت للتو على أعلى مستوى من المهارة، وهو أمر يمكنك القيام به في تلك المرحلة من حياتك لمدة ٢٥ دقيقة كل صباح طوال حياتك المهنية بأكملها، فإذا ما كنت تريد فعل أي شيء من العمل، سيكون لديك في حياتك”. تخلص من التوتر قبل أن تبدأ في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، حاول ترويح وتنشيط نفسك حتى لو لفترة قصيرة، كما تقول “إميلي باليستيروس”، مدربة إدارة الإرهاق، كل ما عليك فعله أن تضع سماعات الرأس وتستمع إلى أغنية مبهجة قبل أن تبدأ العمل لهذا اليوم لتحصل على المزاج المناسب. العمل على المهام ذات الأولوية على الرغم من أن يوم العمل النموذجي يستمر ثماني ساعات، فإن بعض الأشخاص يكونون منتجين لجزء صغير فقط من تلك الساعات. وهو ما وضحه “هاي” حينما قال: “نظرًا لأني أمتلك أكبر قدر من الطاقة في الصباح، أعلم أني بحاجة إلى إكمال عملي الاستراتيجي والإبداعي قبل الظهر”، وأضاف: “وبمجرد أن تقرر ما هي أولوياتك لهذا اليوم، يجب عليك تحديد الأولويات العليا عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة”. العمل في مضمار السباق ابحث عن المدة الزمنية التي يمكنك العمل فيها دون انقطاع والتزم بها، تعمل السيدة “باليستيروس” بزيادات مدتها ٥٠ دقيقة، وتنتهي بـ”كتل الطاقة” لمدة خمس دقائق. وتوصي بوضع قائمة بما تريد القيام به حتى لا تنشغل بهاتفك خلال هذه الاستراحات القصيرة، وقد يشمل ذلك تناول وجبة خفيفة، أو الذهاب في نزهة قصيرة، أو القيام بعمل منزلي صغير، وتشير قائلة: “مواعيد العمل الثابتة تخلق إلحاحًا، أكثر مما يخلق التركيز”. استخدام قوائم المراجعة كما توصي “باليستيروس” بالاحتفاظ بقائمتين في متناول اليد وهما، قائمتي “المهام” و “التشتيت”، وتؤكد قائلة: “إن قائمة المهام موجودة لتذكيرك بأولوياتك أثناء دخولك مضمار السباق، في حين تمثل قائمة التشتيت كل ما يمكن أن يعرقلك”. على سبيل المثال، التذكر أنك تحتاج إلى إرسال رسالة نصية إلى صديقك، أو تحتاج إلى شراء شيء ما من الماركت، لذا؛ تقترح تخصيص وقت في نهاية اليوم لإنجاز الأساسيات المدرجة في قائمة مصادر الإلهاء. بقلم / أليسون بوهلي المقال الأصلي (هنــــــــــــا). الرابط المختصر :