تعمل وزارة الحج على تكثيف لقاءاتها واجتماعاتها لمتابعة الخدمات والتأكد من جاهزية المرافق المتوفرة في المشاعر المقدسة والتنسيق مع كافة الجهات ذات العلاقة للنهوض بالخدمة المقدمة لحجاج بيت الله الحرام وفق تطلعات وتوجيهات ولاة الأمر حفظهم الله، وبمتابعة وإشراف مباشر من معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار من تسخير كافة الامكانات وبذل قصارى الجهود المتاحة من أجل أن يؤدي ضيوف الرحمن مناسكهم بكل يسر وسهولة. وتصدرت هذه اللقاءات إقامة ورشة عمل حول جاهزية الخدمات بمخيمات إسكان الحجاج بالمشاعر المقدسة، والتي دعي خلالها كافة الجهات الخدمية ذات العلاقة من أمانة العاصمة المقدسة ومشروع إسكان الحجاج بمنى وشركة المياه الوطنية ومعهد خادم الحرمين الشريفين لأبحاث الحج والعمرة، إضافة لإمارة منطقة مكة المكرمة، حيث عرضت كل جهة خططها التشغيلية لموسم حج 1437هـ. وأكد وكيل وزارة الحج لشؤون الحج الدكتور حسين الشريف أنه استكمالاً لهذه الجهود بادرت الوزارة وبحضور مدير عام المشاريع بالمشاعر المقدسة بوزارة الحج وممثل وزارة الداخلية ورؤساء مؤسسات الطوافة بتسليم مواقع مؤسسات الطوافة الأهلية لحجاج الخارج وهي: المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب آسيا، والمؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب شرق آسيا، والمؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول إفريقيا غير العربية، المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية، المؤسسة الاهلية لمطوفي حجاج ايران، والمؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا، محاضر تخصيص المخيمات بمشعري منى وعرفات لموسم حج هذا العام 1437هـ، وباتت كل مؤسسة على معرفة بمواقعها المخصصة لها لتتمكن من توزيعها على مكاتب الخدمة الميدانية التابعة لها لغرض تجهيز مخيماتها مبكراً مع ضرورة تفعيل الجهات الخدمية خططها التشغيلية لهذا الموسم.