ضبطت وزارة العدل إجراءات استلامها وتسليمها للمعاملات بـ10 اشتراطات جديدة، مؤكدة في تعميم اطلعت على نسخة منه أن مركز الاتصالات الإدارية سيعيد المعاملات التي لم تتم فهرستها وترتيبها وإرفاق صور الخطابات الصادرة ومرفقاتها وغيرها من الاشتراطات العشر. وشددت الوزارة على منسوبيها ضرورة الالتزام بالتعميم المتعلق بتنظيم المعاملات وضبط عمليات الاستلام والتسليم للمعاملات, والتعميم السابق بشأن تنظيم توريد وتصدير المعاملات وفهرستها وتوجيه الأساس والصور ومتابعة تسليمها للمختصين لتحديد المسؤولية لسرعة إنجازها وعدم فقدانها. وقالت المصادر إن الوزارة لاحظت على معظم المعاملات الواردة إلى مركز الاتصالات الإدارية بالوزارة عدم الالتزام بما سبق التأكيد عليه بترتيب أوراق المعاملة وفهرستها وتوزيع الصور المرفقة بأصل الخطاب على الجهات الموجهة لها وما يسببه ذلك من تأخير في وصول وانجاز المعاملات التي ترد لإدارات الوزارة أو تصدر منها. الاشتراطات العشر تمثلت بالتالي: ١- تحديد اسم الجهة المرسل إليها بدقة على الظرف البريدي، وعدم الاكتفاء بذكر مسمى (وزارة العدل) إذا كان الخطاب موجهاً لإحدى الإدارات التابعة للوزارة. ٢- أن يتم فهرسة كامل أوراق المعاملة وترقيمها وعند وجود نقص أو زيادة بالمرفقات الخاصة بالمعاملة أو تعديل في إجراءات المعاملة فإنه يتم تحرير خطاب رسمي بذلك بتوقيع المسؤول في الإدارة لتعاد المعاملة بموجبه. ٣- ضرورة إكمال جميع البيانات الخاصة بالمعاملة المدخلة في نظام الاتصالات الإلكتروني عند تصديرها. ٤- أن يتم الإشارة بوضوح بالخطاب بما هو مطلوب إرفاقه بأصل الخطاب سواء كامل المعاملة أو بعض مرفقاتها أصل أو صورة وفي حال عدم إرسال المعاملة للجهة الموجه إليها الخطاب يوضح بالصور الجهة التي سيحال لها كامل الأساس (أصل المعاملة). ٥- أن يتم تدوين الرقم والتاريخ على جميع صور الخطاب وتسليم الصور لجهاتها ويتم التأكد دورياً من استلام الجهات الموجه لها الأصل والصور بنظام الاتصالات الإلكتروني. ٦- عدم تسليم المعاملات للمراجعين وأن يتم تسليم أصل المعاملات الصادرة أو الواردة للموظف المختص باستلام المعاملات بمكاتب وإدارات الوزارة, وأن يتم تسليم المعاملات الصادرة خارج مبنى الوزارة للمختص بالاتصالات الإدارية لإرسالها عبر المراسل الخارجي للبريد. ٧- الالتزام بكتابة (سري) على ظرف المعاملة السرية مع اختيار أيقونة (سري) في نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني. ٨- ضرورة إنها كامل الإجراءات لنظام الاتصالات عند استلام وتصدير المعاملة بنفس الرقم وعدم إحداث رقم جديد لها ووضع (الورق المقوى) للمعاملات حفاظاً عليها. ٩- التحقق من إرفاق كامل الصور مع الخطابات والقرارات مرقمة ومرتبة ومفهرسة حسب النظام من قبل أقسام الاتصالات الإدارية المختصة قبل إرسالها لمركز الاتصالات الإدارية بالوزارة وعلى أن توقع أو تختم الصورة لضمان مطابقة الصورة لأصل الخطاب. ١٠- الالتزام بعدم كتابة لفظ الجلالة على الظرف البريدي لحمايته من التعرض للإهانة.