أطلقت وزارة التجارة والاستثمار نظام "الجمعيات الإلكتروني" الذي يساعد شركات المساهمة المقفلة في جميع مناطق المملكة على التقدم بطلب عقد اجتماع جمعية المساهمين وجدول أعمالها من خلال القنوات الإلكترونية فقط وذلك عبر بوابة أعمال http://aamal.sa على الموقع الإلكتروني للوزارة. وتأتي هذه المبادرة امتداداً لمبادرات الوزارة الرامية لتحسين البيئة التجارية والاستثمارية وتعزيز التنافسية في المملكة ضمن مبادراتها في برنامج التحول الوطني 2020 بما يحقق أهداف رؤية المملكة 2030. وأوضحت الوزارة أن نظام "الجمعيات الإلكتروني" يتيح خدمات الجمعيات التحولية، ودعوة الشركات لعقد اجتماع جمعيات المساهمين بنوعيها العادية وغير العادية، واستعراض بنود جدول أعمال الجمعيات حسب نوع الجمعية والمعلومات التفصيلية الأخرى والمستندات المتعلقة بالبنود، إضافة إلى الأحكام التي يجب على الشركات المساهمة مراعاتها عند تقديمها للطلب إلكترونياً. وتتيح الخدمة، أيضاً، لمفوض الشركة إدخال بنود الاجتماع، وتحديد موعده وذلك من خلال نظام تفاعلي مرن ومتعدد الاستخدامات عبر نماذج إلكترونية موحدة لتسهيل عملية طلب انعقاد الجمعيات من قبل الشركات، وتطبيق آليات التحقق للمعلومات المدخلة. وتشمل الخدمة كذلك إرسال إشعارات لمقدم الطلب حول أي ملاحظات على البنود المدخلة يتعين على الشركة تعديلها تمهيداً لانعقاد الجمعية، بالإضافة إلى إشعار مندوب الوزارة بعد اكتمال الطلب، وذلك للجمعيات التي تتطلب حضور مندوب، ويتضمّن أيضاً خدمة إبلاغ مفوض الشركة بضرورة تحديث نتائج جمعية المساهمين بواسطة النظام الإلكتروني بعد تاريخ انعقاد الجمعية. وتتمثل أهداف خدمة نظام "الجمعيات الإلكتروني" في إرساء أفضل ممارسات حوكمة الشركات وزيادة مستوى الشفافية والإفصاح، بالإضافة إلى تلبية متطلبات الشركات من خلال توفير أدوات تساعد على إعداد وعرض وحفظ البيانات المتعلقة بجمعيات المساهمين. ويمكّن النظام المستثمرين والمهتمين من تحميل وحفظ جدول أعمال الجمعيات ونتائجها، والبيانات التاريخية لقرارات جمعيات المساهمين بمرونة وسهولة. وتأتي هذه الخطوة بهدف تطوير وتنظيم قطاع الشركات بالمملكة، وحماية المستثمرين من الممارسات غير العادلة وغير السليمة، والعمل على تحقيق العدالة والكفاية والشفافية في معاملات بيئة الاستثمار المحلية، تبعاً لاستراتيجية الوزارة الرامية إلى تطوير القطاع التجاري. وتساعد كذلك في إزالة معوقات الاستثمار وتحسين البيئة التنظيمية من خلال تطوير الأدوات التي تساعد الشركات على تحقيق أعلى مستوى من الالتزام بمتطلبات الأنظمة التشريعية والتعليمات الصادرة. جدير بالذكر أن وزارة التجارة والاستثمار قد أطلقت الوزارة أوائل العام 2016م البوابة الإلكترونية "أعمال" والتي تتيح خدمات النشر المباشر لأخبار الشركات وأخبار جمعيات المساهمين، إضافة إلى بيان بمرشحي مجالس إدارات الشركات قبل موعد انعقاد الجمعيات، وكذلك إتاحة تحديث أسبوعي لتقويم مواعيد جمعيات المساهمين على مستوى مناطق المملكة. وتقوم الوزارة وبشكل دوري بمراجعة الإجراءات وتسهيلها مثل إتاحة خدمات تأسيس المنشآت التجارية وإصدار سجلات الشركات والمؤسسات إلكترونياً.