أكدت إدارة الأوقاف الجعفرية تقديرها واحترامها لديوان الرقابة المالية والإدارية، والذي يعد إحدى ثمرات العهد الاصلاحي لجلالة الملك حفظه الله ورعاه، مؤكدة التزامها بالتعاون الكامل مع ديوان الرقابة في إطار صلاحياته القانونية بمراقبة أداء إدارات ومؤسسات الدولة ومساعدتها في معالجة مواطن الخلل والقصور، وتنفيذ جميع الملاحظات المتوافقة مع القوانين والأنظمة. وبينت الإدارة أنها أبدت كامل التعاون مع فريق ديوان الرقابة المالية والإدارية الذي قام بمهمته في الإدارة على مدى عدة أشهر لمتابعة تنفيذ ملاحظات أعمال الرقابة على استثمارات ومشاريع الإدارة التي تضمنها تقرير الديوان في العام الماضي. وفي هذا الإطار أصدرت إدارة الأوقاف الجعفرية بياناً تفصيلياً يتضمن توضيحاً لكافة النقاط الواردة في التقرير الصادر من ديوان الرقابة المالية والإدارية، وانطلاقاً من ايمانها الراسخ بأهمية توصيات الديوان والتزامها بنهج الشفافية في كافة أعمالها، فقد قدمت الإدارة ردوداً شارحة لجميع الملاحظات الواردة في التقرير. وقد سجل تقرير ديوان الرقابة بالإشادة تنفيذ عدد من الخطوات المهمة، ومنها افتتاح مركز خدمات المستثمرين في مبنى الإدارة الكائن بالمنامة وتدشين نظام «بوابة العقارات الوقفية الاستثمارية» - الواجهة الإلكترونية الجديدة بالتعاون مع مجموعة الأمثل للاستشارات والبرمجة- وذلك لتقديم طلبات الاستثمار والاستئجار - وعرض جميع العقارات الوقفية للمجتمع لأول مرة في تاريخ الإدارة بما يعزز من الشفافية والتنافسية في تنمية الإيرادات الوقفية. وبينت الإدارة أن رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية وتطبيقاً لتوصيات ديوان الرقابة العام الماضي، اتخذ العديد من القرارات التطويرية بناءً على ملاحظات الفريق أثناء قيامه بمهمته الأخيرة، وهي على النحو التالي: 1- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية تعميماً بتشكيل لجنة دائمة للرقابة في الإدارة، يقع على عاتقها متابعهة تنفيذ كافة الملاحظات الرقابية ومناقشتها مع الجهات الرسمية ومتابعة التزام الإدارة بها. 2- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً إلى قسم الشؤون القانونية بمتابعة ملاحظات الإدارة وطلباتها المتعلقة بالدعاوى المرفوعة من وعلى أحد المستثمرين. 3- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً إلى قسم التسجيل بتنفيذ ملاحظات الإدارة بحصر الأراضي الوقفية غير المصنفة، وقد باشر القسم المعني العمل في إعداد التقرير المذكور. 4- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً إلى رئيس قسم الحسابات لمتابعة توصية فريق الرقابة ببيع الأسهم انسجاماً مع القرار الصادر من مجلس الأوقاف في هذا الشأن. 5- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية تعميماً بتشكيل فريق عمل من عدد من الأقسام لجرد وثائق الملكية ومطابقتها بالنظام الالكتروني واستخراج الفاقد منها (إن وجد). 6- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً إلى قسم الإيجارات وقسم الخدمات الهندسية بإبقاء المادة المتعلقة بالجدول الزمني لتنفيذ المشروع وتكليف قسم الخدمات الهندسية مسؤولية المتابعة. 7- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً الى قسم الإيجارات بادراج بند المدة الزمنية لتنفيذ المشروعمن قبل المستثمر، مع الإشارة الى تمديد المدة في حال تأخر الحصول على التراخيص. 8- أصدر رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية توجيهاً بتوثيق النظام المعمول به في لجنة المزايدات، وعرضه على مجلس الأوقاف الجعفرية لمناقشته. إجراءات رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية أكدت إدارة الأوقاف الجعفرية أنّ رئيس الأوقاف الجعفرية لم ينفرد بالقرار في التأجير والإعفاء والتخصيص كما أشار بذلك ديوان الرقابة، حيث أن الإدارة ملتزمة بعرض جميع القرارات على مجلس الأوقاف الجعفرية طبقاً لنص اللائحة الداخلية. ويقوم المجلس بإقرار توصيات اللجان المنبثقة منه، ومراقبة سلامة الإجراءات وتطبيق آليات ومعايير التأجير في الإدارة. وبينت الإدارة أنّ عملية التأجير هي من اختصاص لجنة الكشف والإيجارات المنبثقة عن المجلس والتي يشارك في جلستها ممثلون عن جميع أقسام الادارة التنفيذية مضافاً الى المستشار العقاري وثلاثة من أعضاء مجلس الأوقاف، ولا يحضر معهم رئيس مجلس الأوقاف، وانما تحال اليه قرارات اللجان للاعتماد ثم تحول الى قسم الايجارات لإبرام عقد الايجار ثم يوقعها الرئيس وتدرج للاعتماد النهائي في ما يستجد من أعمال في محضر كل جلسة من جلسات مجلس الأوقاف. وفي هذا الإطار تجدد الإدارة نفيها واستغرابها الشديد من الاتهام المتكرر للرئيس بالاستفراد بالقرار على نحو يخالف الواقع، في حين أنّ جميع القرارات تعرض على مجلس الأوقاف الجعفرية كما نوه بها تقرير الرقابة نفسه في الجدول الذي تضمنه التقرير بجانب التوصية المذكورة. وأكدت إدارة الأوقاف الجعفرية أنها معنية وملتزمة ببتطبيق قانون الأوقاف الجعفرية لسنة 1960 واللائحة الداخلية، والقرارات الصادرة تبعاً لها، وليست ملزمة قانوناً بتطبيق افتراضات مبنية من طرف أحادي في تفسير المواد، وبخلاف القوانين واللوائح والسيرة الجارية في مجالس الأوقاف الجعفرية المتعاقبة. ولقد سبق وأن قامت الإدارة بتفنيد هذا الاتهام الذي لا يعكس الواقع مع الأسف الشديبد، حيث أنّ جميع القرارات المتعلقة بالتأجير تتخذها اللجنة المنبثقة عن المجلس ويقرها الرئيس وتعرض على مجلس الأوقاف لإقرارها.وسلمت الإدارة تقريراً لمعالي وزير العدل والشؤون الإسلامية والأوقاف يتضمن تفصيلاً لكافة الوقائع التي أشار إليها التقرير في حينه والتي تؤكد اعتماد مجلس الأوقاف الجعفرية لعقود التأجير وقرارات التسويات القانونية طبقاً لتوصيات اللجان. وتوضح الإدارة أنّ تطبيق الاقتراح المقدم من ديوان الرقابة في هذا الشأن – مع كامل الاحترام والتقدير له- بوجوب العرض المسبق لقرارات التأجير على المجلس لم ينص عليه قانون الأوقاف الجعفرية لعام 1960، بل سيخسر الإدارة مبالغ طائلة، نظراً لكون اجتماع مجلس الأوقاف يعقد مرة شهرياً ولديه العديد من المهام ضمن جدول الأعمال مما يعني تعطيل إبرام العقود، وهو أمر مخالف لكل أعراف المجالس والمؤسسات، ومخالف للسيرة الجارية في مجلس الأوقاف الجعفرية منذ تأسيس الإدارة حتى الآن. كما أن هذا المقترح يخالف مبادئ الحوكمة الإدارية الحديثة، حيث أن دور المجالس هو مراقبة أعمال الإدارة التنفيذية والتأكد من التزامها بمطابقة وسلامة الإجراءات، وهو ما أشار إليه ديوان الرقابة نفسه في موضع آخر، من ضرورة اقتصار عمل لجنة الكشف والإيجارات على مراقبة عمل الإدارة. تنظيم المناقصات وفيما يتعلق بالمناقصات والمزايدات ذكرت إدارة الأوقاف الجعفرية أن مرسوم بقانون رقم (36) لسنة 2002 بشأن تنظيم المناقصات والمشتريات الحكومية استثنى إدارتا الأوقاف السنية والجعفرية من نطاق إجراءاته.وجاء في المادة الثالثة من المرسوم :» إنه مع عدم الاخلال باحكام المعاهدات والاتفاقات النافذة في مملكة البحرين يعمل باحكام هذا القانون في شأن تنظيم عمليات الشراء للسلع والانشاءات والخدمات وتسري أحكامه على كل الوزارات والهيئات والمؤسسات العامة والبلديات والجهات الحكومية التي لها موازنة مستقلة او ملحقة والشركات المملوكة بالكامل للدولة ومجلسي الشورى والنواب ويستثنى من نطاق تطبيقه ادارتا الاوقاف السنية والجعفرية...». وبالرغم من ذلك فإن الإدارة ملتزمة بإجراءات المناقصات والمزايدات والمشتريات طبقاً لآلياتها الداخلية، حيث لا تمر أي مناقصة دون موافقة ومصادقة مجلس الأوقاف الجعفرية عليها. مبالغ التأمين الفرعية وفيما تضمنه تقرير ديوان الرقابة من أن الإدارة استمرت في تسجيل المبالغ المستلمة من المستاجرين المنتهية عقودهم في حساب التامينات، وذلك دون أن تقوم بالاحتفاظ بحسابات فرعية لهذا الحساب باسم الأوقاف المعنية، بينت الإدارة في هذا الصدد أنها سبق وأو أوضحت أنّ الحسابات الفرعية مرصودة حسابياً وهي في قوة الموجود، بل وان الإدارة استخدمتها في بعض الأحيان لصالح احتياجات ومتطلبات طارئة للجهات الاصلية الموقوفة عليها، ما يدل على معرفة الإدارة بها. عدم تجزئة الاعمال المرتبطة بالمشاريع الانشائية أوضحت الإدارة تعليقاً على توصية الديوان بشأن عدم تجزئة الأعمال المرتبطة بالمشاريع الإنشائية، أنه في غالبية الأحيان تقوم الإدارة بتطبيق الملاحظة في سائر المشاريع الصغيرة والمتوسطة التي تعهد بها الى مقاول واحد على النحو الوارد في التوصية،إلا أنه في أحيان أخرى لجأت الإدارة إلى تنفيذ مشاريع في وقت متزامن في العديد من المواقع التابعة لها.الالتزام بابرام اتفاقيات مع المقاولين والموردين ذكرت الإدارة أنّ القاعدة الأساس هي التزام الإدارة بابرام اتفاقيات مع المقاولين والموردين قبل الشروع في تنفيذ المشاريع، الا انه وفي بعض الأحيان ولأسباب تضتضيها الضرورة او صفة الاستعجال تلجا الإدارة الى تنفيذ المشاريع، وهذا الامر ينحصر على بعض المشاريع الصغيرة كاعمال الصيانة المتعارف عليها والدارجة والمتعارف على أسعارها في السوق.تفعيل موافقة الإدارة على التصاريح الهندسية لمشاريع المستأجرين بينت الإدارة في هذا الشأن أنها ملتزمة بتتفعيل البند المذكور والذي يعتبر شرطاً من اشتراطات منح المستثمر الرخصة النهائية الموجهة الى البلدية، بدليل ان خمس حالات من اصل 12 التزمت بها الإدارة، إلا أنه يجب الإشارة والتنويه الى وجود العديد من الأمور الفنية في هذا الجانب، ومنها تأخر بعض المستاجرين في الحصول على التراخيص والتصنيف المتغير للمنطقة، ووجود عقبات لوجستية في العقار مثل الاستقطاع او التجميد للتخطيط وغيرها من الأمور، والإدارة مستعدة لمناقشة الحالات السبع المشار اليها بالتواصل مع أصحابها. الأراضي الوقفية المتعدى عليها وبشأن التوصية المتعلقة بالإسراع باتخاذ الاجراءات القانونية لاستعادة الأراضي المتعدي عليها ومطالبة من استغلها بالتعويضات المناسبة أوضحت الإدارة أنّ ملف هذه الأراضي يعود لسنوات طويلة ولم يحدث في عهد المجلس الحالي، وإنما تمت في عهد أحد المجالس السابقة من فترات طويلة. وذكرت الإدارة أنه ليس صحيحاً ما ذكره الديوان من أن الإدارة قامت بتجاهل هذا الامر، حيث أنّ مجالس الأوقاف المتعاقبة دأبت على مطالبة مستغلي تلك العقارات بارجاعها ، ومخاطبة الجهات الرسمية العليا واحاطتها بطلب مجلس الأوقاف في هذا الشأن، علماً أن بعض تلك الأراضي متداخلة وتقع ضمن أملاك الغير، وتم اطلاع فريق الرقابة على المخاطبات التي قامت بها الادارة والمجالس المتعاقبة والمجلس الحالي بشأن التمسك الكامل بالمطالبة بها وعدم التنازل عنها بأي حالٍ من الأحوال، كما ستقوم الإدارة برفع الامر مجددا الى معالي وزير العدل والشؤون الإسلامية والاوقاف للتوجيه اللازم في هذا الشأن.وضع إجراءات مناسبة ومحكمة لتنظيم عملية استلام التسعيرات بينت الإدارة أنها ملتزمة بالإجراءات المنظمة للمناقصات والتي تسلم في صندوق خاص، ولا تفتح إلا في اللجنة المعنية بالمناقصات والمنبثقة عن مجلس الأوقاف، ويدون محضر بذلك.مراجعة مهام لجنة الكشف والايجارات وبخصوص هذه التوصية المتعلقة بمراجعة مهام لجنة الكشف والإيجارات وجعل التأجير من مهام الإدارة التنفيذية، بينت الإدارة إنّ مجلس الأوقاف الجعفرية ملتزم بالعمل بقانون الأوقاف الجعفرية للعام 1960 والقرارات التنفيذية، وهذه السيرة الجارية في مجالس الأوقاف المتعاقبة على مدى عشرات السنين ، حيث أن المعمول به حالياً أن اللجنة المنبثقة عن المجلس والمعنية بالكشف والإيجارات هي التي تتخذ القرار بالتأجير، والتي يصادق عليها رئيس المجلس، ومن ثم ترفع لمجلس الأوقاف الجعفرية للمصادقة عليها، بما يضمن الالتزام بالجوانب الرقابية والإشرافية على عمليات التأجير.كما أنّ هذه التوصية تتعارض مع توصيات أخرى في ذات التقرير أوصت بمنح سلطة التأجير لمجلس الأوقاف الجعفرية. إعداد قائمة الاراضي غير المصنفة بينت الإدارة أن العمل جارٍ على إعداد قائمة الاراضي غير المصنفة ووضع خطة من قبل قسم التسجيل لمتابعتها، وتنوه الإدارة بأنّ التصنيف يندرج ضمن اختصاصات سعادة وزير الأشغال وشؤون البلديات والتخطيط العمراني ( كما أشار بذلك ديوان الرقابة نفسه في معرض اعتراضه على قيام المجالس البلدية باتخاذ قرارارت بتصنيف الأراضي).وفي هذا الإطار تم الاجتماع مع سعادة وزارة الأشغال والبلديات والتخطيط العمراني وتم تشكيل لجنة مشتركة لمتابعة كافة القضايا التي تخص التراخيص والإجازات، والإدارة في تواصل دائم مع وزارةالأشغال وشؤون البلديات فيما يتعلق بتسريع تصنيف الأراضي. مشروع صيانة وتطوير مسجد الشيخ عزيز وبشأن الحيثيات المتعلقة بمشروع صيانة وتطوير مسجد الشيخ عزيز في منطقة السهلة تود الإدارة أن تبدي استغرابها لإعادة طرح ذات الملاحظة التي أوردها الديوان في العام الماضي، حيث سبق وأن شرحت الإدارة جميع الملابسات ذات الصلة بالمشروع على نحو وافٍ عدة مرات. وتنوه الإدارة بأنها قامت بافتتاح مشروع تطوير مسجد الشيخ عزيز في منطقة السهلة، حيث شهد المسجد تطويراً شاملاً وبحلة متميزة معمارية تعد الأهم والأكبر في تاريخه والتي تضاعفت معها اليوم القدرة الاستيعابية له لتتسع لأكثر من 500 مصلٍّ ومصلية، بما يلبي الزيادة المضطردة لمرتاديه، كما قامت الإدارة لأول مرة بتوظيف طاقم إداري رجالي ونسائي يعمل وفق نظام النوبات لتغطية فترات ارتياد المسجد في الفترتين الصباحية والمسائية.إعداد وتدقيق الحسابات المالية للإدارة وبشأن التوصية المتعلقة بقفل حسابات الإدارة للسنوات من 2009 إلى 2015 وإعداد البيانات المالية الخاصة بها وتدقيقها، والمتراكمة لسنوات طويلة قبل تعيين المجلس الحالي، أكدت الإدارة أن العمل جارٍ على تنفيذ التوصية المذكورة حسب لائحة الأوقاف حيث أشار تقرير الرقابة إلى ذلك التطور الإيجابي المهم، حيث أبرمت إدارة الأوقاف الجعفرية اتفاقية مع شركة جرانت ثورنتون عبدالعال لتقديم الدعم الفني المحاسبي والتدقيق الداخلي لإعداد البيانات المالية والتسوية البنكية لأجل متطلبات التدقيق الخارجي للبيانات المالية للإدارة.وتم الانتهاء من إعداد الحسابات حتى العام 2015 والعمل جارٍ على استكمالها لتغطي العام الحالي أيضاً. وتتماشى هذه الخطوة مع توصيات ديوان الرقابة المالية والإدارية التي سبق وأن أشار إليها بشأن ضرورة قفل حسابات الإدارة للسنوات الماضية وإعداد البيانات المالية الخاصة بها وتدقيقها، وقد اتخذ مجلس الإدارة قرارًا لتنفيذ التوصية المذكورة حسب لائحة الأوقاف، استكمالاً لما قطعته الإدارة من شوط كبير في عمليات الإصلاح والتحديث والتطوير الشامل.دليل السياسات والإجراءات نوهت الإدارة إلى أنها ابرمت اتفاقية تعاون مع شركة طلال أبو غزالة للاستشارات لإعداد دليل السياسات والإجراءات والذي يعتبر وثيقة شاملة تعرض السياسات وتحكم المعاملات والإجراءات الإدارية والمالية والمحاسبية الضرورية وتعزيز الرقابة على أموال وممتلكات ومطلوبات والتزامات إدارة الاوقاف الجعفرية. ويتمثل الهدف الاساس في هذا الدليل الأول من نوعه في تاريخ الإدارة في «توحيد إجراءات اتخاذ القرار، وتوثيق البيانات والمعالجة المحاسبية، والإدارة المالية لجميع المعاملات التي تتم بواسطة كل مستويات الهيكل التنظيمي وجميع الأقسام والوحدات التابعة للإدارة، إلى جانب التأكد من المحافظة على الأموال الوقفية والممتلكات والموجودات الأخرى للإدارة والتأكد من أن جميع المعاملات تتم بصورة صحيحة وعادلة». ويأتي توقيع هذه الاتفاقية بناءً على قرار مجلس الأوقاف الجعفرية في إعداد دليل دليل سياسات وإجراءات لأقسام ومجموعات ووحدات الأوقاف الجعفرية على أن تكون موافقة لأنظمة ديوان الخدمة المدنية واللوائح والقوانين المنظمة لإدارة الأوقاف الجعفرية،وذلك بما يتماشى مع رؤية وتطلعات ادارة الأوقاف الجعفرية وبما يتوائم مع أحد المعايير العالمية وافضل الممارسات المعمول بها. ويشمل نطاق عمل الاتفاقية هذه العملية اعداد دليل للسياسات والإجراءات لكل من الدوائر، والوحدات والأقسام التالية: مكتب رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية، امانة سر المجلس واللجان، قسم الموارد البشرية والخدمات الادارية، قسم الخدمات الهندسية وعمليات الصيانة، قسم الشئون القانونية وتسجيل الاوقاف، قسم الاستثمار والعقارات الوقفية، قسم البحوث وشؤون المساجد، قسم الحسابات والإيرادات الوقفية ومجموعة العلاقات العامة والإعلام.مشتريات ومشاريع الإدارة التي تتجاوز قيمتها ألف دينار أشارت الإدارة أنه تم تنفيذ التوصية من خلال الالتزام بممارسة عمليات الشراء طبقاً بأحكام المادة الخامسة من قرار رئيس مجلس الوزراء رقم (11) لسنة 1991 بشأن اللائحة الداخلية مجلسي الاوقاف السنية والجعفرية، ويتم عرض المشتريات التي تفوق سعرها على الالف دينار على لجان مجلس الاوقاف حسب الاختصاص، إلا أنه وفي بعض الحالات يوجد قرار من مجلس الأوقاف بتمرير شراء بعض المشتريات مثل المستلزمات الضرورية العاجلة لدور العبادة كالمكيفات المعروف سعرها في السوق على أن تعرض على مجلس الاوقاف لاعتمادها مجدداً أو التعاقد مع بعض الشركات المتخصصة، على سبيل المثال التعاقد مع شركات مزودة لاسقف جديد المساجد بتصميم خاص وموحد للادارة، وأخرى لتوريد الجرانيت، وهذا التوريد يوفر على الإدارة مبالغ كبيرة وطائلة من خلال الشراء الموحد، ويتم ذلك بموافقة مجلس الأوقاف الجعفرية. العقارات الوقفية المستثمرة من قبل الإدارة وبخصوص توصية ديوان الرقابة بشأن العقارات الوقفية المستثمرة من الإدارة، قامت الادارة بإلغاء عقود استئجار تلك العقارات واستثمارها بشكل مباشر لصالح الجهات الوقفية المعنية بها، وبدأت الإدارة في إجراء مراجعة شاملة للعقارات المستأجرة من الإدارة بغرض استثمارها لصالحها وتقديم تقرير شامل لمجلس الإدارة لاتخاذ اللازم بشأنها، وتود الإدارة التنويه بأن جميع العقود المشار إليها انتهت فترة الإيجار فيها أو شارفت على الانتهاء، حيث ستقوم الإدارة باجراء تخارج لهذه العقود بناءً على التوصية، وتوجيه تلك العقارات للاستثمار الأمثل. المبنى الإداري الجديد وبخصوص ملابسات قيام الإدارة باستئجار أحد العقارات الوقفية الكائنة في منطقة السيف كفرع إداري لها، بينت الإدارة أن الإدارة وبعد خروج المستأجر السابق للعقار (إحدى الوزارات الحكومية)، عرضت العقار المذكور للتأجير لعدة أشهر، ونظراً لعدم الحصول على مستأجر مناسب للعقار، اتخذ مجلس الأوقاف الجعفرية بصفته – طبقاً للقانون- السلطة المهيمنة على الأوقاف والجهة المعنية بتقدير مصلحتها، قراراً بإبرام عقد لاستئجار المبنى المذكور بعقد إيجار رمزي لحين تغطية الإيجار المناسب، حيث أنّ غرض التأجير ليس استثمارياً، ولا لمنفعة شخصية، وإنما استئجار المبنى لتوسعة النشاط الإداري للإدارة، كفرع إضافي يخدم شؤون جميع الأوقاف ضمن أعمال التوسعة والتطوير في الإدارة لمواكبة احتياجات المرحلة المقبلة. علماً بأن الوقف الذي يعود إليه المبنى مكتفٍ من الناحية المالية، ويتوفر في رصيد حسابه مبالغ كبيرة تزيد عن حاجة الوقف، كما أنّ الإدارة قدمت طلباً برصد مبلغ إيجاري مناسب للعقار ورفعت هذا الطلب ضمن بنود موازنتها المالية.