اعتمد صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان بن عبد العزيز رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، قرار اللجنة الإشرافية للبرنامج لإصدار قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة . وقال المدير التنفيذي للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المهندس طارق العيسى، أن هذه القواعد والإجراءات تأتي انطلاقاً من الحاجة إلى توافر أسس وقواعد عامة وثابتة لإقامة أربعة أنواع من فعاليات الأعمال في المملكة وهي المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتم اصدارها لمواكبة التطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وإيجاد إجراءات واضحة للمستثمرين فيها، إضافة إلى تخصيص محطة واحدة الكترونية لتيسير اصدار التراخيص الخاصة بها من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج. وبين العيسى، أن قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة صُنفت في وثيقة من أربعة فصول يتفرع منها (13) مادة تنظم عملية إقامة هذه النوعية من الفعاليات في المملكة وتشمل التعريفات، ونطاق القواعد والإجراءات، والشروط العامة، ومكان الفعالية، وبرنامج الفعالية، والفعاليات المصاحبة، وإدارة الفعالية، وإقفال وتقييم الفعالية، إضافة إلى الشروط العامة لإصدار ترخيص الفعالية، وإجراءات الحصول على ترخيص المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل، وتعديل زمان أو مكان أو موضوع الفعالية، والعقوبات والتظلم، مختتمة بنموذج التعهد بالالتزام بقواعد وإجراءات إقامة الفعاليات في المملكة. وأبرز ماجاء في قواعد إقامة المحاضرات والدورات التدريبية وورش العمل والاجتماعات بأنه يمنع إقامة هذه الفعاليات في المملكة دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، وضرورة المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ الفعالية، وأن يتم تسمية الفعالية بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر باللغة العربية والإنجليزية على أن يكون ذو دلالة لمحتوى الفعالية، وأنه يجوز للمنظم بعد انتهاء الفعالية تقديم مشهد أو شهادة حضور للحاضرين، وفي حال تضمنت شهادة الحضور ساعات تدريبية فإنه يتطلب اعتماد هذه الساعات من الجهات الحكومية المختصة، ويجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) للترخيص في إطار شركات ومؤسسات القطاع الخاص، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، الغرف التجارية الصناعية، الجامعات والمعاهد، ومراكز التدريب المرخصة من جهات الاختصاص. كما جاء في القواعد بـ "منع القيام بأية أنشطة ترويجية للفعالية بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص الفعالية من البرنامج، وأنه يجب تطابق المعلومات المقدمة في طلب ترخيص الفعالية عند إقامة الفعالية من ناحية اسم الفعالية، ومكانها، وزمانها، والمواضيع الرئيسية التي ستتناولها، كذلك لا يجوز إحالة الترخيص من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التنظيم أو التوريد أو التسويق، ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤولية أدبية أو مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات".