سفراء- مكتب واشنطن: حددت الملحقية الثقافية السعودية بواشنطن الشروط والضوابط لحضور المؤتمرات والندوات العلمية لطلاب الدراسات العليا والزمالة مؤكدا أن معظم الجامعات الأمريكية تقوم بتغطية تكاليف السفر والإقامة ورسوم التسجيل لطلاب الدراسات العليا المشاركين بأوراق علمية في معظم المؤتمرات، ففي حال حصول المبتعث  على هذه الفرصة إبلاغ المشرف الدراسي وخاصة إذا كان المؤتمر خارج الولايات المتحدة الأمريكية. كما يمكنك التقدم بطلب الحضور لمؤتمر آخر لنفس المرحلة وستقوم الملحقية بتحمل تغطية ذلك المؤتمر إذا توافرت الشروط التالية:- 1- أن يكون الطالب دارساً أكاديمياً في مرحلة الدراسات العليا. 2- أن يكون تاريخ انعقاد المؤتمر قبل تاريخ تخرج الطالب ونهاية بعثته. 3- أن يكون المؤتمر علمياً ضمن التخصص ودراسة الطالب. 4- أن يكون مقر انعقاد المؤتمر في امريكا أو كندا. 5- أن لاتؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث. كما حددت الملحقية الثقافية مجموعة من الضوابط كالتالي: 1- أن يتم التقديم عن طريق البوابة الإلكترونية. 2- أن يتم التقديم قبل إنعقاد المؤتمر بفترة لا تقل عن ثلاثين يومياً. 3- إرفاق خطاب من المشرف الدراسي في الجامعة يؤيد الموافقة على حضور الطالب للمؤتمر موضحاً فيه: ـ عنوان المؤتمر والجهة المنظمة. ـ اهمية المؤتمر لدراسة الطالب. ـ مدة انعقاد المؤتمر. 4- إرفاق جدول أعمال المؤتمر موضحاً فيه: ـ عنوان المؤتمر واسم الجهة المنظمة. ـ  تاريخ بداية ونهاية المؤتمر. ـ  البرنامج التفصيلي للمؤتمر والتكلفة المالية للمشاركة والتأكيد أنها لا تشمل رسوم السكن أو المعيشة أو حضور دورات تدريبية أو ورش عمل. 5- يمكن للطالب التقديم لحضور مؤتمر علمي ثاني في نفس المرحلة إذا كان مشاركاً ببحث مقبول للعرض في المؤتمر، على أن تتوفر جميع الشروط والضوابط السابقة، بالإضافة إلى إرفاق خطاب قبول البحث من الجهة المنظمة، علماً أنه سيتم صرف تذكرة سفر بالإضافة إلى رسوم التسجيل.