سفراء- مكتب واشنطن: نشرت الملحقية الثقافية في أمريكا الشروط والضوابط لحضور المؤتمرات والندوات العلمية  (لطلاب الدراسات العليا والزمالة فقط)، حيث تقوم معظم الجامعات الأمريكية بتغطية تكاليف السفر والإقامة ورسوم التسجيل لطلاب الدراسات العليا المشاركين بأوراق علمية في معظم المؤتمرات، ففي حال الحصول على هذه الفرصة يتم إبلاغ المشرف الدراسي، خاصة إذا كان المؤتمر خارج الولايات المتحدة الأمريكية، كما يمكن التقدم بطلب الحضور لمؤتمر آخر لنفس المرحلة وستقوم الملحقية بتحمل تغطية ذلك المؤتمر إذا توافرت الشروط والضوابط التالية: الشروط: 1- أن يكون الطالب دارسًا أكاديميًا في مرحلة الدراسات العليا. 2- أن يكون تاريخ انعقاد المؤتمر قبل تاريخ تخرج الطالب ونهاية بعثته. 3- أن يكون المؤتمر علميًا ضمن التخصص ودراسة الطالب. 4- أن يكون مقر انعقاد المؤتمر في أمريكا أو كندا. 5- ألا تؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث. الضوابط: 1- أن يتم التقديم عن طريق البوابة الإلكترونية. 2- أن يتم التقديم قبل انعقاد المؤتمر بفترة لا تقل عن ثلاثين يوميًا. 3- إرفاق خطاب من المشرف الدراسي في الجامعة يؤيد الموافقة على حضور الطالب للمؤتمر موضحًا فيه: ـ عنوان المؤتمر والجهة المنظمة. ـ أهمية المؤتمر لدراسة الطالب. ـ مدة انعقاد المؤتمر. 4ــ إرفاق جدول أعمال المؤتمر موضحًا فيه: - عنوان المؤتمر واسم الجهة المنظمة. - تاريخ بداية ونهاية المؤتمر. ـ البرنامج التفصيلي للمؤتمر والتكلفة المالية للمشاركة والتأكيد أنها لا تشمل رسوم السكن أو المعيشة أو حضور دورات تدريبية أو ورش عمل. 5ــ يمكن للطالب التقديم لحضور مؤتمر علمي ثاني في نفس المرحلة إذا كان مشاركًا ببحث مقبول للعرض في المؤتمر، على أن تتوفر جميع الشروط والضوابط السابقة، بالإضافة إلى إرفاق خطاب قبول البحث من الجهة المنظمة.. علمًا أنه سيتم صرف تذكرة سفر بالإضافة إلى رسوم التسجيل.