أنهت وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي بالمدينة المنورة استعداداتها لموسم رمضان 1440 هـ من خلال إداراتها الخدمية التي تضع خططها ومقترحاتها لتوفير جميع الخدمات لراحة المصلين والزوار على مدار الساعة .وتنفذ وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي خططها من خلال أكثر من ( 5000 ) موظف وموظفة وعامل وعاملة ليتحقق بذلك نظافة المسجد النبوي الشريف وساحاته وسطحه ,حيث تم فرش المسجد النبوي الشريف بأكثر من ( 16000) سجادة داخل المسجد النبوي الشريف وسطحه وأطراف من الساحات الشمالية والغربية والشرقية ,وتوريد أكثر من ( 300 ) طن من مياه زمزم يومياً ليتم توفير أكثر من ( 16000) حافظة من مياه زمزم الباردة داخل المسجد النبوي وسطحه و ( 40 ) خزانا من المياه الباردة مع الكاسات النظيفة ذات الاستخدام الواحد بالإضافة الى(60)موقعا للمشربيات بها أكثر من(385) نافورة شرب في ساحات المسجد النبوي.وخلال افطار الصائمين بشهر رمضان سيتم تزويد جميع سفر الصائمين في ساحات المسجد النبوي الشريف بعدد (2500 ) حافظة من المياه الباردة مع الكاسات النظيفة ذات الاستخدام الواحد ويتم زيادة العدد حسب الحاجة,كما سيتم الاستفادة من مشاريع خادم الحرمين الشريفين لتظليل ساحات المسجد النبوي الشريف بعدد ( 250 ) مظلة لحماية المصلين والصائمين من حرارة الشمس ومن الانزلاق عند نزول المطر وأيضاً تشغيل ( 436 ) مروحة رذاذ لتلطيف الجو الحار في ساحات المسجد النبوي الشريف المتوقع هذا العام لينعم المصلين والمشاة بجوً لطيف .كما تقوم وكالة المسجد النبوي من خلال إداراتها التوجيهية والعلمية بتهيئة أماكن بجميع أنحاء المسجد النبوي لطائفة من العلماء والمدرسين لإلقاء الدروس اليومية وإرشاد الزوار إلى أداء عباداتهم بالطرق الشرعية السليمة وفق هدي المصطفى صلى الله عليه وسلم والإجابة عن أسئلتهم واستفساراتهم وذلك في أماكن متفرقة من الحرم وفي أوقات ثابتة معلومة,وتستقبل مكتبة المسجد النبوي روادها وتسهل وصول الكتب إليهم وإحضار ما يطلبونه وتوزع كتيبات مجاناً تشتمل على الأدعية الشرعية وآداب الزيارة ومثل ذلك في المكتبة النسائية في قسم النساء الشرقي والغربي.وتقوم المكتبة الصوتية بتكثيف الجهد فيها لتوزيع الأشرطة والأقراص الصوتية التي تسجل عليها الخطب والدروس التي تلقى في المسجد النبوي, كما تقوم إدارة المصاحف بمتابعة أماكن المصاحف وترتيبها أمام المصلين وتوفير ما يحتاجه المسجد النبوي من المصاحف المطبوعة في مجمع الملك فهد لطباعة المصحف الشريف بالمدينة المنورة وترجمات معاني القرآن بعدة لغات .كما يقوم عدد من الموظفين بالتوجيه والإرشاد للزوار من رجال ونساء داخل ساحات المسجد النبوي الشريف ,حيث يقوم المراقبون فيها بتوجيه الزوار إلى العبادة الصحيحة والزيـارة الشرعية وتنظيـم الجموع الكثيرة من الزوار الذين يرغبون السلام على الرسول صلى الله عليـه وسلم وصاحبيه رضي الله عنهما وتوجيههم إلى الرواق القبلي الممتد من باب السلام إلى باب البقيع ليستمر سير هذه الجموع بشكل منظم. ويقوم على هذا التنظيم والترتيب أعداد كبيرة من أعضاء الهيئة والمراقبين ورجال الأمن لتسهيل الحركة والتيسير على كبار السن والضعفاء .وللزوار غير الناطقين باللغة العربية عين عدد من المترجمين من طلاب الكليات والدراسات العليا لمساعدة رجال الهيئة في إبلاغ النصح والتوجيه للزوار لغير الناطقين باللغة العربية ، والتنسيق مع إدارة الأبواب لمتابعة الحالات التي تستدعي طلب الإسعاف لأقسام النساء والمرافق الخاصة بهن وإعداد البيانات اللازمة، ويقوم قسم التوعية المنتشرة مكاتبه في الساحات بتوزيع الكتب على الزائرين حسب اللغات المتوفرة .كما تقوم الإدارة العامة النسائية بتنظيم دخول الزائرات إلى الروضة في فترة ما بعد شروق الشمس وفترة ما بعد العشاء ويكون دخول الزائرات ضمن مسارات خاصة بالدخول ومسارات خاصة بالعودة إلى مصلاهن بقسم النساء بعد صلاتهن بالروضة الشريفة دون اختلاط بالرجال ، وقد تم تحديث طرق التوجيه وإرشاد الزائرات وذلك بتركيب عدد من الشاشات التي تبين الخطوات التي تحقق هدوء حركة الزائرات ومواعيد زياراتهم وحثهم على الالتزام بها ,كما يوجد لوحات إرشادية في ساحات النساء تخص ذلك وتحقق وصول المعلومة للراغبات بزيارة الروضة ويشرف على الزيارة جامعيات مؤهلات لأعمال النساء وزيارتهن ولديهن القدرة على تقديم المساعدات المطلوبة للزائرات وعلى المحافظة على أمنهن يتعاون في ذلك مع المراقبات في الجهات الأمنية .ويقوم عدد من المراقبات بالتأكد من توافر جميع المتطلبات والخدمات في أقسام مصلى النساء من مياه زمزم المبردة والفرش ومتابعة نظافة المسجد وجاهزية دورات المياه الخاصة بالنساء على مدار الساعة وجمع المفقودات التي تسلم إلى أصحابها أو تسلم إلى قسم المفقودات في حالة عدم العثور على أصحابها وتعد تقارير يومية منهن بذلك كله.وفما يخص خدمات التشغيل والصيانة تقوم بإعداد ومتابعة تنفيذ برامج التشغيل والإطفاء للإنارة الداخلية والخارجية بالمسجد النبوي الشريف وساحاته ووضع برامج تشغيل القباب والمظلات ومتابعة تشغيلها حسب ظروف الجو وكذلك مراوح بث رذاذ الماء في الساحات ,ومتابعة تنفيذ برنامج تشغيل السلالم الكهربائية الخاصة بالسطح والدورات ,ومتابعة حالة الجو داخل المسجد النبوي والتأكد من مناسبتها لجموع المصلين ,و التأكد المباشر من عمل جميع الأجهزة والمعدات ووحدات الإنارة.كما تقوم ادارة الساحات بالإشراف على ساحات المسجد النبوي و يسعى العاملون في الإدارة إلى تقديم أفضل الخدمات لزوار مسجد رسول الله صلى الله عليه وسلم حيث يقوم المراقبون بمراقبة كافة الخدمات في الساحات والإبلاغ عن أي ملاحظات لعدم اعاقة الحركة في الساحات ,وتوجية الرجال و النساء إلى المصليات المخصصة لكل منهم , ومنع الأطفال وغيرهم من اللعب والعبث في الساحات و مزاولة مهنة البيع في الساحات والتدخين داخل الساحات و متابعة المتسولين داخل الساحات والتنسيق مع الجهات المختصة بشأنهم وتنظيم موائد إفطار الصائمين في ساحات المسجد النبوي خلال شهر رمضان الكريم, وإرشاد التائهين ومساعدة كبار السن وذوي الاحتياجات الخاصة ونقلهم بالعربات المخصصة من أطراف الساحات إلى أبواب المسجد النبوي قبل الصلاة وبعد الصلاة من أبواب المسجد إلى إطراف الساحات والحد من الافتراش ووضع الأمتعة داخل الساحات .كما تقوم ادارة الممرات بتنظيم الممرات في الساحات وكذلك داخل المسجد النبوي بحيث يصل الجميع إلى أروقة المسجد النبوي وتوسعاته بكل يسر وسهولة ويتطلب هذا الأمر إخلاء الممرات وعدم السماح لأحد بالجلوس فيها أو فرش سفر للإفطار فيها والتسبب في إغلاقها وتفويت الفرصة على من أراد الدخول إلى المسجد والوصول إلى الأماكن الخالية فيه ,وكذلك تمكين الفرق الاسعافية من الوصول إلى الحالات المرضية التي تحتاج إلى التدخل السريع , ولتفعيل ذلك تم فرش الممرات الرئيسة داخل المسجد النبوي بالبلاستيك المحدد لها الذي يساعد على عدم الجلوس فيها ويبلغ طول ما تم فرشه أكثر من (2100) متر طولي وتكثيف أعداد المراقبين فيها لضمان خلوها من كل ما يعوق حركة المصلين أثناء دخولهم إلى المسجد وخروجهم منه وكذلك سطح المسجد النبوي .وتقوم ادارة تطهير وسجاد المسجد النبوي على تهيئة المسجد النبوي للزوار والمصلين وذلك من خلال الإشراف و المتابعة لأعمال المقاول فيما يخص برامج النظافة والسجاد داخل المسجد وساحاته والمرافق المحيطة به على مدار الأربع وعشرين ساعة مع العمل على تكثيف تلك البرامج والتوسع فيها في موسم رمضان ،حيث تقوم بهذه البرامج عمالة مدربة على هذه الأعمال ويبلغ عددهم (1320) عامل بالإضافة إلى (200) عاملة .ومن أهم البرامج والأعمال التي تقوم بها نظافة وغسيل الأرضيات داخل المسجد النبوي وممراته وسطحه حيث تغسل ثلاثة مرات يومياً بمكائن غسيل جديدة و حديثة مزوده بمواد النظافة اللازمة إضافةً الى المعطر وعددها ( 30 ) ماكينة , كما يتم العمل على نظافة قواعد الأعمدة وجميع الأجزاء المعمارية الداخلية والخارجية وتلميع النحاسيات ،مع متابعة رفع سفر الإفطار بعد المغرب داخل المسجد ، وقد بلغ مجموع ما يتم رفعه من نفايات تقريباً ( 45) طن يومياً .وحفاظاً على نظافة المسجد و سجاده فقد تم وضع أكياس خاصة بحفظ الأحذية أمام مداخل الحرم والتوسعات ، إضافةً إلى ما هو موجود من دواليب ألمنيوم برفوف وعددها (2800) دولاب وزعت داخل المسجد النبوي إضافةً إلى الدواليب السابقة من الخشب على مداخل أبواب المسجد النبوي وكذلك العمل على متابعة نظافة أقسام النساء ببرامج مماثلة للتي بأقسام الرجال ,كما يتم متابعة نظافة الأرضيات في الساحات المحيطة بالمسجد النبوي حيث تغسل ثلاث مرات يومياً بمكائن غسيل حديثة عددها ( 35 ) ماكينة ، وزيادة معدل الغسيل كلما دعت الحاجة لذلك عند نزول الأمطار أو الغبار .كما يتم متابعة نظافة دورات المياه والتي بلغ عددها ( 18 ) دورة منها خمسة دورات مياه خاصة بالنساء تتكون كل دورة من ثلاثة أدوار حيث يبلغ مجموع حماماتها (2514) جميعها مفتوحة ، وتوجد دورة خاصة ومجهزة لذوي الاحتياجات الخاصة تغسل ثلاث مرات يومياً بالماء ومواد النظافة وبعد كل صلاة ، اضافةً الى اماكن الوضوء الجديدة المجاورة للمرافق في عموم الساحات حيث بلغ عدد ما تم تجهيزه ( 23 ) موضئا , كما تم توزيع حوامل مصنعة من( الاستانستيل ) لوضع كراسي كبار السن ويبلغ عددها ( 32 ) حاملا داخل التوسعات .أما فيما يخص سجاد المسجد النبوي فيتم فرشه بسجاد فاخر ذو أربعة صفوف محدد عليه علامة استقامة الصفوف لاستيعاب أكبر عدد ممكن من الزوار و المصلين ، وقد بلغ عدد السجاد و المدات المفروش داخل المسجد وسطحه والتوسعات والساحات ( 16000 ) سجاده وتتم نظافة السجاد بكنسه ثلاث مرات يومياً ومن ثم غسله بحسب الحاجة بواسطة المكائن التي تم تأمينها لهذا الغرض ,ويغسل باقي السجاد حسب برنامج زمني معين متفق عليه مع القائمين على أعمال الشركة.