قال استطلاع أجرته «كاسبرسكي»، إن ما يقرب من أربعة من كل عشرة موظفين (%37) توصلوا عن طريق الخطأ أو المصادفة إلى معلومات سرية خاصة بزملائهم؛ مثل الرواتب والمكافآت. وتُعدّ تفاصيل كشوف الرواتب مثالاً واحداً على البيانات الشخصية الحساسة الموجودة على خوادم الشركات اليوم، والتي إذا تم تسريبها في أماكن عامة بفعل الافتقار إلى الأمن وعدم أخذ حقوق الوصول في الحسبان، يمكن أن تقوّض روح الفريق، وتُحدث عواقب وخيمة مثل الهجمات الإلكترونية المحتملة والغرامات التنظيمية لعدم الامتثال لحماية البيانات، وحتى الدعاوى القضائية من الموظفين المتأثرين. ويتمثل أحد العوامل التي قد تؤدي إلى الوصول غير المصرح به إلى ملفات العمل من قبل أشخاص غير مصرح لهم، بأن أقلّ من نصف الموظفين فقط (%43) يقومون دورياً بفحص حقوق الوصول للمستندات المشتركة أو الخدمات التنسيقية التي يستخدمونها، وتعديلها. فمن المهم عندما يغادر موظف ما الشركة أو ينتقل إلى قسم آخر فيها، أن يتم على الفور إلغاء حقوقه في الوصول إلى الملفات المشتركة. وإلا، فإنه سيشكل مخاطر على الشركة والعاملين فيها. ويُعتبر هذا جزءاً من مشكلة أكبر تسمى «الفوضى الرقمية» والتي تمثل الانتشار غير المنضبط ومشاركة ملفات العمل ومستنداته المحفوظة دون اتخاذ الاحتياطات اللازمة. وقد يؤدّي عدم وجود إجراءات وسياسات لتنظيم النظام الرقمي إلى عدم وضوح حدود المسؤوليات وحدوث لامبالاة عامة بين الموظفين فيما يتعلق بحركة المستندات، سواء داخل الشركة أو خارجها. ووفقاً للتقرير، فإن أقلّ من ثلث الموظفين فقط (%29) يعرفون بالضبط ما يتم تخزينه في كلّ مستند مشترك أو خدمات العمل التنسيقية التي يمكنهم الوصول إليها.