قام مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء يتقدمهم مدير ادارة الحج والعمرة والزيارة بامارة منطقة المدينة المنورة سامي بن أحمد عيساوي ورئيس مجلس الإدارة حاتم بن جعفر بالي بجولة تفقدية لمكاتب الخدمة الميدانية للوقوف على استعداداتها لاستقبال حجاج بيت الحرام زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام وشملت الجولة ستة عشر مكتباً تم تقسيمها وفق جنسيات الحجاج حيث اطلعوا خلال الجولة على الخدمات التي تقدمها هذه المكاتب والتقوا العاملين فيها. وفي نهاية الجولة أوضح حاتم بالي أن المؤسسة تقدم خدماتها هذا العام من خلال(52) مرفقا ما بين وحدة ومركز ومكتب وإدارة فيما يبلغ عدد العاملين بالمؤسسة خلال فترة الحج قرابة ثلاثة آلاف موظف ما بين دائم و موسمي. وأشار في هذا السياق أن أعمال المؤسسة تتركز في تقديم أفضل الخدمات الممكنة لضيوف الرحمن ورعايتهم من حين قدومهم إلى المدينة المنورة وحتى مغادرتهم بسلامة الله . وأضاف أن المؤسسة تؤدي الواجبات والمسؤوليات المناطة بها نحو حجاج بيت الله الحرام وزوار المسجد النبوي وفق خطة تشغيلية تنفذ بدقة و بخطوات عمل تبدأ من الاستقبال والإسكان ومتابعة أحوال الحجاج أثناء فترة وجودهم في المدينة ومساعدتهم حتى مغادرتهم إلى مكة قبل الحج أو إلى أوطانهم بعد الحج ، مشيراً إلى أن لكل عضو مجلس إدارة مهام ومسؤوليات تتنوع انطلاقاً من القرارات الوزارية واللوائح الإدارية والمالية التي تعدها وزارة الحج . وبين أن المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة تتفرع إلى عدة قطاعات كل منها له وظيفة خاصة به ومنها قطاع الاستقبال ويعد خطته التشغيلية المتضمنة لأعمال الاستقبال والترحيب بالحجاج واتخاذ الإجراءات المنظمة لعمليات التفويج على العمائر المعدة لإسكانهم من خلال مركز استقبال الحجاج بطريق الهجرة ومركز استقبال الحجاج بمطار الأمير محمد بن عبد العزيز الدولي بالمدينة المنورة ومركز استقبال حجاج البر بطريق الجامعات , فضلاً عن قطاع الإسكان الذي يعد خطته التشغيلية المتضمنة لخدمات الإسكان والتنسيق مع مكاتب شؤون الحجاح وأصحاب الدور السكنية لتصديق عقود الإسكان وإعداد بيانات التفويج طبقاً لهذه العقود ومراقبة التداخل لفترات الإسكان والمساهمة بفاعلية في مساعدة الحجاج للحصول على مسكن مناسب والإشراف الميداني على كافة العمائر والتأكد من الخدمات الإسكانية في الفنادق والعمائر والعمل على وضع الحلول اللازمة عند حدوث أي خلاف . وأشار إلى أن قطاع الجوازات يتولى وضع آليات متناسقة لعمليات استلام وأرشفة وحفظ الجوازات الخاصة بالحجاج وانتقالها من قطاع لآخر وفق منظومة متكاملة تأخذ في الاعتبار أهمية جواز السفر أو الوثيقة للحجاج واستخدام المستندات النظامية التي تسهل عملية استخراج الجوازات وتنظم عمليات الاستلام والتسليم بما يضمن المحافظة عليها . ولفت النظر إلى أن المؤسسة تمتلك شبكة متطورة من الحاسب تمتد من المركز الرئيسي للمؤسسة وتتوزع في مراكز الاستقبال بمحطة الجو والبحر بطريق الهجرة ومركز استقبال حجاج البر، ومركز استقبال حجاج المطار وترتبط جميعها ببعض مكاتب الخدمات الميدانية حتى تتم أعمال الربط الكلي مع مكاتب المؤسسة كافة الأمر الذي ييسر حفظ المعلومات وتوافرها وتدفقها السريع في الوقت المناسب سواءً عند الاستقبال أو المغادرة . وأفاد أن قطاع النقل يؤدي خدمات واسعة ومتنوعة ، وتتمثل في تنظيم حركة مغادرة الحجاج إلى مكة المكرمة قبل الحج، وإلى اوطانهم بعد الحج وفق خطة متكاملة لعمليات المسح الميداني لعمليات الترحيل في كافة المواقع بالمدينة المنورة ، وبين أن المؤسسة تضم العديد من القطاعات الأخرى التي تخدم ضيوف الرحمن مؤكداً أن المؤسسة تنطلق في أداء مهامها من خلال التنسيق والتعاون مع الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج وفي مقدمتها إمارة منطقة المدينة المنورة ممثلة في لجنة التنسيق والمتابعة لأعمال الحج، وفرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وأمانة المدينة المنورة والشؤون الصحية والجهات الأمنية وغيرها من القطاعات الحكومية الأخرى ، منوهاً بما تلقاه المؤسسة من الدعم المتواصل والتوجيهات المستمرة من صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان بن عبد العزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمنطقة الذي يقف شخصياً على مراحل تأدية الخدمات في المدينة المنورة وتطورها والارتقاء بها والاهتمام بالحجاج والعمل على راحتهم واطمئنانهم.