أكد رئيس جهاز الخـدمة المدنية أحمد بن زايد الزايد على أن تقوم الجهات الحكومية بمراقبة ومراجعة نمط الصرف بها وتقوم باتخاذ ما يلزم لعدم تجاوز الميزانية المعتمدة والالتزام بعدم تحميل الميزانية القائمة أي التزامات مالية تخص السنوات السابقة. وبحسب التعليمات المتعلقة بضوابط إدارة وتنفيذ ورقابة ميزانية نفقات القوى العاملة للسنتين الماليتين 2021-2022، يجب أن تلتزم الجهات الحكومية بعدم تجاوز سقف الميزانية المحددة على مستوى البنود والأقسام وفي جميع الأحوال عدم تجاوز الميزانية المحددة لنفقات القوى العاملة (الباب الأول) والتأكد من توافر الميزانية اللازمة قبل تمرير أي التزام على ميزانية الباب الأول كالترقيات والحوافز والمكافآت وأية التزامات أخرى، وتلتزم الجهات الحكومية بأن يكون الصرف في بنود ميزانية الباب الأول بما يتفق مع التصنيف النمطي الموحد. ودعت التعليمات المتعلقة بالمصروفات والمناقلات ذات العلاقة بميزانية الباب الأول والتعيين على ميزانية المشاريع إلى مراعاة أن تكون جميع المناقلات من وإلى الباب الأول مشفوعة بموافقة جهاز الخدمة المدنية وكذلك المناقلات بين أقسام وبنود الباب الأول والتعديل على مصروفات التعيين على ميزانية المشاريع. وبحسب التعليمات، تقوم الجهات الحكومية بموافاة إدارة تخطيط وموازنة القوى العاملة بتقارير نصف سنوية تبين مستوى ونمط الصرف في بنود الباب الأول ومصروفات التعيين على باب المشاريع المبينة في الجدول المرفق مع هذه التعليمات وخططها لتفادي أي عجوزات مالية متوقعة إن وجدت. ونصت على أن «يحدد السقف الوظيفي (الحد الأقصى لعدد الوظائف) بناءً على ميزانية نفقات القوى العاملة (الباب الأول) وبالأخص البنود الستة (الرواتب الأساسية والعلاوة الاجتماعية وعلاوة تحسين المعيشة والعلاوة الخاصة وحصة الحكومة في نظام التقاعد المدني وحصة الحكومة في نظام التأمين ضد التعطل)، وعلى الجهة الحكومية مراقبة أوجه الصرف ضمن البنود المذكورة أعلاه والتأكد من ضمان عدم تجاوز عدد الموظفين فيها للميزانية المعتمدة وكذلك لعدد الوظائف المحدد للسقف الوظيفي، وسيقوم الجهاز بإجراء التعديلات على السقف الوظيفي للجهة الحكومية متى تطلب الأمر ذلك بما يضمن عدم تجاوز الميزانية المعتمدة». وأكدت التعليمات على تقليص الاستعانة بالشركات والمؤسسات الاستشارية لأداء مهام يمكن إنجازها من خلال القوى العاملة المتوفرة في الجهة الحكومية نفسها أو الجهات الحكومية الأخرى والعمل على إيجاد البدائل المناسبة عن طريق الاستغلال الأمثل للقوى العاملة والكفاءات العاملة بالجهة الحكومية، مع ضرورة أخذ موافقة جهاز الخدمة المدنية المسبقة قبل الشروع في التعاقد. وفيما يتعلق بالعمل الإضافي، أشارت التعليمات إلى أنه يجب لضبط الصرف التأكد من الحاجة للعمل الإضافي وأن العمل المطلوب لا يمكن إنجازه أثناء الدوام الرسمي قبل البدء بتكليف الموظفين بالتنسيق مع وحدات الموارد البشرية في الجهة الحكومية، مع التأكد من استمرارية الإنتاجية وكفاءة الخدمات المقدمة، والتأكد من توفر الاعتمادات المالية اللازمة للعمل الإضافي. وبينت أنه يجب صرف التعويض عن ساعات العمل الإضافي الفعلية وألا يكون التعويض كمكافأة أو علاوة للموظف، ويجب عدم اللجوء لتكليف الموظفين في أوقات العطل الرسمية والإجازات الأسبوعية إلا للحالات الضرورية، وإيجاد البدائل المناسبة التي من شأنها أن تخفض تكلفة العمل الإضافي وبالتالي خفض نفقات القوى العاملة بشكل عام كتعويض الموظف بأوقات راحة أخرى مساوية لساعات العمل الإضافي التي عملها الموظف أو إضافتها لرصيد إجازته السنوية مع مراعاة الحد الأقصى لرصيد الإجازة السنوية المسموح بنقله للسنة التالية (وهو 75 يوم عمل). وشددت التعليمات على ضرورة الالتزام بالميزانية المعتمدة للعمل الإضافي وسقف ساعات العمل الإضافي المحدد لكل جهة حكومية وإخطار جهاز الخدمة المدنية مسبقًا في حال وجود توقع لتجاوز هذه الميزانية وذلك لوضع الحلول المناسبة بهذا الخصوص قبل الشروع في تكليف الموظفين للقيام بإنجاز الأعمال وفي موعد لا يقل عن 3 أشهر، وتحديد سقف ساعات العمل الإضافي للوحدات التنظيمية في كل جهة حكومية ضمن سقف ساعات العمل الإضافي المعتمد من قبل جهاز الخدمة المدنية يراعى فيه الاحتياجات الفعلية لها، وأن يتم صرف ساعات العمل الإضافي للموظفين ضمن هذا السقف. ووفقًا للتعليمات، يجب مراعاة ألا يتجاوز معدل استهلاك ساعات العمل الإضافي للموظف الواحد في الجهة الحكومية 30 ساعة شهريًا في حال تم تكليفه بعمل إضافي ضروري، على أن لا يتجاوز صرف ساعات العمل الإضافي في جميع الأحوال السقف الإجمالي المحدد للجهة الحكومية، وعدم تجاوز عمل الموظف خلال اليوم الواحد (ساعات عمل أساسية بالإضافة إلى ساعات العمل الإضافي) عن 12 ساعة كحد أقصى، ويستثنى من ذلك العمل في أثناء حالات الطوارئ، والفعاليات الوطنية، وغيرها من حالات الضرورة القصوى الملحة والتي لا تقتضي التأجيل أو التأخير والتي يترتب عليها الحفاظ على الموارد والصالح العام، فضلاً عن عدم التأخير في صرف أجور العمل الإضافي للموظفين المستحقين لها، وذلك في الشهر التالي للشهر الذي تم فيه العمل الإضافي. وفيما يتعلق بالتدريب داخل وخارج البحرين، أوضحت التعليمات أن على الجهات الحكومية التركيز على البرامج التدريبية المدعومة من قبل بعض الجهات والمؤسسات الحكومية كمعهد الإدارة العامة وصندوق العمل (تمكين) وبرامج المنح الخارجية ضمن برنامج تعاون الحكومات، بالإضافة إلى التركيز على البرامج التدريبية الجماعية والتدريب الداخلي والإلكتروني والبرامج التدريبية عبر تقنية الاتصال المرئي بما يساهم في تحسين إدارة مصروفات ونفقات التدريب دون التأثير سلبًا في تأدية المهام بموجب برنامج الحكومة الموقرة، وعلى جميع الجهات الحكومية الرجوع إلى الضوابط المحددة في قانون وأنظمة الخدمة المدنية بشأن الإيفاد في مهام رسمية وتدريبية ودراسية والالتزام بالتعليمات الصادرة بشأن خفض الإنفاق على برامج التدريب. ونصت التعليمات في البند المتعلق بتعديل رواتب الموظفين غير البحرينيين على التأكد من توافر الاعتمادات المالية اللازمة لتعديل رواتب الموظفين غير البحرينيين عند تجديد عقودهم بحسب الشروط والضوابط المعتمدة، ولا يجوز منح تعديل الراتب بأثر رجعي بعد انتهاء السنة المالية إلا في حال وجود مبررات داعمة تقدم من قبل الجهة الحكومية ويقوم جهاز الخدمة المدنية بدراستها واتخاذ ما يراه مناسبًا بناء على تلك المبررات. أما بالنسبة للتعيين على ميزانية المشاريع، فأشارت التعليمات لضرورة الحصول على موافقة جهاز الخدمة المدنية على التعيين في الوظائف المقررة ضمن ميزانية المشاريع الحكومية ومراعاة ألا تكون مصروفات التعيين ذات طبيعة متكررة على أن تكون تكلفة التعيين المباشر ضمن ميزانية المشاريع في حدود 5% من ميزانية المشروع، وللجهاز إمكانية النظر في تجاوز هذه النسب متى ما وجدت الحاجة الماسة والملحة تحقيقًا للصالح العام.