إذا كنا نتحدث عن إدارة وتنظيم الوقت، فلا شك أنه الشيء الوحيد الذي أعتقد أن ‏كل محترف لا يمكنه الاكتفاء منه.‏ ‏”لم أحصل على الوقت الكافي”، هو الشيء الوحيد الذي استخدمناه وسمعناه ملايين ‏المرات في حياتنا المهنية والشخصية. ومع شعور 20% فقط من الأشخاص بأن ‏عبء عملهم تحت السيطرة، تصبح الأهمية أكثر وضوحًا.‏ ومع ذلك، أعترف أن التحكم في كل دقيقة من حياتك أمر مستحيل بالنسبة لكل فرد. ‏ولكن بالنسبة لكل قائد في منصبه، يظل جوهر الإدارة الفعالة للوقت لا يهزم.‏ إذا كنت تجد صعوبة في إدارة وتنظيم الوقت، فلدي الحل. فقط كن معي في هذه ‏الرحلة بأكملها واسمحوا لي أن أطلعكم على نصائح إدارة الوقت لإنجاز العمل ‏بذكاء وليس بصعوبة.‏ فهرس المحتوي Toggle إدارة وتنظيم الوقت‏7 نصائح لإدارة وتنظيم الوقت بفعالية‏1. كن منظمًا‏‏2. فهم الأولويات‏‏3. إنشاء خطة يومية فعالة‏‏4. حدد أهدافًا واضحة‏‏5. تفويض المهام‏‏6. القضاء على الانحرافات‏‏7. الاستفادة من التكنولوجيا والأدواتتحسين مهارات إدارة الوقت‏● ممارسة تقنية البومودورو‏‏● استخدم التقويم‏‏● حجب الوقت‏‏● مبدأ باريتو‏‏● التقييم والضبط‏الإدارة الجيدة للوقت عملية تدريجية إدارة وتنظيم الوقت ولكن قبل الخوض مباشرة في الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت، دعونا أولًا نفهم ‏ما هي إدارة الوقت.‏ إدارة الوقت هي عملية ممارسة طرق للحصول على سيطرة عليا على الوقت الذي ‏تقضيه في مهام وأنشطة محددة. الهدف الأساسي هو إنجاز المزيد في وقت أقل ‏دون إضاعة أي ثانية.‏ الإدارة الجيدة للوقت هي عمل لزيادة الكفاءة والإنتاجية. وذلك أيضًا، دون ‏الخضوع لمحنة واسعة النطاق من التوتر والإرهاق. إنه نهج استراتيجي لتنفيذ ‏المهام بنجاح مع الالتزام بالمواعيد النهائية.‏ ‏7 نصائح لإدارة وتنظيم الوقت بفعالية ‏1. كن منظمًا‏ يعد الحفاظ على تنظيم مساحة العمل الفعلية والرقمية الخاصة بك هو العامل الأبرز ‏الذي يقلل من الفوضى ويوفر لك ساعة إضافية.‏ إن الأوراق المتراكمة، وصناديق البريد الإلكتروني المثقلة، والملفات المتناثرة تمد ‏زمام الوقت دون داع؛ ما يكلفك دقائق ثمينة. والإحباط الذي يأتي معه هو عائق ‏آخر يمنعك من التركيز على ما يهم.‏ ‏2. فهم الأولويات‏ يقول ستيفن كوفي ‏”المفتاح ليس تحديد أولويات ما هو مدرج في جدولك الزمني، بل جدولة أولوياتك” ‏ أثناء تخصيص المهام أو إعداد قائمة المهام، تأكد من إجراء تقييم أولوياتك على ‏أساس الأهمية وليس الاستعجال. بهذه الطريقة يمكنك تنظيم جدول زمني يتوافق ‏مع أهدافك. ‏ ومع ذلك، فإنني أعترف بعدم القدرة على التنبؤ بالحالات غير المتوقعة. اللحظات ‏التي يتعين عليك فيها الاهتمام الفوري بمهمة ما، والتحكم في مقياس الاستعجال.‏ ‏3. إنشاء خطة يومية فعالة‏ خطط لها. سواء كان ذلك سير عملك أو جدولك اليومي، استثمر قدرًا كبيرًا من ‏الوقت في التخطيط له. عندما يكون لديك خريطة طريق واضحة لمهامك، فإنك لا ‏تضيع جزءًا كبيرًا من يوم عملك في معرفة ما يجب عليك فعله بعد ذلك.‏ ستدرك بالتأكيد أن إنشاء خطة أكثر قيمة من التنقل بلا هدف أو دليل. بهذه الطريقة ‏يمكنك دعم قدرتك على الإنتاجية، وستكون أكثر قدرة على إدارة وتنظيم الوقت.‏ ‏4. حدد أهدافًا واضحة‏ يقول ألكسندر جراهام بيل ‏”ركز كل أفكارك على العمل الذي بين يديك. فأشعة الشمس لا تحترق حتى يتم ‏تركيزها”.‏ حدد لنفسك ولفريقك مجموعة واضحة من الأهداف – سواء على المدى القصير أو ‏الطويل. ‏ يسهم إنشاء إحساس واضح بالهدف في احتمالية تحقيق الأهداف في إطار زمني ‏محدد. يمكنك تحديد أهدافك باستخدام طريقة ‏SMART‏ أي أن تكون الأهداف: ‏محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، وفي الوقت المناسب.‏ ‏5. تفويض المهام‏ هذا هو الجزء الأكثر أهمية واستراتيجيًا الذي يجب تنفيذه من جانب القائد في ‏عملية إدارة وتنظيم الوقت. إن تفويض المهام دون مراعاة نقاط القوة لدى الفريق ‏وقدراته ومدى توفره يؤدي إلى نتائج عكسية.‏ على الرغم من أنك قد تشعر أحيانًا بالحاجة إلى الحلول محلهم وإنجاز الأمور ‏بنفسك، إلا أن القيام بذلك قد يعيق الكفاءة ويمنعك من الاستفادة من قوة أعضاء ‏فريقك.‏ ‏6. القضاء على الانحرافات‏ من الاجتماعات التي لا نهاية لها وإرسال الرسائل النصية إلى زملاء العمل إلى ‏تصفح وسائل التواصل الاجتماعي ومتصفحات الويب، يمكن أن تؤثر هذه عوامل ‏التشتيت بشكل كبير على الإنتاجية في العمل، وبالتالي على إدارة وتنظيم الوقت.‏ يعد تحديد لصوص الوقت هؤلاء هو الخطوة الأولى لتحرير وقتك من الانقطاعات ‏غير الضرورية والحفاظ على التركيز.‏ ‏7. الاستفادة من التكنولوجيا والأدوات إن التعرف على التطورات التكنولوجية المتاحة لتخفيف العبء الخاص بك هو ‏السبيل لرفع مستوى إدارة وتنظيم الوقت لديك. تعمل هذه الأدوات على تسهيل ‏الأمور عليك دون الحاجة إلى الخضوع لتدريب كبير.‏ باستخدام أداة جيدة لإدارة الوقت مثل ‏ProofHub، فإنك تمنح نفسك وفريقك ميزة ‏كبيرة. بدءًا من البقاء مطلعًا على تقدم مهمتك ووصولًا إلى التواصل والتعاون ‏المبسط، فإن هذه الأدوات تضع كل شيء على رادارك.‏ تحسين مهارات إدارة الوقت فيما يلي بعض الطرق الرائعة لممارسة مهارات إدارة وتنظيم الوقت بشكل جيد:‏ ‏● ممارسة تقنية البومودورو‏ هذه الطريقة مثالية لتجنب الإرهاق. إنه يستلزم تقسيم عملك بالكامل إلى فترات ‏زمنية، تسمى بومودورو. ‏ وهذا يعني تخصيص 25 دقيقة من العمل المركّز، تليها استراحة قصيرة مدتها 5 ‏دقائق. بعد الانتهاء من مجموعة الفواصل الزمنية، يمكنك أخذ استراحة أطول ‏‏(20-30 دقيقة) للحفاظ على تركيزك.‏ ‏● استخدم التقويم‏ لم تعد التقاويم تقتصر على تحديد التواريخ المخصصة بالقلم. يمكنك استخدام ‏التقويمات الرقمية الحديثة لجدولة المهام والمواعيد النهائية. يمكنك أيضًا تعيين ‏تذكيرات للتواريخ والأحداث المهمة للبقاء على المسار الصحيح.‏ ‏● حجب الوقت‏ إنها طريقة لإدارة وتنظيم الوقت لتقسيم يومك بأكمله إلى كتل؛ حيث تقوم ‏بتخصيص مهمة محددة أو مجموعة مهام لكل كتلة. ‏ بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على التركيز على جدول زمني محدد، بدلًا من إبقاء ‏الأمور مفتوحة.‏ ‏● مبدأ باريتو‏ تساعد قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو في تحديد 20% من المهام المؤثرة التي تسهم ‏في 80% من أهدافك أو نتائجك. هذه المهام هي الأكثر تأثيرًا وفعالية ويجب أن ‏تحظى بالأولوية في سير عملك.‏ ‏● التقييم والضبط‏ لا تنس أبدًا التفكير في استراتيجيات إدارة وقتك والعمليات التجارية الأخرى. حدد ‏ما هو في صالحك وما هو ليس في صالحك للحفاظ على الكفاءة. بعد جمع كل ‏الأفكار، قم بإجراء التعديلات وفقًا لذلك.‏ الإدارة الجيدة للوقت عملية تدريجية لا يوجد اختراق واحد أو عصا سحرية يمكن أن تساعدك على أن تصبح خبيرًا في ‏إدارة وتنظيم الوقت بين عشية وضحاها. حتى لو كنت هادئًا في هذا الأمر الآن، ‏فلا تفقد الأمل. ففي نهاية المطاف، إنها دورة مستمرة من الفشل والتعلم والتنفيذ.‏ من خلال إدراكك لنواقصك والقدرة على التكيف مع التغييرات، يمكنك تطوير هذه ‏المهارات في نفسك وتحسين معايير الإنتاجية الخاصة بك. كن مثابرًا وستنجح في ‏تحقيق التميز في مسيرتك المهنية.‏ بقلم/ فارتيكا كاشياب المقال الأصلي (هنــــــــا).‏ الرابط المختصر :