تقول الكاتبة الصحفية إليزابيث غارون إن هناك دائماً طريقة لائقة لتخبر موظفاً بأنه مفصول من العمل. وتتساءل الكاتبة: «إذا كان لديك موظف يعمل بأداء ضعيف ودون المستوى، وحان وقت إخباره بأن يترك العمل نهائياً، فما هي أفضل طريقة لتخبره بهذا النبأ المؤلم؟». وتستدعي غارون نصائح أليسيا باسوك، المدربة في مجال القيادة التنفيذية بشيكاغو بالولايات المتحدة، تقول الأخيرة: قبل طرد أي شخص من العمل، تأكد من أنك فعلت كل ما هو ممكن من أجل تطوير مهارات ذلك الشخص، وتضيف: «إذا كان الأمر يبدو أنهم لا يعرفون ذلك الذي ينقصهم، فالأرجح أنهم فعلاً لا يعرفونه، وبالتالي عليك أن تعطيهم فرصة لإظهار تلك المهارة المطلوبة منهم. علّمهم هذه المهارة وامنحهم الوقت الكافي للمتابعة خطوة بخطوة مع إعطائهم كامل الانتباه. لكن إذا ظلت الأمور كما هي ولم يتغير شيء، فسيكون من الواضح أن وقت الانفصال قد حان. وبهذه الطريقة «يمكنك أن تنام جيداً خلال الليل وأنت تعلم أنك فعلت الصواب».وتقول غارون: «بالنسبة للعديد من المديرين، يُعد التخلص من موظف ما أمراً مثيراً للقلق، وهو أيضاً أمر لا يجيدونه في الغالب. لكن من المهم أن تتذكر أن هناك فرقاً بين «ماذا تفعل» وبين «كيف تفعل ذلك»، وفقاً لروبيرت ساتون، أستاذ علوم الإدارة والهندسة بجامعة ستانفورد، ومؤلف كتاب «رئيس جيد، رئيس سيئ».ويضيف ساتون: «من المهم أن تساعد الناس على فهم السبب الذي يجعل ذلك الأمر ضرورياً، وفهم ما يبرره، وليس فقط مجرد مدير أهوج يتخذ ذلك القرار». إن من أسوأ الجوانب المتعلقة بفقد الوظيفة هو فقدان السيطرة الذي يشعر به الموظف تجاه الأمر ككل، كما يقول ساتون. فبينما لا يكون باستطاعتك أن تعطي الموظف المفصول ذلك الشعور بالسيطرة على الأمر المتعلق ببقائه في الوظيفة من عدمه، يمكن لهذا الموظف أن ينخرط في التفكير في الكيفية التي تتم بها عملية الفصل تلك، وبخاصة «التوقيت والكيفية» المتعلقين بقرار الفصل، كما يقول ساتون. وحتى لو كان أمر الفصل من العمل يتعلق بسلوك الموظف، لا تشير إلى ذلك في الاجتماع الخاص بإبلاغ الموظف بذلك القرار لتوجيه اللوم له. ويقول جورج ستغيمان، رئيس شركة «كينيدي أجزيكيوتيف سيرتش» التي لها أفرع في كل من أمستردام، وكوبنهاغن، وفرانكفورت، ولندن، وميلان، وباريس، وبراغ: «قد يكون الأمر مغرياً بالنسبة لك لتفعل ذلك، ولتقل ما كنت تريد دائماً أن تقوله. لكن هذا يمكن أن يُرى كمبرر للفصل، وأنت لا يجب عليك أن تبرر موقفك». ويقترح ستغيمان في مثل هذه المواقف إرسال رسالة بالبريد إلالكتروني توثق بوضوح المشكلة التي وقعت، وهذه الرسائل تُعد جزءاً من الأدلة الموثقة.ويضيف ستغيمان: أنت لست في حاجة إلى أن يطول وقت الاجتماع. ويمكنك دائماً أن تعود إلى قسم الموارد البشرية لطلب مساعدة فيما يتعلق باللغة التي تجعل الحوار أكثر تركيزاً على نقاط محددة، أو الخطوات والقواعد التي يريدونك أن تتبعها.ولا تحاول أن تخلط في ذلك الحوار بين فصل الموظف وبين تقديم تقييم لأدائه، كما تقول باسوك. فبمجرد أن تم اتخاذ القرار «فقد فات الأوان لتقديم أي تقييمات».ويقول ستغيمان: «اجعل حوارك قصيراً، وسريعاً، ونقياً أيضاً، وتجنب العبارات المعتادة مثل «أنت تعرف أن الأمر لم يكن سهلاً بالنسبة لنا جميعاً» وغير ذلك من العبارات المشابهة». فهذا يُعد تعذيباً غير ضروري بالنسبة للموظف، وقد يترك الأمر غير واضح لديه فيما يتعلق بما تريد أن تخبره به بالتحديد.ويقول ستغيمان إنه رأى كل أنواع ردود الفعل، من الدموع إلى أشخاص يصرخون في وجهه خلال إبلاغهم بقرار فصلهم، ولذا من الأفضل ألا تكون في ذلك الاجتماع بمفردك.