أبان رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء حاتم بالي أن الخدمة المقدمة لضيوف الرحمن تكون على عدة مراحل تبدأ مع بداية العام بالاجتماعات التنسيقية مع رؤساء الوفود وبعثات الحج لمعالجة القصور وبعض الأخطاء التي حصلت في الموسم الماضي. وأوضح بالي أنه بعد مرحلة اللقاءات التنسيقية تبرم العقود مع البعثات وتحديد المساكن والكشف عليها عبر فرق خاصة من المؤسسة الأهلية ومطابقتها للعقود المبرمة والتأكد من جاهزية المباني من حيث سلامة المبنى وتوافر المتطلبات. وحول وصول الحاج أشار إلى أن هناك ثلاثة مراكز مخصصة لاستقبال ضيوف الرحمن هي مركز استقبال المطار ومركز استقبال البر ومركز استقبال الهجرة لحجاج البحر والجو القادمين من جدة عبر منافذ الاستقبال هناك أو القادمين من مكة المكرمة بعد أدائهم فريضة الحج مؤكدا جاهزية الفرق الميدانية لاستقبال الحجاج وتوفير جميع متطلباتهم حتى استقرارهم داخل المساكن المعدة لهم. وأفاد بالي بأنه يوجد لدى المؤسسة مكتب للمتابعة الصحية للحاج وزع مندوبيه على القطاعات الصحية المشاركة في الحج ومتابعة الحالة الصحية لهم، إضافة إلى وجود مكتب إرشاد الحجاج التائهين بالتعاون مع وزارة الحج، ممثلة بفرع وكالة الوزارة لشؤون الزيارة بالمدينة المنورة، حيث يحدد سكن الحاج التائه ويتم توصيله إلى موقع سكنه، لافتا الانتباه إلى أن المرحلة الأخيرة من مراحل الخدمة المقدمة للحاج مرحلة توديعه سواء إلى مكة المكرمة لأداء فريضة الحج أو إلى المنافذ الأخرى للعودة إلى بلاده بعد أدائه فريضة الحج. من جهته بين عضو مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء للشؤون الإدارية الدكتور أحمد خليل أن المؤسسة سلكت هذا العام نهجاً جديداً في آلية التوظيف وتطوير مكاتبها ومراكز الاستقبال بأحدث التقنيات والآليات وإقامة الدورات وورش العمل لرؤساء المكاتب والنواب والقياديين والمرشدين في كيفية التعامل مع الحاج منذ وصوله إلى المدينة المنورة وحتى مغادرته. وأوضح خليل أن هذه الورش نظمت على أيدي متخصصين بالتعاون مع جامعة طيبة والجامعة الإسلامية بالمدينة المنورة، والاستعانة بالمترجمين لتسهيل التواصل مع ضيوف الرحمن، وذلك بما يخدم الحاج وتسهيل متطلباته منذ قدومه إلى المملكة حتى مغادرته عائداً إلى بلاده.