استحدث مشروع نظام السجل التجاري الجديد، متطلب التأكيد السنوي للبيانات والوثائق المقيدة في السجل التجاري، وذلك بدلا من الممارسة المتبعة في تجديد السجل، وذلك في سبيل ضمان جودة المعلومات والبيانات. وجاء المشروع بأحكام تيسر مزاولة الأعمال التجارية، من أبرزها، عدم اشتراط التجانس في الأنشطة التي تمارسها المنشأة التجارية، وتقديم الطلبات المتعلقة بالسجل التجاري إلكترونيا. ونظم كذلك أحكام الشطب من القيد في السجل التجاري واختصاصات الإدارة المختصة في ذلك، بما يضمن تحقيق المشروع أهدافه، كما تضمن تحديد صلاحيات وواجبات موظفي الضبط وتحديد العقوبات التي توقع على المخالف جراء مخالفة أحكام النظام. ودعت وزارة التجارة المهتمين والعموم إلى إبداء آرائهم ومقترحاتهم حيال مشروع نظام السجل التجاري الجديد، وذلك حتى تاريخ 25/04/2021 انطلاقا من مبدأ المشاركة والشفافية. ومن المقرر أن يحل النظام محل نظام السجل التجاري الصادر قبل 26 عاما في عام 1416، ويعمل به بعد مضي 180 يوما من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية، ويصدر الوزير اللائحة خلال 180 يوما من تاريخ نشر النظام في الجريدة الرسمية، ويعمل بها من تاريخ نفاذه. ونص مشروع نظام السجل التجاري الجديد على تشكيل لجنة "أو أكثر" بقرار من الوزير من عدد لا يقل عن ثلاثة أعضاء، يكون رئيسها وأحد أعضائها على الأقل من ذوي التأهيل النظامي، للنظر في مخالفات أحكام النظام ولائحته، وإيقاع العقوبة المنصوص عليها في النظام، على أن تصدر قواعد عمل اللجنة وتحدد مكافآت أعضائها وأمانتها بقرار من الوزير. ونصت عقوبات مخالفات نظام السجل التجاري مع عدم الإخلال بأي عقوبة أشد ينص عليها نظام آخر، يعاقب بغرامة لا تزيد على 500 ألف ريال كل من قدم عمدا بيانات غير صحيحة لقيدها في السجل التجاري، سواء كانت خاصة بالقيد أو التحديث أو بيان التأكيد السنوي أو الشطب، وتأمر اللجنة بتصحيح هذه البيانات وفقا للأوضاع والمواعيد التي تحددها. كما تعاقب المنشأة التجارية التي لم تبادر بإجراء التأشير المنصوص عليه في المادة "11" من النظام أو لم تقدم بيان التأكيد السنوي وفقا للمادة "12" من النظام، ويعاقب أيضا كل من استخدم في مكاتباته أو مطبوعاته المتعلقة بأعماله رقم قيد سجل تجاري على خلاف الحقيقة. وتعاقب أيضا المنشأة التجارية التي لا تلتزم بكتابة البيانات التجارية المنصوص عليها في المادة "14" من النظام، ويعاقب كذلك كل من أعاق عمل موظفي الضبط المنصوص عليه في المادة "19" من النظام. ويراعى في تحديد مقدار الغرامة جسامة المخالفة وتكرارها وحجم النشاط والضرر الذي وقع على الغير بسببها.‏ وأجاز النظام أن يضمَّن قرار العقوبة النص على نشر ملخصه على نفقة المخالف في واحدة -أو أكثر- من الصحف المحلية الصادرة في مقر إقامته أو مقره الرئيس أو في الموقع الإلكتروني للوزارة أو أي وسيلة أخرى تحددها الوزارة، وذلك بحسب نوع المخالفة المرتكبة وجسامتها وتأثيرها، على أن يكون النشر -في جميع الأحوال- بعد تحصن القرار بمضي المدة المحددة نظاما أو كان الحكم الصادر في شأنه مكتسبا الصفة القطعية. ويجوز لمن صدر ضده قرار من الإدارة المختصة بناء على أحكام النظام التظلم منه أمام الوزير أو من يفوضه في ذلك خلال "30" يوما، كما يجوز لمن صدر ضده قرار بناء على أحكام النظام الاعتراض عليه أمام المحكمة المختصة وفقا للأحكام النظامية ذات الصلة. ويتولى ضبط المخالفات المنصوص عليها في النظام موظفون من وزارة التجارة، يصدر بتسميتهم قرار من الوزير وتكون لهم صفة الضبط، حيث يتولى الموظفون الذين لهم صفة الضبط -مجتمعين أو منفردين- إجراء التقصي والبحث والاستدلال وضبط ما يقع من مخالفات لأحكام النظام. وتكون لهم صلاحيات، منها الزيارات الرقابية ودخول المنشآت المشتبه فيها ومكاتبها وفروعها ومستودعاتها، ويشمل ذلك أي موقع يمارس فيه النشاط، فحص وضبط السجلات والبيانات والوثائق لدى المنشآت، طلب الإفصاح وتقديم المعلومات ذات الصلة بنشاط المنشأة من أي شخص أو جهة، استدعاء كل من يشتبه فيه وكل من لديه معلومات قد تفيد في كشف المخالفة وسماع أقواله، وضبطها، الاستعانة بالشرطة والجهات المختصة عند الحاجة. وشدد النظام على أن تكون إجراءات الضبط سرية، ولا يجوز الإفصاح ولا الكشف عن المعلومات والسجلات والبيانات والوثائق الخاصة بالمنشآت إلا في حدود ما يقتضيه العمل وفقا لأحكام النظام والأنظمة والقواعد ذات العلاقة. وألزم النظام موظفي الضبط عند أداء مهامهم بأربعة شروط، هي بذل العناية الواجبة، والعمل بحياد وأمانة وسرية، والتقيد بأحكام النظام واللائحة، وجميع الأنظمة واللوائح ذات العلاقة، والإفصاح عن أي علاقة بالشخص المُفتش عليه أو أي تعارض مصالح، إن وجد، وإبراز ما يثبت الصفة الرسمية عند أداء المهمة. وأوجب نظام السجل التجاري على المقيد في السجل التجاري أن يكتب على واجهة محله وفي جميع وثائقه ومراسلاته ومطبوعاته ولوحاته، وفي أي وسيلة إلكترونية له إن وجدت، اسمه ورقم قيده في السجل التجاري، على أن تكون جميع البيانات مكتوبة باللغة العربية، وتجوز كتابتها بأي لغة أخرى إلى جانب اللغة العربية. كما يجب على المنشأة التجارية إبراز شهادة الرمز التجاري في مكان واضح، ويحظر على المنشأة التجارية تضمين أي معلومات مضللة أو خادعة فيما نصت عليه هذه المادة. وتعد البيانات المقيدة في السجل التجاري حجة للمنشأة التجارية أو ضدها من تاريخ قيدها، ولا يجوز الاحتجاج على الغير بأي بيان واجب القيد أو التأشير به ما لم يتم هذا الإجراء، ومع ذلك يجوز للغير ذي المصلحة الاحتجاج بهذا البيان في مواجهة التاجر. وأجاز النظام لأي شخص الاطلاع على البيانات والوثائق الأساسية المقيدة في السجل التجاري وفقا لما تحدده اللائحة، ويجوز لأي شخص أن يطلب من الإدارة المختصة الحصول على مستخرج بيانات تفصيلية بالقيد في السجل التجاري أو أي بيانات أخرى محددة، وذلك وفقا لما تحدده اللائحة. وللجهات الحكومية كذلك الاطلاع على بيانات القيد في السجل التجاري وفقا لما تقتضيه طبيعة عملها وبالقدر اللازم لتحقيقه وذلك دون مقابل مالي، وتبين اللائحة الإجراءات اللازمة لتنفيذ ما ورد في هذه المادة، والمقابل المالي لذلك. وإذا تبين للإدارة المختصة وقوع خطأ مادي -إملائي أو حسابي- أو إجرائي في أثناء عملية القيد أو التعديل، يجب عليها تصحيحه -بموجب قرار يصدر عنها- خلال خمسة أيام من تاريخ اكتشاف الخطأ أو من تاريخ تقديم طلب التصحيح من الممثل النظامي للمنشأة التجارية، وإذا قدم طلب تصحيح من الممثل النظامي للمنشأة التجارية، وتبين للإدارة المختصة عدم وجود خطأ، وجب أن يكون قرارها برفض الطلب مسببا. وتخطر المحكمة المختصة الإدارة المختصة بصدور أي من الأحكام والقرارات النهائية الآتية في شأن أي من الخاضعين لأحكام النظام، وذلك خلال 15 يوما من تاريخ صدور أي منها وفق الآتي: أحكام افتتاح أي من إجراءات التصفية له بموجب نظام الإفلاس أو قرارات قبول الإيداع القضائي لها وإنهائها، وأحكام الاعتراض عليها "إن وجدت"، وأحكام حل وتصفية الشركات أو بطلانها وتعيين المصفين أو عزلهم، وأحكام إنهاء وانتهاء التصفية، وأحكام رد الاعتبار للتجار. وذلك علاوة على الأحكام والقرارات الصادرة بإيقاع الحجر أو القوامة أو تعيين الوكلاء عن الغائبين أو عزلهم أو رفع الحجر، والأحكام والقرارات الصادرة بإعطاء الإذن للقاصر أو نائبه بالتجارة أو بالإلغاء أو بتقييد الإذن بالتجارة في محل تجاري، والأحكام الصادرة بإيقاع عقوبات جزائية تمنع التاجر من ممارسة أعماله واسم القيم وتاريخ تعيينه، وأحكام إخراج الشركاء أو المساهمين أو عزل المديرين، والأحكام الصادرة في شأن الحراسة القضائية. وتؤشر الإدارة المختصة في السجل التجاري بمقتضى هذه الأحكام والقرارات بمجرد إخطارها بها وفقا للإجراءات المقررة نظاما. وبينت مواد نظام السجل التجاري الجديد حالات الشطب، مشيرة إلى أنه إذا لم تطلب المنشأة التجارية التأشير في السجل التجاري بأي تغيير أو تعديل يطرأ على البيانات أو الوثائق المقيدة فيه خلال المدة المحددة في المادة "11" من النظام، أو لم تقدم بيان التأكيد السنوي المنصوص عليه في المادة "12" من النظام، أو توقفت عن مزاولة نشاطها التجاري مدة متصلة تزيد على "عام" دون عذر مقبول، تخطر الإدارة المختصة الجهات الحكومية ذات العلاقة والمنشأة التجارية بأنه سيتم شطب قيدها بعد مرور 15 يوما من تاريخ الإخطار. وتحدد اللائحة وسيلة الإخطار، وللمنشأة التجارية التقدم خلال هذه المدة بطلب التأشير أو بيان التأكيد السنوي أو تقديم ما يثبت استمرار مزاولة النشاط، وفي حال عدم تقديمها خلال هذه المدة تشطب الإدارة المختصة سجلها التجاري. وينشر قرار الشطب على الموقع الإلكتروني للوزارة أو في أي وسيلة أخرى مناسبة تحددها الوزارة. ويجوز للإدارة المختصة خلال "خمسة" أعوام من تاريخ الشطب -بناء على طلب التاجر- إعادة القيد بعد سداد المقابل المالي المقرر مضافا إليه الغرامة المالية المقررة وفق النظام. وأوجب النظام شطب القيد في السجل التجاري في ثلاث حالات هي صدور حكم قضائي بغلق النشاط أو شطب القيد من السجل التجاري، ووفاة التاجر ما لم يطلب ورثته تعديل القيد، وفقد شرط من شروط القيد التي تحددها اللائحة. ويتعين على الإدارة المختصة قبل إجراء الشطب بـ30 يوما على الأقل بموجب هذه المادة، إخطار من سيُشطب قيده، وذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة، وتحدد اللائحة إجراءات الشطب الاختياري وأحكامه. ويهدف نظام السجل التجاري إلى تنظيم إجراءات القيد في السجل التجاري وتيسير ممارسة الأعمال التجارية، مع ضمان تحقيق الشفافية، وذلك بأن تكون البيانات والوثائق المسجلة متاحة للاطلاع، بما يكفل سهولة البحث عنها، والموثوقية، وذلك بأن تكون البيانات والوثائق صحيحة ودقيقة، وأن تُحدث بشكل دوري بما يبين حقيقتها على أرض الواقع. ويُنشأ السجل التجاري في وزارة التجارة، وتقيد في السجل التجاري البيانات والوثائق التي يحددها النظام واللائحة والأنظمة ذات العلاقة، وكل تحديث يطرأ عليها، وتحدد اللائحة الهيكل الإداري للإدارة المختصة وتشكيلاتها الإدارية وإجراءات عملها. ويكون للإدارة المختصة المعنية بإجراءات السجل التجاري في الوزارة كل من الاختصاصات التالية، تسجيل المنشآت التجارية وإصدار شهادات القيد في السجل التجاري، إنشاء وإدارة قاعدة بيانات لحفظ البيانات والوثائق المتعلقة بالمنشآت التجارية وتحديثها بشكل مستمر، وإتاحة الاطلاع عليها وفقا لأحكام النظام، رفع التقارير وتقديم التوصيات إلى الجهات المعنية وتقديم المشورة بشأن المسائل المتعلقة بتسجيل المنشآت التجارية، تمثيل المملكة دوليا فيما يتعلق بتسجيل المنشآت التجارية، تعزيز الممارسات المثلى في التسجيل، توعية وتثقيف المسؤولين المعنيين في المنشآت التجارية بخصوص متطلبات الامتثال المحددة بموجب النظام، واتخاذ الإجراءات النظامية اللازمة في حال عدم تقديم المنشآت التجارية البيانات والوثائق المطلوبة وفقا لأحكام النظام والأنظمة الأخرى ذات العلاقة، وإجراء أي تصحيح لازم لبيانات السجل التجاري وفق النظام، وأي اختصاصات أخرى تنص عليها اللائحة بما يحقق أهداف النظام. ويكون مقدم الطلب الذي قام بالتسجيل هو المسؤول عن صحة ودقة البيانات والوثائق الواردة في الطلب، ولا تتحمل الإدارة المختصة مسؤولية عدم صحة ودقة البيانات. وأوجب النظام على ثلاث فئات قيد أسمائهم وبياناتهم في السجل التجاري، وهم التاجر الفرد، والشركة التي تتخذ أيا من الأشكال المنصوص عليها في نظام الشركات، ومكاتب التمثيل التجاري والوكالات التجارية وفروع الشركات الخليجية والأجنبية. وتحدد اللائحة الأشخاص والكيانات الأخرى التي يجوز تسجيلها في السجل التجاري، كما تحدد شروط وضوابط القيد للفئات المذكورة في هذه المادة. وأوجب النظام أن يشتمل طلب القيد على البيانات الآتية، اسم طالب القيد ورقم هويته وعنوانه، والاسم التجاري الذي يرغب في مزاولة النشاط التجاري من خلاله، والشكل النظامي للمنشأة التجارية، ومقدار رأس المال، وتحدد اللائحة البيانات الأخرى التي يجب على طالب القيد تقديمها إلى الإدارة المختصة. ويقدم طلب القيد في السجل التجاري من التاجر أو الممثل النظامي لطالب القيد، قبل بدء مزاولة النشاط أو تملك المحل التجاري، إلى الإدارة المختصة وفق النموذج المعد لذلك. وبالتالي تبت الإدارة المختصة في الطلب المستوفي للوثائق والبيانات المطلوبة خلال مدة "خمسة" أيام من تاريخ تقديمه، وللوزارة تمديد هذه المدة عشرة أيام إضافية إذا كان هناك مبرر لذلك، وفي حال رفض الطلب يجب أن يكون القرار مسببا، وُيبلغ طالب القيد بقرار الرفض، وتحدد اللائحة وسيلة الإبلاغ. كما تحدد اللائحة نماذج طلبات القيد والتحديث والشطب والمستخرجات وصور الشهادات وشروط القيد في السجل التجاري والوثائق المطلوبة وفقا للنظام والأنظمة ذات العلاقة، ويكون تقديم أي طلب يتعلق بالسجل التجاري إلكترونيا، وتبين اللائحة الأحكام اللازمة لذلك ووسيلة تقديم الطلب عند تعذر تقديمه إلكترونيا. ومع مراعاة أحكام الأنظمة ذات العلاقة، أجاز النظام لأي منشأة تجارية تسجيل أنشطة ذات أغراض مختلفة في السجل التجاري لها، ولا يشترط التجانس بين هذه الأنشطة. وأوجب النظام على المقيد في السجل التجاري -أو من يمثله نظاما- أن يطلب التأشير في السجل التجاري بأي تغيير أو تعديل يطرأ على البيانات أو الوثائق المُقيدة فيه، وذلك خلال مدة لا تتجاوز 15 يوما من حدوث التغيير أو التعديل، ووفق الإجراءات التي تحددها اللائحة. كما أوجب على المقيد في السجل التجاري -أو من يمثله نظاما- بما في ذلك التاجر أو مدير الشركة أو المصفي -بحسب الأحوال- أن يقدم إلى الإدارة المختصة سنويا بيان تأكيد للبيانات والوثائق المقيدة في السجل التجاري، وذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة. وأوضحت وزارة التجارة أن مشروع النظام جاء بناء على رصد التحديات والمعوقات ودراسة فرص ومجالات التطوير في ضوء التجارب الدولية الرائدة وبالتعاون مع المنظمات الدولية المختصة، وذلك بهدف تنظيم إجراءات القيد في السجل التجاري وتيسير ممارسة الأعمال التجارية، وتحقيق الشفافية والموثوقية، وتيسير إجراءات القيد وتقليل مدة البت في طلبات القيد. وأشارت إلى أن مشروع النظام تضمن في سبيل تحقيق أهدافه عددا من الأحكام التي من أبرزها، إنشاء قاعدة بيانات إلكترونية مركزية تقيد فيها أسماء وبيانات المستفيدين من أحكام النظام، وبيان الاختصاصات والإجراءات للتسجيل التجاري، وتحديد الأشخاص والكيانات الواجب قيدها في السجل التجاري.