امتداداً لجهود أمانة الأحساء في تحقيق مفهوم الأمانة الذكية (iHasa)، أتمت الأمانة مؤخراً أرشفة ما يتجاوز الـ2.5 مليون وثيقة رسمية إلكترونياً، وذلك من خلال مبادرة أطلقتها الأمانة بعنوان «أمانة بلا ورق». وشملت الأرشفة الإلكترونية مجموعة من الوثائق المرتبطة بالمعاملات المختلفة، كأنظمة المشاريع ونظام منح الأراضي والأنظمة المالية وأنظمة التراخيص بأنواعها والتخطيط والأراضي والمخططات وشؤون الموظفين والاتصالات الإدارية والمشاريع والاستثمار والإيجارات، وغيرها. وأوضح أمين الأحساء المهندس عادل الملحم أن الأمانة تتطلع من خلال نظام الأرشفة الإلكتروني إلى الإسهام بتفعيل أول مركز للوثائق والمحفوظات في تاريخها المتضمن مجموعة من التقنيات العالية لتخزين البيانات وإدارة المحتوى والمعرفة، والاستفادة من المخزون المعرفي لدى الأمانة باستخدام تقنية المعلومات، وإتاحته للمستفيدين من خلال بوابتها الإلكترونية، إضافة إلى تعزيز مفهوم الحكومة الإلكترونية، وتحقيق مبادرة «أمانة بلا ورق». مضيفاً: تم تخصيص تطبيق للنظام الإلكتروني الخاص بسير وتنقّل المعاملات إلكترونياً، وتطبيق مركز المعرفة، تماشياً مع خطط الأمانة واستراتيجياتها الرامية إلى الارتقاء بجودة الخدمات وسرعة إنجاز المعاملات للتيسير على المواطنين. والعمل جار من قِبل فرق العمل بمختلف الإدارات والبلديات لأرشفة الوثائق والمعاملات كافة بالأمانة بجميع الجهات التابعة لها. مؤكداً أن كل ذلك يندرج تحت مظلة توجيهات القيادة الحكيمة - حفظها الله - في ميكنة الأعمال، وخدمة المواطن وفقاً للتطورات التي تعيشها المملكة في مجالات الاتصالات الإلكترونية، بتوجيه من سمو أمير المنطقة الشرقية وسمو محافظ الأحساء، وبمتابعة مستمرة من وزير الشؤون البلدية والقروية المهندس عبداللطيف آل الشيخ. ووجه الملحم شكره وتقديره لفريق العمل بالأمانة وفروعها على تعاونهم وجهدهم المقدر في سبيل تفعيل الأنظمة الإلكترونية، والمساهمة بأرشفة الوثائق. من ناحيته، أشار مساعد الأمين لتقنية المعلومات المهندس حمدان العرادي إلى أن أمانة الأحساء خصصت مجموعة من الأنظمة لتوزيع الأعمال الخاصة بالغرفة، وربطها آلياً بحركة المعاملة بمختلف الإدارات، وفي الوقت ذاته تم توفير مجموعة من القنوات التفاعلية الذكية بهدف تقليل استخدامات الورق، ولخدمة مختلف شرائح المجتمع عبر رقم الطوارئ 940 والرقم الموحد للخدمات التفاعلية الصوتية 920011050، وتطبيقات الجوال المختلفة وخدمة الواتساب على الرقم 0548368888، وقنوات التواصل الاجتماعية كالفيسبوك وتويتر وغيرها؛ بهدف التيسير على المستفيدين وخدمتهم.