وضعت بلدية دبي، وثيقة لتحديد مستوى الخدمات بين إداراتها المختلفة لتتمكن من رفع مستواها، وتقليل الإجراءات والوقت منذ تسلم الطلبات من المتعاملين حتى إصدارها، وتركز الوثيقة على أهم الإجراءات المتبعة ووقت تقديم الخدمات لضمان سرعتها. ورصدت البلدية 30 إلى 50 نقطة هدر في عمليات الشراء، يمكن تقليلها لزيادة الإنتاجية وتسريع إجراءات الموافقة، من خلال مبادرة في دبي نتعلم، التي تهدف إلى عرض أفضل التجارب التجارية. وقال رئيس قسم المشتريات في البلدية، أحمد إبراهيم الزرعوني، إن الهدف من المبادرة التي تطوير قنوات الشراء وإجراءاتها مع مختلف الإدارات وتقليل فترة الدراسة الفنية، وأتمتة الإجراءات، إضافة إلى تقليل الهدر في عمليات الشراء. وأضاف أن الفريق أجرى مقارنات معيارية مع 61 جهة، ما أسهم في وضع 57 فكرة لتحسين الإجراءات في البلدية، وتم وضع الأفكار بناء على الزيارات الميدانية والتواصل المباشر ومخاطبات تلك الجهات، إضافة إلى البحث عن أفضل السبل في زيادة الإنتاجية. وتابع أن الإدارة تمكنت خلال العام الماضي من تحويل إجراءاتها إلى إلكترونية بنسبة 100%، وهي أول جهة في لجنة الممارسات والشراء المفتوح في حكومة دبي التي تتمكن من تحويل الإجراءات، إضافة إلى تقليل الزيارات، إذ أن الموردين والمتعاملين ليسوا بحاجة إلى زيارة البلدية لإنهاء إجراءاتهم بل يستطيعون إنهاءها من خلال الأنظمة الإلكترونية المستحدثة. وأوضح الزرعوني، أن الإدارة تعمل على تقليل الوقت في تنسيق وتنفيذ طلبات الشراء، مشيراً إلى أن الهدف هو رفع معدل الطلبات المنجزة خلال 20 يوماً من 54% حتى 85% واختصارات إجراءات الترسية من خلال المقارنات المعيارية، وبالتالي رفع نسبة رضى المتعاملين من الموردين. وقال: عملنا خلال العام الماضي على دراسة إنتاجية الموظفين عند إنهاء كل إجراء، ووجدنا تفاوتا في سرعة الإجراءات، لكنه لا يؤثر مباشرة على أداء الأعمال، كما درسنا تفاصيل عمليات الشراء، والتي يمكن تقليل الكلفة فيها بدمج بعض الإجراءات بعضها البعض. وأوضح الزرعوني، أنه تم طرح 57 فكرة يمكن أن تضيف بعض الإجراءات قبل تقديم الطلبات لتسهيل دراستها، أو إجراءات في اللجنة التي تقرر الموافقة، بإضافة مؤشرات أداء وإجراءات أخرى، لتسهيل عملها في إصدار الموافقات وتسريع البت فيها. وأوضح أن أحد الاقتراحات كان عن وضع وثيقة بين الجهات والإدارات المختلفة في البلدية، والتي تحدد مستوى تقديم الخدمات، من الوقت ونوعية الإجراءات، خصوصاً عند وضع طلب شراء مادة معينة. من جانبه، أفاد رئيس شعبة المشتريات في البلدية، خالد موسى الرئيسي، بأنهم قيموا 57 فكرة، وبعد دراستها ودمج الأفكار المتشابهة أصبحت 10 أفكار وستطبق خلال المرحلة المقبلة، مضيفاً أن هذه ليست المبادرات الأولى التي تخرج بها الإدارة إذ إنها أصدرت خلال العام الماضي دليلاً لتطوير قنوات الشراء، وهو يضم أسس ومعايير جودة الشراء المباشر لدى الجهات الحكومية، وتم توزيعه على الدوائر الحكومية المختلفة في دبي، وسيتم ترجمته للغة الإنجليزية خلال العام الجاري. وتابع الرئيسي، أن الدليل ركز على خطوات استلام طلبات الشراء حتى إصدار الأمر، وخطوات إجراءات الترسية، ومعايير الاختيار والترسية والمتابعة التنفيذية للطلبات، وغيرها من الموضوعات.