في كل عمل إذا حضر التنظيم والإعداد والتخطيط الجيد حتماً يُنتج مخرج جيد، وكلما كان العمل وفق منهجية ورؤية واضحة وأهداف حقيقية محددة ومصاغة بشكل يمكن تحقيقه وقياسه كان المنجز متقناً ومنافساً. والعمل في الشأن العام لكي يحقق نفعاً أكبر للمجتمع المستهدف لا بد أن يبتعد قدر الإمكان عن الأهداف الوقتية والشخصية حتى لا يفسد وتفسد مخرجاته. وعادة سوء التخطيط أو انعدامه ينتج سوءاً في التنظيم وانعداماً في المخرجات أو تشويهاً لها. ولعل غياب التخطيط الجيد وعدم وضوح الرؤية والأهداف أفسد تنظيم بعض الملتقيات التشكيلية محلياً، وانحرف بها عن مسارها الصحيح لمسارات أخرى لا تخدم الفن ولا الفنانين المشاركين ولا حتى الجهة المنظمة. الملتقيات والمهرجانات التشكيلية إذا أُحسن الإعداد والتنظيم لها كان أثرها جيداً وبالغاً للجهة المنظمة وللفنانين المشاركين والساحة التشكيلية بمجملها, فمتى ما كانت انتقائية الفنانين المشاركين من قبل الجهة المنظمة منهجياً ومقنناً وفق معايير فنية كانت مخرجات الملتقى ثرية، وتعد مكسباً وقيمة فنية حتى لو تكلفت الجهة المنظمة بجميع تفاصيل الملتقى واستضافة المشاركين، فهي في الأخير قد غنمت أعمالاً فنية عالية الجودة وذات قيمة تشكيلية. وفي حال التنظيم لملتقى، هناك عدد من المفاتيح التي يستحضرها المنظم والفنان المشارك قبل التنظيم والمشاركة، يتلخص بعض منها في عدد من الأسئلة منها: - ما أهداف الملتقى العامة والتفصيلية؟ - من هم الفئة المستهدفة من هذا الملتقى؟ - ما الشروط المعلنة للمشاركة في الملتقى؟ - ما آلية المشاركة بالملتقى؟ - ما حقوق الفنان المشارك على الجهة المنظمة والمستضيفة وما المتطلبات الواجب أدائها على الفنان؟ - ما البرنامج التفصيلي والزمني والبرامج المصاحبة للملتقى؟ - ما مخرجات الملتقى, وكيف يمكن قياس مدى تحقيقها للهدف؟ وبهذه الاستفسارات وغيرها بعد صياغة الأهداف والرؤى والآليات التنفيذية وتوزيع المهام وتشكيل اللجان العاملة في الملتقى وتخصيص أكثر من نصف وقت الملتقى للفن وممارسته يكون العمل بالملتقى قد سار في الاتجاه المنظم ويحقق كثيراً من أهدافه سواء كانت في تبادل الخبرات أو غيرها من الأهداف الفنية التي تخدم جميع الأطراف في الملتقى وتضيف قيمة فنية وتشكيلية.