يجب التعامل مع التكنولوجيا بثلاث خطوات في ظل مفهوم العمل عن بعد: الخطوة الأولى: احصل على مصدر موثوق به قدر الإمكان عندما يتعلق الأمر بالاتصال السمعي. تذكر أن الصوت الضعيف سيتسبب دائما في مشكلات وإحباط أكثر من الفيديو المتقطع. إذا لم تكن سرعة الإنترنت عندك جيدة، أو كان اشتراكك محدودا، اختر الاتصال السمعي بديلا للاتصال المرئي، فالاتصال السمعي مجرد مكالمة هاتفية، وهو أمر معروف لنا جميعا. الخطوة الثانية: في حال امتلاكك موارد أكثر، بإمكانك الاعتماد على الاتصال المرئي لإغناء الاتصال. الخطوة الثالثة: من الجيد وجود مساحة عمل افتراضية مشتركة، ومشاركة الملفات. لا يعد ذلك أمرا مهما بالنسبة إلى كثيرين، لكن لا ينطبق ذلك على أولئك الذين يختبرون العمل عن بعد لأول مرة. يعد العمل من المنزل بمنزلة تحد، لأسباب ليس أقلها أنه يجب عليك وضع حدود بين المنزل والعمل. الحدود ضرورية من الناحية النفسية؛ كونها تساعدنا على تنظيم أنفسنا وتجنب الضغوط. تتمثل إحدى الطرق بتحديد مكان عملك في المنزل "قد تكون عدة أماكن، وتلك إحدى المزايا". بالمثل، تحديد أوقات عملك. ينبغي لك وضع طقوس للعمل ولروتينك اليومي. فطقوس العمل تمنحك حدودا زمنية للوقت الذي تكون فيه مستعدا للعمل "ابدأ يومك مثلا بالتمارين الرياضية، وتناول غذاءك يوميا في الوقت نفسه، وخصص وقتا معينا للتواصل مع الأصدقاء أو تفقد بريدك الإلكتروني في مواعيد ثابتة". على الرغم من أهمية الفصل بين الفترات التي تعمل بها والأخرى المخصصة للراحة، لن تتمكن من تحقيق ذلك بالكامل. فلندرك جميعا أنه في مرحلة معينة سيتقاطع العمل مع المنزل، كما حدث في المقابلة التلفزيونية على شبكة BBC عندما قاطع الأطفال والدهم خلال المقابلة. وبدلا من الوقوع في ذلك على حين غرة، يجب أن تتوقع ذلك مسبقا. إحدى تلك التقنيات الناجعة هي القيام بجولة افتراضية في المكان. اقلب الكاميرا ودع الآخرين يرون مكان عملك والأمور التي قد تتسبب في احتمالية المقاطعة، مثل الأطفال أو الحيوانات الأليفة، فذلك غالبا ما يكون طريقة جيدة للتواصل مع زملائك في العمل الذين يتعاملون مع التحديات نفسها. تعد قدرتك على الأخذ في الحسبان وجهات نظر الآخرين أمرا حاسما في العمل عن بعد وأصعب كثيرا؛ كونك لا تمتلك جميع المعلومات الأخرى التي تمتلكها عادة المساحات والخبرات المشتركة. ابذل جهدك لاستباق التفكير بالطريقة التي يراك الآخرون بها، بما في ذلك مكان عملك عن بعد. توصلت بعد دراسة استغرقت أعواما عدة لفرق تعمل عن بعد أو في المكان نفسه، إلى أنه لا يوجد نموذج واحد يناسب الجميع كل مرة. لذا، يعد تكوين الفريق أمرا بالغ الأهمية. فالفرق التي تأخذ وقتا طويلا للتحضير مسبقا لطريقة عملها عن بعد، تبدأ تعاونها مع قدر كبير من المساعدة. لا تدع حقيقة أن فريقك عمل مع بعضه بعضا طوال الأعوام الخمسة الماضية تردعك؛ كون ذلك مختلفا كليا. لذا، استهل العمل بحسب الأمور التي اتفقتم عليها، مثل أوقات التواصل ومدته، والوسائط المفضلة لكل مهمة "مثل البريد الإلكتروني، الاتصال المرئي عند مناقشة أمور معقدة وتعليمات الإدارة لبناء تواصل اجتماعي"، وأي تغييرات في الأدوار والمسؤوليات والمعايير السلوكية للمجموعة. يوجد عديد من النماذج على الإنترنت من مصادر مختلفة، التي بإمكانها إرشادك. كما بإمكانك استخدامها فرصة لتطوير طريقتك في عمل الأشياء. ومع استمرار تطور أزمة فيروس كورونا، هناك تحديات جديدة في الأفق. وكما هو الحال عادة، فإن أبسط الحلول هو الأفضل: تكلم، وتذكر أن الثقة أكثر العناصر أهمية بالنسبة إلى الفريق، وأحد أفضل الطرق لبناء الثقة هو الاتساق "ولا سيما في البيئات الافتراضية". غيّر فيروس «كوفيد - 19» طريقة العمل بشكل كبير أكثر من العمل الافتراضي التقليدي. قد يعني ذلك للبعض اقتلاعك من روتين العمل اليومي، أما بالنسبة إلى البعض الآخر فقد يعني عزلة اجتماعية على نطاق كبير، ليس فقط من العمل؛ بل من مجتمعهم بموجب أمر وجوب البقاء في المنزل. بينما يكون من السهل التركيز فقط على قدرتك على إنجاز المهام، تذكر أن المحادثات غير الرسمية، والدردشات خلال شرب القهوة، تخدم أغراضا متعددة، فهي توفر مصادر غير رسمية للمعلومات التي تعد ضرورية لاستمرارية المؤسسة. إضافة إلى ذلك، تشكل رابطا مهما للتواصل الاجتماعي والصداقات وشبكات الدعم. أؤمن كثيرا - كما تشير الأبحاث - بأن التفاعل الافتراضي عبارة عن بديل ضعيف للتواصل الشخصي. في الحقيقة، نحن مخدوعون بفكرة أن لدينا روابط اجتماعية أكثر وأقوى في عالم الإنترنت، لكنها لا تستحضر جميع الاستجابات البيولوجية الإيجابية التي تثمر عنها المشاركة الاجتماعية الحقيقية. درست وزميلي كوني هادلي؛ الآثار المترتبة عن نموذج العمل على الرفاهية النفسية: الوضع الراهن بمنزلة صيغة لمشاعر العزلة والوحدة. لذا، عند التحضير لروتين عملك عن بعد، خذ في الحسبان الجانب الاجتماعي. فكر كيف بإمكانك تعزيز الاتصال، ليس فقط على مستوى المهام؛ بل الأشخاص أيضا. خصص بعض الوقت للتواصل. في الواقع، ستجد أنه ستنجم عنه عائدات أكثر من تلك التي تعطيها النصائح الموجودة في هذا المقال مجتمعة.