يروي هذه الحالة د.عبدالرحمن الزامل عضو مجلس الشورى سابقاً متحدثاً عن العوائق البيروقراطية في مقالة سابقة نشرتها الاقتصادية بعنوان (إلغاء مؤتمر بجرة قلم .. والله عيب) القصة تتلخص في تنظيم مؤتمر علمي لقطاع الأعمال في الرياض حيث ألغي هذا المؤتمر قبل يومين من انعقاده، وبعد وصول المشاركين من خارج المملكة. سبب الإلغاء كما ذكر د. الزامل في مقالته هو الإجراءات البيروقراطية حيث إن الجهة المنظمة الأجنبية بالتعاون مع غرفة الرياض لم يتقدموا بطلب الترخيص اللازم في الوقت المناسب والذي يشترط حصوله قبل انعقاد المؤتمر بعشرين يوماً لرفعه الى المقام السامي لأخذ الموافقة. ويرى د. الزامل أنه كان بإمكان وزارة التجارة محاسبة غرفة الرياض وإنذار الجانب الأجنبي الشريك في التنظيم واستعجال إصدار الترخيص والسماح للمؤتمر بالانعقاد ومن ثم محاسبة المقصر ويضيف بأنه حتى لو انعقد المؤتمر بدون موافقة فإنه بالإمكان تحديد الأسباب وشرحها. وفي نظر د. الزامل أن المرونة في تجاوز مثل هذه الإجراءات هو أفضل من الإحراج والإساءة الى سمعة البلد في هذا المجال . وحيث إنني من أنصار المرونة فيما يتعلق بالإجراءات فإن عقد الندوات والمؤتمرات وبرامج التدريب تحتاج إلى مرونة أكثر من غيرها.. ولعلنا ننتظر نظام مجلس الغرف السعودية الجديد الذي يدرس في مجلس الشورى ويترك القرار للغرف بالتنسيق مع وزارة التجارة فقط. وأريد أن أضيف الى هذا الموضوع مسألة عقد البرامج التدريبية وتنفيذها في قاعات الفنادق فإذا أراد معهد تدريبي أن يفعل ذلك فيجب عليه وهو معهد مرخص رسمياً أن لا يكتفي بتزويد الفندق بصورة من الترخيص بل لابد من مصادقة الغرفة التجارية وموافقة الإمارة وكل هذه الإجراءات مقيدة بنماذج وفترات زمنية محدودة وهي في نظري إجراءات يمكن تطويرها وجعلها أكثر مرونة من خلال إعطاء المزيد من الثقة بالقائمين على عقد برامج التدريب أو الندوات او المؤتمرات، ومن الحلول المناسبة أن يطلب من المنظمين خطة سنوية يتم الموافقة عليها بدلاً من طلب الموافقة على كل نشاط على حدةة في فترات متقطعة. إن الإجراءات لايمكن إلغاؤها بشكل نهائي ولكنها لايمكن أن تسيطر على القرار وأن تكون هي الغاية في حين يفترض أن تكون هي الوسيلة. الإجراءات وضعت لتسهيل العمل وسرعة الإنجاز ووضعت من أجل التنظيم ولكن هذا لا يعني أن نقيد أنفسنا بها بصورة مطلقة ومن سمات الإدارة الناجحة توفر عنصر المرونة والثقة. نحن بحاجة إلى مراجعة الإجراءات الإدارية وتقييم مدى نجاحها وملاءمتها للمتغيرات ولبيئة العمل المتطورة وللتعامل مع العلاقات الدولية وخاصة في مجال الاستثمار. وإذا كان مجرد عقد دورة تدريبية في فندق يتطلب شهادة تسجيل الشركة وإرفاق صورة السجل التجاري وتصديق الخطاب من الغرفة التجارية على أن يسلم في مدة أقصاها عشرة أيام قبل التاريخ المحدد.. إذا كان هذا هو المطلوب لعقد دورة تدريبية فإن إجراءات عقد المؤتمرات والندوات قد تكون أطول ومتطالباتها أكثر فهل من سبيل إلى تطوير هذه الإجراءات وجعلها أكثر مرونة؟ ختاماً لعل د. الزامل من خلال موقعه الجديد رئيساً للغرفة التجارية الصناعية بالرياض يساهم في تبسيط هذه الاجراءات حتى تتسم بالمرونة والواقعية..